3 pasos para estructurar tu sala de prensa 2.0

La sala de prensa 2.0 es el lugar donde se reúne la información y los contenidos audiovisuales que facilitan el trabajo del periodista profesional. El objetivo que ha de tener la pyme cuando crea un espacio digital es que la sala de prensa facilite la tarea periodística. Por eso, tiene que encajar con los enfoques, las rutinas y los hábitos de los periodistas, que son el público destinatario de estas acciones. No importa que el medio sea analógico o digital, porque las notas de prensa, perfiles, entrevistas o archivos interesan a todos. Es más bien un punto de encuentro con el periodista profesional, que probablemente esté especializado en el sector o en la industria particular. En el mundo pyme, ellos son los verdaderos intermediarios. Sin embargo, no es el sitio para la publicidad ni para relaciones comerciales. Aunque un bloguero, un cliente o un competidor visite nuestra sala de prensa 2.0, no nos dirigimos a ellos. Son bienvenidos, pero recomiendo redirigirlos a otros espacios creados ad hoc.

La dimensión 2.0 viene dada por su naturaleza abierta y participativa. No se trata de colocar las notas de prensa, sino de convertir la sala de prensa en una plataforma que permita distribuir la información de manera más ágil. Los botones del tipo sharethis son ya un estándar digital. Utiliza otros espacios fuera de tu web, como pueden ser Slideshare, las redes sociales o Youtube. Corres el riesgo de que, al finalizar tu vídeo o tu presentación, salte otro de la competencia. No obstante, mayor riesgo es no estar presente. Además y, sobre todo, se trata de establecer un espacio de comunicación con los periodistas. Aquí reside el verdadero valor de la sala de prensa 2.0, que permite escuchar qué demanda el profesional de la información y facilitar su tarea.

¿Cómo hacerlo? Propongo estructurar la sala de prensa 2.0 en tres ámbitos:

El primero es la presentación de la compañía. Hay que incluir toda la información básica que se considere oportuna (nombre oficial y nombres comerciales, actividades y sector industrial, últimos resultados económicos presentados, dirección postal y virtual), así como otra información complementaria. Es recurrente incluir una breve historia de la compañía (quién y cuándo se funda, primeras aventuras empresariales, salidas al exterior o llegada de nuevos socios). Es recomendable incluir un perfil de los principales directivos, con su perfil en Linkedin u otra red social profesional. Algunos directivos ya están incluyendo el Twitter profesional. Puede servir para crear un vínculo y facilitar el contacto. Por último, hay que añadir información gráfica en alta resolución y bajo licencia abierta: queremos que usen nuestras fotografías para mejorar el resultado profesional.
En segundo lugar, se publican los recursos sobre los productos o servicios que ofrece la compañía. La organización debe adecuarse a los usos de la industria: por prestaciones, por precio, por tipo de cliente o por cualquier otra particularidad. La finalidad es que el periodista encuentre en un mismo espacio todo aquello que necesita saber sobre la actividad económica. En particular, se puede incluir información sobre el lanzamiento de un producto, las actualizaciones, la participación en ferias o eventos, la evolución de las ventas, los vídeos o las fotografías correspondientes, etc. La publicación se debe realizar en tres tipos de formatos. El primero es la nota de prensa convencional en formato pdf (ver mi anterior post), la segunda es la nota de prensa digital, que incluye los enlaces, el hipertexto, los tags y otras ventajas parecidas. La última es la nota de prensa en formato blog, esto es, una contribución al blog corporativo de alrededor de 300 palabras. Aquí es donde podemos realmente aportar valor y utilizar las herramientas multimedia con enlaces, acceso directo a redes sociales corporativas, buscador integrado (usualmente de Google) y otro específico (para tags, etiquetas y otras palabras clave). Puedes crear una columna con los contenidos más leídos, comentados o compartidos. Esto puede orientar al periodista sobre qué es lo más relevante. En este bloque hay que crear dos contenidos que facilitan mucho la tarea periodística. El primero es el archivo. Se trata de que la información corporativa esté realmente accesible. A menudo, las notas de prensa se pierden en la web, las biografías no están actualizadas o la información económica está incompleta. Con esos mimbres, es complicado elaborar un buen reportaje. Insisto en que la sala de prensa 2.0 tiene como objetivo final que el periodista tenga un acceso rápido y efectivo a nuestra pyme. El segundo contenido es el glosario. Consiste en un diccionario que explique con mayor detalle técnico información comercial. No se trata de elaborar un catálogo de venta, sino de explicar qué funcionalidades desarrolla un producto, en qué consiste determinada patente o cómo opera una maquinaria. Una buena guía facilita que el periodista comprenda y se especialice. Te puedes inspirar en los tradicionales FAQs. También, si quieres diferenciarte, puedes crear un widget o una aplicación que reúna toda la información sobre tu sector. Puede incluir noticias propias, novedades de la industria, planes o eventos y otra información relevante.
El tercer área de trabajo es el contacto. Hay que incluir los datos del responsable de relaciones con los medios (si hay jefe de prensa, pues mejor), así como los teléfonos, blogs, Twitter y otros medios de contacto. También recomiendo incluir aquí el registro para eventos o actos, así como boletines y RSS. Asimismo, hay que añadir los perfiles de las redes sociales en los que participamos. No hay que obsesionarse con todos, sino listar aquéllos que realmente utilizamos a nivel profesional.