Triunfa con tu evento corporativo

El diplomático José Antonio de Urbina y de la Quintana recordaba en El gran libro del protocolo (2001) la importancia del orden en toda actividad entre individuos: “Cada persona en su sitio y un sitio para cada persona”. E iba más allá, haciendo alarde de su “honesta franqueza”, cuando alertaba de las complicaciones que la naturaleza humana puede preparar: “¡Mucho cuidado con los “culos” importantes! (los que lo son y los que se lo creen, que son peores), ¡no lo olviden!”.

Para De Urbina, saber ser, saber estar y saber funcionar son las tres premisas fundamentales de saber vivir y las reglas clave para cualquier evento empresarial.

Dentro del saber ser, destaca cualidades como: la seguridad en uno mismo, la naturalidad, el talante positivo, la simpatía, el tacto, la prudencia, el sentido del humor, el ingenio y el autocontrol.

Entre las aptitudes del saber estar que el experto resalta, están: la cortesía, la urbanidad y la buena educación.

Y respecto al saber funcionar -con “hacer las cosas bien”-, el autor pone énfasis en facultades como: el rigor, la puntualidad, el estar en forma física y mentalmente y el sentido de mando, para ejercer con eficacia la autoridad siguiendo las palabras de Confucio: “Cuando un gobernante procede bien, ejercerá influencia sobre la gente, sin dar órdenes”.

Más allá de las pautas técnicas, operativas y estratégicas de la organización de un evento, en las que entraremos a continuación, si cuentas con estas tres dimensiones, ya tienes mucho camino allanado y una base sólida para el desarrollo natural de tu evento. Si careces de ellas, sería conveniente que, mientras trabajas por conseguirlas, te apoyes en los servicios de una persona o agencia, expertas en organización de eventos, que sí las posean –y asegurarte de que así sea-, para que te ayuden a montar tu evento.

10 consejos para un éxito ‘casi’ asegurado

Para triunfar con un evento corporativo, es fundamental tener en cuenta varios aspectos clave. Aquí compartimos diez consejos para conseguir el éxito ‘casi’ asegurado:

1. Conocer el objetivo y los recursos

Esto permite enfocarse en las necesidades y audiencia específicas del mismo y saber con qué presupuesto y con qué profesionales contamos. No es igual un evento comercial que un simposio, un desayuno de prensa que una charla, una reunión de directivos o de autoridades que un taller o seminario, un foro de debate que una feria, una jornada corporativa que una entrega de premios, un webinar que un acto presencial, etc.

2. Nombrar equipo y roles involucrados en la organización

¿Recuerdas que hablamos de ello en la entrada Transforma la productividad de tu equipo, ¡hazte una RACI!? Pues es momento de aplicarlo. Una persona será la coordinadora del evento –director/a de orquesta- y gestionará, junto con el equipo, todos los aspectos para su organización, en la que cada uno deberá tener un rol definido.

3. Aspectos para la organización

Siempre es útil contar con una plantilla en la que queden claros todos los elementos y áreas que intervienen en el montaje y preparación de un evento. Con las que tienes que contar sin dudarlo son con las de diseño, comunicación y marketing, logística, y financiero (que participa desde el primer momento):

• Diseño: Deberás contar con tu equipo de diseño para que preparen la imagen corporativa del evento, aplicada a los distintos formatos que necesitarás en las diferentes fases del evento (web, redes sociales, emailing, landing de inscripciones, invitaciones, programa, presentaciones, guiones mesas redondas, escaleta, señalítica, streaming, plataforma de evento digital, material de prensa, vídeos, piezas gráficas, merchandising, cartelería, identificadores de ponentes y de asistentes, encuesta seguimiento post-evento, informes de resultados, certificados de asistencia, etc.)
• Comunicación y marketing: Con estos departamentos deberás planificar la “campaña” de tu evento, con un calendario en el que se dispongan las publicaciones sobre el evento y envíos de invitaciones, inscripciones, safe the dates, avisos de posibles cambios…, utilizando las piezas gráficas que se han preparado desde diseño. Así como la cobertura y el seguimiento del mismo para ver los resultados finales. Además, en caso de contar con un call center de atención a clientes, mantén informadas a las personas que atienden las llamadas, para que tengan toda la información del evento y que puedan ofrecerla de forma correcta.
• Logística y financiero: Junto con esta área, deberás coordinar el contacto con proveedores –y tratarles como parte del equipo- para contratar el catering, el streaming (dar con un buen proveedor, explicarle bien el evento, escuchar sus necesidades y compartir la escaleta será la llave para hablar el mismo idioma y que todo esté anclado), el o la maestro de ceremonias (si no se cubre con una persona interna de la compañía y se tienen fondos para contratar a alguien externo), un fotógrafo/a y azafatas/os (si no tienes personas asistentes dentro de tu empresa), invitado/a especial (si tienes presupuesto), plataforma de eventos online (si vas a optar por hacerlo digital o híbrido), la cartelería, el merchandising, etc.

4. Decidir el formato

Según el propósito del evento y de los recursos de los que dispongamos, podremos analizar qué configuración se ajusta mejor a nuestro público objetivo y decidir si optamos por el formato presencial, digital o híbrido.

