7 claves para adaptar el negocio al verano

Mientras unos se tuestan al sol y se refrescan en la playa, otros descansan en la montaña. No obstante, inmersos en pleno periodo vacacional, los empresarios deben adecuar sus negocios a las fluctuaciones típicas de la etapa estival. Y es que si todas las compañías sufren alteraciones de la demanda de actividad a lo largo del año, estas se agudizan durante los meses de julio y agosto.

La estacionalidad es un fenómeno de especial relevancia. Una falta de previsión puede generar fenómenos -como rupturas o excesos de stock o disminución de la calidad en los servicios prestados- que a la postre determinen el éxito o el fracaso de cualquier empresa. Se trata de una cuestión primordial, máxime para las pymes, donde la variabilidad de la demanda conlleva mayores efectos negativos. Por ello, “resulta imprescindible mitigar estos desequilibrios temporales adaptando la organización a las variaciones de la oferta y la demanda”, asegura Ester Chicano, responsable del área contable y fiscal de INESEM Business School.

La clave para que una pyme se adecúe correctamente al aumento o disminución de actividad durante el verano es, sin duda, adaptarse a los consumidores objetivos. Y entre los factores que influirán positivamente en la capacidad de adaptación, Chicano resalta los siguientes:

• Flexibilidad numérica laboral: Adaptar la cantidad de trabajadores contratados a las previsiones de demanda.
• Flexibilidad temporal laboral: Tener capacidad de adecuar el número de horas a trabajar, a través del pago de horas extra, de contratos a tiempo parcial o de horarios de los trabajadores.
• Flexibilidad funcional: Disponer de empleados (o capacitarlos a través de sistemas de formación) que sean capaces de desarrollar varias tareas. La versatilidad y polivalencia es fundamental para cubrir, además de sus labores asignadas, otras puntuales que pudieran surgir.
• Tecnología de producción flexible y escalable: Contar con maquinaria capaz de adaptarse a la variabilidad de la demanda. Hay que barajar la opción de subcontratar procesos para no infrautilizar instalaciones e incurrir en gastos innecesarios.
• Fijación de un presupuesto lineal y continuo: Aunque gran parte de los ingresos se obtengan en un período de tiempo determinado, es imprescindible administrarlos para afrontar costes fijos que se producen durante todo el año.
• Aprovechar el tiempo de inactividad: La disminución de la demanda no tiene por qué derivar en un período de parón, sino todo lo contrario. Las épocas de mayor “tranquilidad” pueden aprovecharse para realizar tareas de planificación de cara a la temporada alta, crear estrategias de marketing, formar y especializar a los trabajadores…
• Diversificar el negocio: Si los ingresos obtenidos en temporada alta no son suficientes o se desea diversificar el riesgo ante la previsión de una temporada floja, se deberían crear líneas de negocio complementarias que garanticen ingresos en temporada baja, permitan retener a los trabajadores con más talento con contratos de larga duración y posibiliten fidelizar clientes satisfaciendo sus necesidades a lo largo de todo el año.

Por su parte, Ana Roldán, directora de contenidos y redes sociales de GesTron, el blog de Ayuda-T Pymes, destaca las siguientes claves a la hora de ajustar la gestión de un negocio a las variaciones de los meses estivales:

1. Control de stock: todo puede vigilarse de forma bastante eficaz si se investiga el mercado inmediato y la competencia. El control de las relaciones con los proveedores es fundamental. “Lo suyo es intentar forjar vínculos y tener flujos claros de comunicación para realizar pedidos que se ajusten a las necesidades del negocio”. Roldán recomienda supervisar la capacidad y las condiciones de almacenamiento, así como la conservación del stock perecedero.
2. Ajustar la oferta o buscar actividades complementarias: es necesario ajustar la oferta de forma paulatina, incluso antes de la llegada de los meses estivales. Roldán recuerda que se puede empezar a ralentizar (o a incrementar) la actividad cada 15 días a partir de mediados de junio, estableciendo un mínimo para todo el mes de agosto, cuando se sepa que el negocio sufrirá un parón significativo. Igualmente, sugiere aumentar gradualmente la oferta en las quincenas de septiembre, alcanzando el máximo nivel en la última semana de ese mes.

“Otra opción atractiva es la de diversificar o buscar actividades complementarias que, aunque no resulten tan lucrativas como la principal, generen ingresos suficientes para aguantar en temporada baja”. Roldán sostiene que, en muchos casos, no resulta difícil dar con actividades vinculadas a la principal sobre las que emplear infraestructuras, recursos materiales y humanos e incluso clientes con los que ya se cuente. “El objetivo es abaratar costes y reducir el impacto de los gastos fijos o estructurales, repartiéndolos en el tiempo”.

