Automatizar tareas no es solo una cuestión de productividad

Virginia Cabrera    14 mayo, 2021
Cómo automatizar tareas y procesos

Formación, financiación y unos buenos proveedores de servicios son apoyos importantes en la transformación digital de cualquier empresa. Aunque la verdadera barrera para la transformación y para la eventual recuperación de un negocio es la presión del día a día.

Cuando la empresa no es grande, una misma persona suele desempeñar varios roles: negociar con un nuevo proveedor, llevar la contabilidad o visitar a un cliente insatisfecho.

Y así es imposible disponer de tiempo para pensar. Y más aún ponerse a escribir lo que pensamos (ya sean nuevas peticiones o revisiones de propuestas) para que nuestro equipo, los informáticos o las agencias de marketing digital puedan ir avanzando por nosotros.

Pero la transformación de un negocio requiere la participación de sus cabezas pensantes. Te tranquilizará saber que hay salida.

La única forma de sacar tiempo para definir estrategias

No cabe otra opción que automatizar ciertas tareas para liberar tiempo y dedicar una parte de él a resintonizar tu propuesta de valor con tu equipo, a buscar nuevas maneras de fidelizar clientes o simplemente mejorar el modo en el que los servís y atendéis.  

Rediseñar procesos, redefinir propuestas o incorporar nuevas capacidades son actividades que necesitan tiempo, y sobre todo momentos libres de interrupciones.

Porque cuando no hay espacio para plantearse en detalle eso que sabemos que debe cambiar, vamos “archivando” ideas. Y con ello solo conseguimos una mala sensación que nos persigue sin descanso.

Está científicamente demostrado que dejar las cosas a medias le sienta fatal a nuestro cerebro. Parece ser que, una vez que empieza algo, ya no puede liberar la mente hasta que no lo haya dado por zanjado. La psicóloga Zeignarnik demostró en 1927 que, si mientras haces una tarea te interrumpen, tu cerebro se queda configurado de modo permanente para hacer eso que aún no has terminado, porque ha preparado ya todos los recursos que va a necesitar.

Este mecanismo que sirve para que recuerdes detalles de las tareas que “tienes en vuelo”, te va sobrecargando de manera que cada vez rindes menos. Y entonces, ya no es solo que no pienses, sino que además comienzas a hacer un poco peor esa tarea que no te deja pensar.

La automatización libera endorfinas

Puede que las tareas repetitivas que se hacen sin pensar mucho te hagan el día ligero y te alivien de la responsabilidad de plantearte si siguen teniendo sentido o si necesitan algún giro. Puede que prefieras aburrirte a cambar.

Pero cuando sabes que algo sobra y algo falta, y que deberías dedicar parte de tu tiempo a reformular tu actividad y con ella tu negocio, para adaptarte a nuevas necesidades y perfiles de consumidor, el no poder dejar de hacer siempre lo mismo, estresa y desmotiva. Y va quemando poco a poco. Un curioso estudio dice que, cuando eso sucede, preferimos tirarnos dos horas en un atasco que haciendo una y otra vez la misma tarea ante la que nos sentimos impotentes para cambiar nada.

Por el contrario, cuando las empresas consiguen incorporar herramientas “liberadoras” de esos trabajos manuales y sus cabezas pueden dedicar espacio a tareas más creativas, más de la mitad de las personas declaran sentirse más productivas y mucho menos estresadas.

Automatizar solo ayuda si te centras en tus necesidades

A pesar de que más de la mitad de las pymes han desarrollado alguna estrategia de automatización, y que sin duda la consideran importante para el negocio, el 94% de los trabajadores aún se quejan de que realizan tareas manuales repetitivas que consumen mucho tiempo.

Según un estudio de Zapier, firma líder en aplicaciones de automatización, las tareas repetitivas que más tiempo consumen son el registro de datos (38 %), la creación y gestión de documentos (34%), la gestión de facturas (33%) y la copia de datos de una fuente a otra (31%).

La misma compañía sugiere que las empresas parecen preferir automatizar la gestión de cliente y de oportunidades o el control del inventario. Esto hace pensar que existen algunas brechas entre las estrategias de automatización y las necesidades de los trabajadores que utilizan esa automatización.

Automatizar a golpe de recomendaciones del fabricante de la aplicación o de la proactividad y cercanía del comercial de turno, te hará funcionar mejor. Pero lo que realmente lo hará es entender qué aprieta el zapato de tu gente. Dónde puede mejorar su día a día, qué puede hacer una aplicación por ellos, para que ellos puedan dedicar espacio a pensar cuál debería ser el siguiente paso.

Recuerda que, aunque no siempre es posible personalizar una herramienta, siempre puedes personalizar el uso que haces de ella. Porque la transformación digital de una pequeña empresa no entiende de estándares. No es solo una cuestión de incorporar tecnología, sino también de poner herramientas al servicio de las personas.

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