5. Planificar el programa del evento

Se verá la estructura del evento, con los tiempos de registro, de las intervenciones, los de pausa y catering (dependiendo de si es de unas horas, de medio día, de un día completo, o de más días) y los de cierre y despedida; los temas que se tratarán, los ponentes, los tipos de espacios (si serán ponencias, charlas, mesas de debate, presentación de producto, pruebas…; el maestro/a de ceremonias, etc.

• Ten tacto también con los ponentes, sobre todo si apoyan tu evento sin remuneración y mantén contacto periódico desde que te confirman su participación hasta después del evento. Igualmente, nutre las relaciones con las personas que vayan a moderar mesas redondas (si las hubiere, y ficha a quienes puedan crear diálogos ágiles) y ayuda a organizar el guion de los intervinientes para que todos aporten y no se vayan en los tiempos.
• Planificar los discursos y presentaciones: Consulta si hay que preparar algún discurso para tenerlo aprobado y listo a tiempo, y poder recopilar todas intervenciones y presentaciones para proyectar el día del evento y poder compartir (las que se permitan) con la audiencia o los medios de comunicación.
• Lo ideal es hacer un ensayo con todas las personas que participarán, durante los días previos al evento. Si no da tiempo, al menos, enviarles -o citarles antes el día mismo del acto- las últimas indicaciones.

6. Elegir un lugar (o plataforma) y fecha adecuados

Tanto si es presencial como si es híbrido, el lugar debe reunir las condiciones necesarias para desarrollar nuestro evento; en el caso de uno virtual, debemos controlar –o al menos, practicar previamente al día del evento- la plataforma digital por la que vayamos a realizarlo (GoToWebinar, Teams, Zoom, TouTube, LinkedIn Live, Meetmaps o Brella, entre otras). Y la fecha (sea el evento del tipo que sea) no debe coincidir con otras citas similares para garantizar una mayor audiencia, por lo que es aconsejable conocer la agenda del sector en el que trabajamos.

7. Enviar invitaciones y anunciar el evento

Si se trata de eventos privados, con un público concreto, lo mejor es enviar invitaciones personalizadas a los asistentes potenciales, utilizando nuestra base de datos, red de partners y comercial, a través de alguna plataforma multicanal (como MDirector o Mailchimp). Para eventos públicos, además promover el evento con anticipación por los canales corporativos de comunicación (web, redes sociales, bases de datos, socios, comerciales, etc.), sumaremos notas de prensa e invitaciones para los medios de comunicación, y pediremos colaboración a los ponentes (factor clave para un mayor alcance) y a los gabinetes de las distintas autoridades o personalidades que intervengan.

• Si hay presupuesto, también se pueden realizar campañas de pago que nos ayuden a llegar a un público concreto.
• Otra forma es anunciar y difundir el evento en otros actos, espacios y reuniones a las que asistamos.
• De cualquier manera, en todas las difusiones que hagamos, debe quedar muy claro: el programa o agenda, el lugar de celebración, el tema central del evento, la manera de inscribirse y los ponentes que participarán (al menos, un gancho atractivo).

8. Planificar la recepción y llegada de los asistentes

Para la recepción general de asistentes, contar con un equipo propio o externo de azafatas facilita el trabajo. Respecto a los ponentes o invitados “más relevantes” (autoridades, directivos, políticos, altos cargos, etc.), es importante decidir qué persona les recibirá en función de su cargo, relevancia y función dentro del evento.

9. Catering adecuado

El catering puede servir como pausa o comida para fomentar el networking entre los asistentes. Considera las intolerancias alimentarias y los tipos de alimentación para asegurar que haya alimentos aptos para todas las personas. Y elige tu opción entre la gran variedad del mercado (hay caterings solidarios y sostenibles, como los de la Fundación Juan XXIII o la Fundación Altius. Grábate a fuego la palabra agua: ¡Recuerda tener siempre botellas de agua para los ponentes y para el equipo que trabaja en el evento!

10. Agradecimiento y regalos

Finalizar el evento con el agradecimiento de viva voz a quienes han participado y asistido, y repetirlo por escrito en una comunicación posterior al acto, así como incluir algún detalle útil para ponentes y asistentes, como forma de agradecimiento por su participación y asistencia, es una manera de que recuerden el evento y la consideración por parte de la empresa. Ya decía El caballero de la Triste Figura que “de gente bien nacida es agradecer los beneficios que reciben, y uno de los pecados que más a Dios ofende es la ingratitud”.

Estos consejos abarcan desde la planificación inicial hasta la ejecución detallada del evento, y pueden contribuir a su éxito ‘casi’ total. Si bien es cierto que existe un margen que no podemos controlar (que haya un suceso inesperado en la ciudad, que “se caiga” algún ponente el mismo día, que falle el catering o algún otro proveedor…), con las tres dimensiones de De Urbina, y con ciertas tablas, se puede salir del paso y dejar el listón muy alto.

Tanto si eres quien organiza como quien participa o asiste a un evento, ten presente esta máxima, atribuida a Francisco de Quevedo, que se puede aplicar a los negocios y a la vida misma: “Te reciben según te presentas; te despiden según te comportas”.