3. Los trabajadores: es interesante valorar el perfil de los trabajadores para esta época del año. Si los recursos son limitados, no se puede permitir la contratación de expertos en cada área. Es más, quizá sea aconsejable orientar el perfil de los empleados hacia el desarrollo multitarea. Roldán también insta a revisar la contratación de trabajadores a fin de reducir los costes de cotización. Y remarca que si la actividad se detiene en los meses de verano interesará realizar contratos fijos-discontinuos. Si, por el contrario, se intensifica, se puede plantear efectuar contratos de obra y servicio.
4. Externalización: “Contar con recursos propios no siempre es la mejor opción”. En la actualidad existen muchas posibilidades de cara a la diversificación de tareas dentro de una empresa: el “renting”; el “coworking”, donde compartir espacios y recursos con otras personas para reducir gastos; la contratación de “freelances”…
5. Fiscalidad: a nivel fiscal, las pymes deberían asegurarse de contar con un depósito o reserva de dinero que le permita hacer frente a los pagos a Hacienda. En cambio, si no saliera rentable continuar con la actividad durante el verano, “con el cese de la actividad en Hacienda y en la Seguridad Social la empresa ahorraría cotizaciones y el importe del tercer trimestre del IVA, así como la presentación del modelo 111 de IRPF”. En este sentido, Roldán revela que para estar exento de presentar declaraciones, es necesario darse de baja íntegramente a lo largo del trimestre -julio, agosto y septiembre-.
6. Gestión del marketing: en las épocas activas es importante gestionar una comunicación eficiente con todos los “skateholders” o públicos de interés. Los clientes deben tener conocimiento de que el negocio se encuentra activo, siendo el momento ideal para lanzar campañas y promociones adecuadas que consigan captar su interés.

En caso de que el negocio sea local, Roldán recomienda usar herramientas de SEM que permitan atinar con la segmentación. Y añade que hacerse con una buena base de datos y gestionar estrategias eficaces de “mailing”, e incluso otras opciones más tradicionales como las promociones, realización de eventos y el buzoneo, también pueden ser útiles para que todos se enteren de que la oferta les está esperando.

Detección de oportunidades

La principal ventaja de adecuarse a las variaciones de la actividad durante el verano es el aprovechamiento de recursos, tanto a la hora de invertirlos de forma adecuada como a la de no malgastarlos. Sin embargo, Roldán también señala la detección de oportunidades. Y es que si se dirige bien la situación, se pueden encontrar actividades complementarias y diversificar el negocio.

Chicano, por su parte, afirma que existe un sinfín de ventajas en la adaptación de las pymes a los cambios de carga de trabajo. Pero subraya las siguientes:

• Hay más probabilidad de fidelizar a los clientes y de generar relaciones a largo plazo.
• Se ofrecen productos y servicios de mayor calidad, al no haber fallos organizativos importantes.
• La satisfacción del cliente es mayor, al poder ofrecerle el producto o servicio requerido en un plazo reducido de tiempo.
• Se optimiza la planificación financiera y de tesorería al adaptar y redistribuir los gastos a los distintos períodos de demanda que se producen a lo largo del año.
• Se permite una mejor gestión de los recursos humanos de la empresa, incrementando la productividad y generando un ahorro de costes importante provocado por la contratación de un exceso de empleados o por la necesidad de recurrir con urgencia a nuevos trabajadores para cubrir la demanda estacional y puntual.
• Se evitan momentos de “caos” y desorganización que afectan al ambiente laboral, generando situaciones innecesarias de estrés excesivo.
• Se mejora la relación y el flujo de información con los proveedores al realizar los pedidos de forma debidamente planificada y con la antelación suficiente como para estar óptimamente provisionados.

Posible fracaso del negocio

Chicano advierte de que si una empresa no se adapta correctamente a la variabilidad de la carga de trabajo durante el verano corre unos riesgos que pueden, incluso, desencadenar el fracaso del negocio. Y entre los principales peligros de no llevar a cabo esa adecuación destaca los siguientes:

• Planificación inadecuada del personal necesario para afrontar el crecimiento o el decrecimiento de la demanda: se incurre en gastos elevados innecesarios por el exceso de personal contratado. Por otra parte, la contratación de poco personal se traduce en una reducción de la calidad ofrecida y, en consecuencia, en una merma considerable de la satisfacción del cliente.
• Rupturas de stock: si no se planifica correctamente la demanda es posible que en alguno de los desequilibrios la empresa se quede sin existencias para ofrecer el producto o servicio solicitado. Este hecho no sólo se traduce en una venta perdida (y, por tanto, en una reducción de los ingresos), sino que también disminuye la satisfacción del cliente.
• Clima laboral: las situaciones de elevado estrés derivadas de una planificación inadecuada de los recursos humanos disponibles se refleja en un clima laboral negativo que afecta de forma considerable a la calidad del servicio ofrecido al cliente.
• Relación con los proveedores: la falta de planificación financiera puede generar fallos de liquidez que dañen la relación de la empresa con los proveedores y ocasionen déficit de aprovisionamiento.

Por su parte, la directora de contenidos de GesTron corrobora que los peligros de no adecuar el negocio son muchos y diversos. Y pese a depender de la naturaleza de la actividad, alerta de que la compañía puede quedarse corta ante niveles altos de demanda que no consiga cubrir por falta de stock, herramientas o personal. De igual modo, avisa de que la rentabilidad puede verse acotada por desfases en la plantilla a falta de carga de trabajo. “Estos desfases pueden afectar a una empresa no únicamente durante los meses de verano, sino tener efectos durante todo el ejercicio”, puntualiza.