Todo lo que debes saber para emitir y numerar facturas

La labor de facturación es una de las más agradecidas en cualquier negocio… siempre que las facturas se emitan cumpliendo con todos los requisitos legales.

Muchos profesionales independientes y pequeños empresarios facturan sin el apoyo de los prácticos programas de contabilidad o de un profesional, pero esas carencias no les exime de responsabilidades.  

Qué datos debe incluir una factura

Todas las facturas emitidas deben incluir los siguientes elementos:

• Número de factura y, en su caso, de serie, siempre en sucesión correlativa.
• La fecha en que se expide la factura, sin olvidar especificar la de venta o prestación del servicio. Si se emite la factura en el mismo día en que se presta, no es necesario dejar constancia.
• Datos fiscales del emisor de la factura: nombre y apellidos, razón o denominación social completa, Número de Identificación Fiscal (NIF) y domicilio.
• Datos fiscales del receptor de la factura: los mismos que en el punto anterior.
• Descripción de la operación de cobro. Debe incluirse el precio unitario del producto o servicio sin impuesto, así como cualquier descuento o rebaja que se hubiera podido aplicar sobre esa tarifa.
• El importe a pagar.
• El tipo impositivo de IVA o porcentaje que grava la operación.
• Desglose de todas las cuotas de IVA: el importe del IVA repercutido al cliente.
• La retención de IRPF, en su caso.  

Para los abonos bancarios no se debe olvidar incluir el medio de pago, pero ese no es un requisito legal de la factura.

Dudas frecuentes a la hora de facturar

El Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre que regula todas las obligaciones de facturación, ofrece toda la información de forma minuciosa para resolver dudas más específicas, entre ellas:  

Facturas exentas de impuesto

En el caso de que la factura documente una operación exenta de IVA –como ocurre con la prestación no regular de servicios de formación, colaboraciones literarias y muchas artísticas– se debe señalar el precepto legal que lo justifica.

En párrafo específico se debe señalar la ley que lo avala, por ejemplo, si se refiere a la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre (relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido) o a los preceptos de Ley del 37/1992 de 28 de diciembre del IVA.

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Si es el cliente quien expide la factura

Puede ocurrir que sea el adquirente o destinatario del producto o la prestación quien expida la factura en lugar del proveedor. En esta situación se debe especificar con la siguiente leyenda “facturación por el destinatario”.

Cómo enumerar las facturas

Aunque no hay obligación legal de iniciar una nueva numeración con el arranque de cada nuevo año, lo habitual es que con cada ejercicio fiscal se cambie de numeración.

La Agencia Tributaria permite que se creen diferentes series dentro de un único NIF, por supuesto con una numeración correlativa y cronológica dentro de cada serie.

Un supuesto típico es el de empresarios que cuentan con varios establecimientos o el autónomo que realiza dos o más actividades cuya contabilidad quiere diferenciar.

También hay supuestos en que existe la obligación de emitir facturas en series específicas diferentes. Los tres supuestos que prevé la ley son:

• Cuando se emite una factura que corrige una anterior: facturas de rectificación.
• Cuando son expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros.
• Cuando se expiden por los adjudicatarios en los procedimientos administrativos y  judiciales de ejecución forzosa.

Recomendaciones para la numeración de las facturas

Aunque basta con aplicar el sentido común, recogemos cinco de las directrices de la Agenda Tributaria para la asignación de números de serie o números de factura:

• La recomendación es utilizar tanto números arábigos (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9) como cualquiera de las letras del abecedario con excepción de las dobles (CH, LL y W) o las que pueden inducir a error (I, Ñ y O). Y siempre en mayúsculas. 
• No se recomienda utilizar espacios en blanco, pero si se hace, nunca más de uno.
• Si se utilizan caracteres especiales debe ser el guion medio (-), guion bajo (_), barra inclinada normal (/) o punto (.).
• Si la identificación de la factura incluye la serie, se recomienda que figure en primer lugar, seguida del número de factura que se separa con un espacio en blanco.　
• El número de factura no debe comenzar con espacios en blanco, o lo que es lo mismo debe estar ajustado a la izquierda.

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Plazo de envío de facturas

Es un tema para muchos desconocido, pero una factura no puede ser enviada trascurridos más de 30 días desde la fecha de emisión.

Facturas con más de un concepto

Una misma factura puede incluir distintas operaciones, siempre que hayan sido realizadas para un mismo destinatario en un mismo mes natural.

Durante cuánto tiempo deben guardarse las facturas

Es un tema rodeado de cierta controversia. A efecto fiscal se deben conservar los últimos cinco ejercicios, pero a efectos mercantiles el Código de Comercio establece un plazo de seis años.

En ambos casos este plazo se debe respetar tanto cuando la empresa continúa con su actividad como cuando está inactiva o disuelta. En consecuencia, lo recomendable  es conservarlas durante seis años, por fortuna es posible hacerlo en formato electrónico.

Puedes resolver más dudas consultando el apartado de Obligaciones de facturación en la web de la Agencia Tributaria.