‘Business Intelligence’: ¿Estrategias o herramientas?

Hace semanas, saliendo de una reunión de trabajo con Elisabeth Cañameras, especialista en Business Intelligence (BI), me explicó a la perfección lo que era este concepto. Os resumo en este artículo lo que entendí.

Lo definió como la habilidad de preparar estrategias y procesos en una compañía que usa herramientas tecnológicas para obtener datos, almacenarlos y analizarlos, para transformarlos en información y conseguir más conocimientos y así ayudar en la toma de decisiones y lograr mayor competitividad.

Pero ¿qué es el BI? ¿Estrategias o herramientas? Las dos cosas, porque permite conocer las fortalezas y debilidades de la empresa, con el fin de preparar estrategias de mejora, todo ello gracias a los datos e información que son analizados con herramientas tecnológicas y transformados en conocimiento del negocio.

• El primer punto importante para implementar herramientas Business Intelligence en una compañía es entender la diferencia entre datos, información y conocimiento

Los datos

No son información, son tan solo un valor simbólico que puede ser numérico, alfabético, algorítmico, etc. Las herramientas o técnicas ELT extraen, cargan y transforman estos apuntes para lograr agruparlos y estructurarlos en un conjunto de datos que determinaran la información. Un dato es, por ejemplo, 33.

La información

Es un conjunto o estructura de datos organizado, que constituye un mensaje y es ese mensaje es el que “marca” el estado de conocimiento. La información es que, durante el año anterior, las ventas fueron del 33.

El conocimiento

Se define, según Wikipedia, como la información que tiene una persona gracias a su experiencia, educación, comprensión teórica o la práctica de algo referente a la realidad. Suele entenderse como lo que representa toda la certidumbre cognitiva mensurable según la respuesta a «por qué, cómo, cuándo y dónde». Las respuestas a estas preguntas se obtienen gracias a la información que uno tiene y que parte de los datos adquiridos en el análisis. El conocimiento es: Sabemos que hemos incrementado o bajado las ventas con respecto al año anterior.

• El segundo punto es saber por qué tenemos que implementar las herramientas BI y las necesidades de la compañía

Un motivo importante es saber que, sin estas herramientas tecnológicas, todos los datos de los ERP y CRM no los podemos convertir en información poderosa para la empresa. Nos proporciona una información para saber de dónde vengo, cómo estoy y dónde tendría que estar mi compañía y así identificar oportunidades de negocio.

Esta información que se obtiene pasada a conocimientos, tiene que cruzarse con los objetivos de la compañía, para conocer si los resultados que se están obteniendo siguen la línea de los objetivos marcados. Cuando somos conscientes de esta realidad, el resultado es que somos más competitivos y tenemos la información necesaria para tomar decisiones estratégicas de negocio.

• En tercer lugar, hay que conocer las herramientas de BI que mejor se adaptan a nosotros

El Cuadro de Mando Integral (CMI)

Es una herramienta de control para monitorizar diferentes departamentos de una compañía. Conocido también como BSC (Balanced Scorecard), ayuda a establecer los objetivos y “señala” cuándo las personas cumplen con lo establecido en la estrategia.

El Sistema de Soporte a la Decisión (DSS)

Es un sistema informático para apoyar y ayudar en la toma de decisiones. Existen varios tipos:

• Sistema GDSS (Group Decision Support Systems): Sistema de ayuda en la toma de decisiones para grupos de personas que trabajan en un proyecto o tarea en común.
• Sistema SIG (Sistema de Información Gerencial), llamado también MIS (Management Information System): Sistema de información gerencial y administrativa, de gestión, planificación y organización de proyectos, formación, que ayuda en las tareas internas de la compañía.
• Sistema EIS (Executive Information System): Está dirigido al ejecutivo, para poder tener acceso a los datos e información que le afectan en cualquier departamento, sabiendo de antemano qué se está cumpliendo y qué no respecto a los objetivos marcados y así poder modificar las estrategias.
• Sistema SS.EE. (Sistemas Expertos): Se basan en la experiencia, los conocimientos y la inteligencia de un experto. Tiene dos componentes: el motor de inferencias o procedimiento lógico del experto, y la base de conocimiento del mismo experto para apoyar las tomas de decisiones.

Estas herramientas Business Intelligence nos proporcionan varias soluciones, entre ellas, los reportes de información comercial que se publican en tableros de control, para analizar los datos en tiempo real y que muestran el punto en el que nos encontramos respecto a los objetivos marcados por la compañía.

¿Por qué implementar Business Intelligence en una empresa?

Una respuesta que se me ocurre es que, en este mundo tan cambiante en que vivimos, es necesario observar qué está pasando, saber el porqué está sucediendo, analizar los cambios y pensar qué deberíamos hacer. Posteriormente hay que decidir cuándo y qué camino hay que tomar cada día, y sólo se puede hacer si disponemos de los datos de nuestra empresa, la información correcta y los conocimientos necesarios de la realidad, y preparamos las estrategias para lograr los objetivos fijados.

Foto: Health Blog