Cómo realizar reuniones y eventos motivadores y participativos

No hay reuniones cortas o largas, hay reuniones interesantes o aburridas.

Antístenes (444-365 a.C.) fue fundador de la Escuela Cínica y afirmó que “solo existe lo individual”, oponiéndose explícitamente a la Teoría de las Ideas de Platón.

Cierto día en que Antístenes habló muy extensamente en su habitual diatriba crítica con otros colegas filósofos, Platón le dijo:

—¿Ignoras que la medida de un discurso no es del que habla sino del que escucha?

Cuando crees que los participantes en una reunión son malos, significa que has organizado la reunión equivocada. 

En mi caso, y usando el ingenio de Mark Twain, generalmente me cuesta más de una semana preparar una buena conferencia de empresa improvisada, y más tiempo cuanto más breve sea mi intervención.

Ten en cuenta que el esfuerzo que no dedicas a sintetizar tus ponencias, presentaciones o intervenciones en reuniones de empresa o de equipo, es el esfuerzo que tiene que dedicar tu audiencia a soportarlas.

Es importante que los profesionales de la comunicación sean conscientes de que las comunicaciones que realizan deben ser más lúcidas que lucidas.

En un mundo que exige mejora continua y que afirma repetidamente que “lo importante son las personas”, todos tenemos funciones comunicadoras, motivadoras y formadoras, especialmente directivos y managers en particular, y empleados de cualquier perfil de responsabilidad en general.

Evita aplastar a tu audiencia con una sobrecarga de contenidos. El objetivo de una conferencia o reunión es compartir ideas y propuestas acotadas en temáticas, no demostrar que tienes mucho material, que eres muy listo o tienes mucho que decir. 

No hay participantes desmotivados sino reuniones que no motivan.

Habitualmente recibo propuestas de colaboración de este estilo:

«Alfonso, queremos una conferencia para nuestros empleados, pero que sea participativa y motivadora». 

Estas peticiones, aparentemente convencionales, no son tan fáciles de entender como podemos pensar en un primer momento, porque conceptos o factores muy usados en el ámbito profesional y de empresa suelen tener un significado poco concreto. 

¿A cuánta y a qué tipo de participación se refiere el directivo que pide que haya participación en las reuniones de equipo, en los grandes eventos de la empresa o en las actividades de formación interna?  

¿Cómo se considera la variable «motivación» en la cultura de la empresa? 

¿Qué piensan y aplican los directivos y managers de la organización para motivar a sus colaboradores? ¿Tal vez creen que los empleados tienen que venir motivados de casa? ¿Que motivarse es una responsabilidad individual que tiene que ver con su «pensamiento positivo»?

Otro aspecto a considerar es cómo podemos aumentar el valor percibido —o la validez aparente, que se diría en psicología— de este tipo de acciones de comunicación o formación, las cuales suelen recibir críticas por parte de sus obligados participantes respecto a su pertinencia, eficacia y entretenimiento.

Cómo conseguir que las reuniones y eventos sean más participativos

Vayamos al asunto. ¿Quieres aumentar la probabilidad de que las reuniones y eventos grupales presenciales y online de tu empresa sean más participativos y motivadores?

Si es así, te propongo que cumplan estos cuatro requisitos o condiciones. A ver qué te parecen:

1. Participación como valor y buena práctica en sí misma incluida en la cultura de la empresa. 
2. Pragmatismo. Enfoque especializado y por objetivos o retos que propicien intervenciones pertinentes y útiles.
3. Entretenimiento. Emplea contenidos interesantes, didácticos y con humor.
4. Cero crítica. Haz que opinar y aportar no sea arriesgar.

REQUISITO 1: Participación como valor y buena práctica en sí misma incluida en la cultura de la empresa 

Nadie se quejó nunca de que una reunión fuese demasiado breve.

Parece buena idea fomentar la participación de los empleados en la actividad cotidiana de la organización y, en particular, en las actividades formativas, reuniones oficiales y encuentros de equipo, para conocer sus opiniones y propuestas. 

