‘Remote’, lectura obligada sobre trabajo en remoto

En una de las entradas anteriores sobre trabajo en remoto comentamos la próxima publicación del libro que los directivos de 37Signals -pyme que desarrolla y comercializa software de gestión de proyectos- estaban preparando sobre el tema. El libro se publicó hace un mes bajo el título Remote; de momento está disponible en inglés y es una lectura obligada para quienes estén pensando en integrar el trabajo en remoto en sus empresas o en mejorar el funcionamiento de un sistema de teletrabajo ya en marcha.

El conocimiento de los autores sobre el trabajo en remoto viene de haberlo practicado durante más de ocho años. De sus 39 empleados actuales, 28 trabajan desde fuera de la oficina en Chicago, incluido uno de los directivos, que lo hace desde Marbella, España. A continuación ofrecemos un breve recorrido por los siete capítulos del libro, con el objetivo de despertar el interés en su lectura.

El tiempo del teletrabajo ha llegado

Probablemente ya lo estás haciendo.

El argumento principal de los autores es que en la mayoría de las empresas ya se está practicando el trabajo en remoto, solo que no hay consciencia de ello. Puesto que las oficinas, en especial las diáfanas, a menudo son fábricas de interrupciones que dividen la jornada en porciones pequeñas matando la productividad, muchas personas ya trabajan desde casa, en su tiempo supuestamente libre. Otra forma de trabajo en remoto en las pymes es que muchas tienen proveedores que aportan valor a la empresa en áreas críticas como tecnología o marketing. Si las pymes son capaces de fiarse de su proveedor sin requerir que venga a trabajar a la oficina, evaluándolo por resultados, ¿por qué no son capaces de confiar de la misma forma en los empleados?

Tratar con excusas

Si no los veo, ¿cómo sé que están trabajando?

Entre las excusas típìcas para no permitir el trabajo en remoto está la idea de que la innovación solo sucede si se interactúa cara a cara, que la cultura de la empresa se destruiría si no se requiere que todo el mundo vaya todos los días a la oficina o que los empleados, si se quedan en casa, se distraerían y no trabajarían. El libro ofrece interesantes argumentos de que la importancia de la constante presencia física para la innovación y la cultura está, básicamente, sobrevalorada. Respecto a que los empleados no trabajarían, afirman que si un empleado quiere entregarse a las distracciones en lugar de trabajar, no le hace falta trabajar en remoto, lo puede hacer perfectamente en la oficina. Si un gestor no es capaz de fiarse de una persona para que ésta trabaje en remoto, el problema no es el trabajo en remoto sino la decisión de haber contratado a esa persona o las habilidades del gestor.

Colaborar en remoto

Compartir pantalla es magia para la colaboración remota.

El libro menciona buena parte de las herramientas de colaboración que ya comentábamos en el caso de las tres pymes de las que aprender sobre trabajo en remoto. Software de gestión de proyectos que proporciona un repositorio de información central y accesible para todos, técnicas de relatar el trabajo para que todo el equipo sepa en qué está trabajando cada uno, salas de chat constantes para comentar el último episodio de Juego de Tronos forman parte de la caja de herramientas y costumbres de la colaboración en remoto a la que los autores de Remote añaden la compartición de pantallas para poder ver y no sólo leer lo que el otro está explicando.

Gestionar riesgos

Pese a lo que piensan muchos gestores, la amenaza no es no trabajar, sino trabajar demasiado.

Entre los riegos que es necesario gestionar en las empresas en las que se trabaja en remoto, los autores mencionan el aislamiento y falta de contacto humano, trabajar demasiado y quemarse, descuidar la ergonomía -no disponer de mesa, silla y monitor adecuados para trabajar- o descuidar el ejercicio y la dieta con el consiguiente riesgo para la salud. Otros riesgos tienen que ver con los aspectos legales del teletrabajo y con las relaciones con clientes, pues estos pueden asustarse de la falta de reuniones presenciales. La necesidad de gestionar todos estos riesgos deja claro que el trabajo en remoto no es barato. Supone un ahorro en alquiler de oficina, pero requiere inversión en otros frentes. El trabajo en remoto no es outsourcing ni acceso a mano de obra barata.

Contratar y retener

Para trabajar en remoto se requieren habilidades muy sólidas de comunicación escrita.

En el hipotético mundo en que el trabajo en remoto sea la normalidad, las barreras geográficas importarán poco, pero las lingüísticas seguirán siendo barreras. La comunicación escrita es tan fundamental para trabajar en remoto que sin habilidades sólidas de expresión escrita en el idioma de trabajo -y esto puede ser un problema grave para muchos, incluso en el idioma materno- es difícil que la persona pueda integrarse en un equipo remoto. Otro detalle sobre la contratación para el teletrabajo que quiero destacar del libro es que los autores abogan en contra de traer a los candidatos a entrevistas presenciales y a favor de pedirles muestras de trabajos anteriores y contratarlos para proyectos de prueba.

Gestionar equipos

Trabajadores y gestores de equipos en remoto tienen mucho que aprender sobre cómo el movimiento de software libre ha conquistado los gigantes del software privativo a lo largo de las últimas décadas.

Los autores ponen el movimiento del software libre -con logros como el sistema operativo Linux, el sistema de gestión de bases de datos MySQL, el lenguaje de programación PHP o el framework de aplicaciones web Ruby on Rails- como ejemplo del triunfo de la colaboración y comunicación asíncronas. Lo más importante al gestionar equipos en remoto quizá es el traslado del foco desde el control del tiempo de los trabajadores hacia la orientación del equipo en sus objetivos y tareas. En línea con esta idea, los autores critican fervientemente las herramientas de vigilancia de pantallas y de tiempos que algunas empresas usan con sus trabajadores en remoto.

Vida del teletrabajador

No todo el mundo tiene una habitación extra para convertir en despacho.

El libro termina con una serie de recomendaciones para llevar una vida satisfactoria como trabajador en remoto: cómo evitar sentirse aislado, cómo conseguir no ser ignorado, cómo organizarse el día, qué hacer si no se tiene espacio para trabajar desde casa. Entre los consejos, me gustaría destacar la separación de dispositivos de trabajo y de ocio, en el cual el tablet destaca como dispositivo de ocio por excelencia.

Conclusión

La tecnología que hace posible el trabajo en remoto está ahí y cualquiera puede aprender a usarla. Para que las pymes se beneficien de las ventajas del teletrabajo, el cambio que aun está pendiente es un cambio de modelos mentales y de costumbres. Este libro proporciona abundantes y convincentes argumentos a favor de una aplicación más amplia del trabajo en remoto que ayudará a trabajadores, gestores y directivos a avanzar en esa dirección.

Foto: Mike Rohde, con licencia CC BY-NC-ND 2.0