Las 10 cuestiones para el éxito de las comunidades

Las redes sociales están entrando en nuestras organizaciones como instrumentos de innovación, lo que las convierte en poderosas herramientas estratégicas.

Desgraciadamente, aunque su uso está a disposición de cualquier tipo de organización y aparentemente su aplicación es sencilla, lo más frecuente es que su implantación sea un fracaso.

Es difícil que un grupo de personas comparta de forma efectiva su conocimiento con el objetivo de mejorar procesos, tareas, productos o crear nuevas formas de vender o producir, pero sobre todo es difícil que éstas se lleven a cabo.

Te propongo que antes de lanzar una comunidad te plantees estas diez cuestiones. Si consigues responderlas de forma positiva tendrás más posibilidades de éxito.

¿La comunidad está esponsorizada? Los máximos responsables organizativos, los directivos y gerentes dan soporte a este tipo de estructura, conocen sus objetivos, los comparten y están dispuestos a ofrecer su soporte en las conclusiones, proyectos o logros que extraiga la comunidad que conocen de forma periódica.
¿La comunidad está bien liderada? El líder, el comité de la comunidad y los que tienen roles importantes en la comunidad son considerados expertos por la organización, tienen autoridad reconocida sobre los temas que pretenden resolver, tanto para los directivos como para los miembros de la comunidad. Estos líderes son diversos y recogen las diferentes perspectivas que existen en la organización.
¿Los objetivos de la comunidad son relevantes para el negocio? Los objetivos de negocio de la comunidad son muy estratégicos para la empresa, están claramente establecidos, son concretos y compartidos para toda la organización, especialmente por los miembros de la comunidad. Los posibles resultados tendrían un impacto relevante en los resultados o en la forma de funcionamiento del negocio.
¿Los roles de los miembros de la comunidad están claros? Todas las personas que pertenecen a la comunidad saben con claridad cuál es su rol, cómo se deben comportar en las diferentes fases de maduración de una idea; especialmente aquellas personas que tienen roles especiales de dinamización integración-elaboración del conocimiento o informes, «mentorización» de ideas…
¿Los procedimientos de la comunidad están ajustados? Los procedimientos de la comunidad están ajustados a los objetivos de la misma, especialmente en lo referente a la participación, selección y preparación de las ideas o para su implantación real. Las personas están preparadas para asumir los procedimientos establecidos, los conocen y si es necesario han sido formados en ellos.
¿Los recursos de los que dispone la comunidad se ajustan a sus objetivos? Las personas tienen el tiempo, tecnologías y espacios (virtuales o presenciales) suficientes para llevar a cabo su trabajo, especialmente los roles con funciones más complejas o más laboriosas. Se ha considerado cómo dotar de recursos para elaborar las ideas y, si fuera el caso, para implantarlas y monitorizarlas.
¿El nexo entre la comunidad virtual y la organización formal está resuelto? Existe la conciencia entre los participantes de que lo que allí se debate, si tiene la suficiente calidad, no se quedará en una mera conversación sino que se convertirá en realidad. La organización real está dispuesta a escuchar y dotar de recursos la ejecución de las ideas que surgen de la comunidad. Se han establecido los puentes (procedimientos) entre organización virtual y real.
¿La tecnología utilizada es la adecuada? La tecnología es adecuada y ajustada al proceso creativo, de debate y de implantación y seguimiento si los hubiera. No se escoge cualquier tecnología que haya servido para otras comunidades con otros propósitos, ni se escoge una tecnología de propósito general. Además las herramientas se explotan adecuadamente, especialmente importante es la formación en el caso de los dinamizadores.
¿El entorno emocional de la comunidad es el adecuado? Las personas que están en la comunidad se sienten comprometidas con los objetivos, sienten pasión/urgencia por las soluciones que se debaten en la comunidad. Existe la generosidad y otras condiciones emocionales para que se produzcan los fenómenos de creatividad, inteligencia colectiva, involucración en los cambios y en las ideas.
¿Has previsto actividades y procesos de dinamización? Se han previsto actividades (encuentros, premios…) y procesos de gestión relacionados con la comunicación, involucración, formación, reconocimiento, retribución,… Lo que pasa en la comunidad tiene consecuencias fuera de la comunidad. Las personas son conscientes de la importancia de hacer bien su trabajo en la comunidad como parte esencial de su consideración organizativa y futuro profesional.