Y la participación es una herramienta de gestión y motivación más relevante aún en tiempos de teletrabajo y deslocalización laboral.

Y además, esas aportaciones deberían también ser recogidas, consideradas y reflejadas de forma sistemática y explícita en las decisiones y planes de la empresa, como un recurso valioso y como un motivador para esos profesionales.

Si no vas a tener en cuenta la opinión de tus empleados, ¿para qué les preguntas?

Pero hay un problema: a más participantes y más participación, mayor duración. 

Dicho de otra forma, debemos ser conscientes de que la participación es un coste más para las empresas que depende, por ejemplo, de la duración y calidad de las entrevistas y reuniones individuales mantenidas con los empleados, y de las reuniones y acciones formativas grupales que ofrecen participación en directo.

Las aplicaciones Teams o Zoom, que permiten organizar y realizar videoconferencias y reuniones virtuales, facilitan la petición de participación mediante el gesto de levantar la mano ante la webcam. 

¿Esta funcionalidad aumentará la participación? Y si lo hace, ¿cómo se gestionará ese incremento en reuniones que no tienen la duración suficiente para dar voz a todos los interesados?

Hagamos cuentas. 

Imagina que organizas un webinar de empresa (o reunión online), el cual puede tener objetivos de coordinación, y/o formación y/o motivación, al que van a asistir todos tus 100 profesionales. Y quieres que participen TODOS. Vale.

Si cada participante habla un minuto, solo un minuto, se necesitará una hora y media solo para esa pequeña intervención individual. 

Pongamos ahora que tu intención es mantener una entrevista o reunión individual dos veces al año con cada empleado para valorar y apoyar su evolución en la empresa. Si la duración media de cada sesión es de 30 minutos, la inversión será de 100 horas al año dedicadas por parte de uno o varios profesionales cualificados.

En resumen, que la participación es costosa, por lo que hay que decidir cómo fomentarla y aprovecharla para beneficio de todas las partes implicadas. 

Pero si como directivo crees que tus profesionales tienen que dedicarse a “trabajar más y a hablar menos”, tal vez prefieras que tus empleados vengan ya «opinados» de casa.

Entonces, ¿cuánta participación “te pongo”?

REQUISITO 2: Pragmatismo. Enfoque especializado y por objetivos o retos que propicien intervenciones pertinentes y útiles

Y que hayan sido elaboradas o preparadas con antelación, gracias a convocatorias detalladas y tematizadas.

Si las intervenciones no están siendo pertinentes o útiles, hay que propiciar que sean más breves, aún.

Si quieres que tu gente prepare de verdad sus participaciones para mostrar su talento en las «reuniones», organiza las reuniones para que el talento pueda ser el protagonista.

Si se pretende convertir las reuniones en auténticas herramientas de mejora de la organización, debe realizarse un seguimiento sistemático de la aplicación y resultados de las medidas o propuestas aprendidas o acordadas en esas reuniones. 

No organices reuniones para debatir cosas, sino para solucionar cosas.

REQUISITO 3: Entretenimiento. Emplea contenidos interesantes, didácticos y con humor

En un mundo audiovisual, multipantalla, de inmediatez y de competencia por la atención, ¿cómo planeas hacer más interesantes las reuniones y actividades grupales en tu organización? 

Si tu objetivo es aumentar la frecuencia y la calidad de la participación, parece evidente que tendrás que aumentar la frecuencia y la calidad de los factores que las propician.

Qué interesa a tus empleados

Algunas historias, contenidos con humor y ejercicios funcionan siempre y para todos, pero la mayoría solo funcionan a veces y para algunos.

Puedes conocer las preferencias de tus profesionales en cuanto a estilos de aprendizaje y en cuanto a cultura de comunicación y entretenimiento. 

Por ejemplo, un foro interno, en el que los empleados pueden compartir memes, gifs o contenidos visuales directos y sencillos, puede tener más influencia que otros canales de comunicación convencionales o formales.

Elige sabiamente para adaptar ideas, contenidos y formatos en cada tipo de intervención y en cada tipo de escenario.

Si no eres interesante, intenta no ser aburrido.

¿Cómo de interesantes son tus empleados?

Para que las reuniones o sesiones grupales en tu organización sean interesantes, prácticas o divertidas, hay una fórmula sencilla: que los participantes sean interesantes, prácticos y divertidos. Fácil, ¿no? Bueno, solo tienes que tenerlos en tu empresa.

La mejor forma de atraer talento a una organización es el talento que ya tiene esa organización. También la mejor forma de atraer a tu gente a las reuniones para que participe de forma efectiva, es que los participantes sean interesantes. 

Vale. Ha quedado claro. Estamos de acuerdo. 

Pero como los empleados que tenemos son los que tenemos y aumentar su «interesantibilidad» puede ser un reto difícil, podemos considerar otra estrategia: entrenar sus habilidades de comunicación y presentación.

Imagina un webinar o reunión presencial en la que casi todos los ponentes y participantes logran comunicar de forma directa, ágil y breve, usan contenidos pertinentes, aportan toques divertidos o relajados y se ponen siempre en el lugar de la audiencia. 

Las habilidades de presentación y comunicación son competencias profesionales muy relevantes, porque permiten evitar que el talento, la colaboración y el aprendizaje sean lastrados por el desinterés.

No intentes ser «carismático», haz que tus contenidos lo sean. No son los ponentes o los participantes quienes tienen que ser entretenidos o divertidos, deben serlo sus intervenciones.

Lo contrario de un comunicador divertido no es un comunicador serio, es uno aburrido.

Insisto: lo contrario de divertido no es serio, es aburrido. 

Muchos conferenciantes, formadores y directivos que resaltan «la importancia del humor» en la empresa, luego ofrecen discursos tediosos y califican de poco serios a los colegas divertidos, entretenidos o que fomentan la participación.

No hay nada que no se pueda comunicar con una sonrisa. Pero lo difícil no es decir algo sonriendo, sino que lo que se dice genere sonrisas.

La razón de que haya muchas más conferencias, intervenciones y participaciones aburridas que divertidas es esta: 

Ser divertido implica más elaboración, esfuerzo y riesgo que ser aburrido. 

Hasta aquí mi master class en tres segundos titulada «El humor en la empresa es serio”. 🙂

Pero no se trata de “hacerte el gracioso”, sino de hacer «graciosa» tu intervención. En una reunión no debes intentar ser interesante o entretenido, debes intentar que lo sea tu comentario o tu opinión, preparándola para que sea más breve y esté mejor expresada.

Es evidente que el carisma y el estilo comunicador de cada persona pueden facilitar la atención y la conexión con la audiencia o con el resto de participantes. Es difícil entrenar nuestro carisma, pero sí podemos prepararnos para comunicar mejor, incluyendo el humor.

Por supuesto, el contenido comunicado de forma divertida facilita que los contenidos de las intervenciones y publicaciones obtengan mayor alcance online. 

Si quieres likes, como el humor no hay.

REQUISITO 4: Cero crítica. Haz que opinar y aportar no sea arriesgar

Si quieres que tu gente participe de verdad, crea un entorno de tolerancia cero a la critica, fomenta la empatía y un buen clima de conversación.

¿He comentado ya lo importante que es el humor en la superficie y en el fondo, como objetivo y como medio? 

Gracias por interesarte por mi opinión y leer hasta aquí.

Ha llegado el momento de la reflexión: ¿cuántos de estos requisitos se cumplen en tu organización?

De su observancia depende la motivación, participación y valor de las reuniones y acciones de formación presenciales y online.

Si crees que las reuniones son importantes, organízalas como si lo fueran y las tomarán en serio.

Hay dos tipos de reuniones: las útiles y las habituales.