¿Estás preparado para cumplir con la nueva factura electrónica obligatoria?

La obligación para pymes y autónomos de emitir facturas de forma electrónica o digital se demora hasta mediados de 2025. Cierto que aún queda tiempo para prepararse, pero aquellos que quieran hacer una transacción tranquila y segura deben ir pensando en las nuevas necesidades y cómo organizarse.

Te explicamos:

• Qué es y a quién afecta la obligación de la nueva factura electrónica
• Cómo funciona la factura electrónica
• Requisitos mínimos que debe incluir la factura electrónica
• Cuando será obligatoria la factura electrónica

Qué es y a quién afecta la factura electrónica

Se trata de una de las obligaciones de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, bautizada como Crea y Crece en el marco de la digitalización de la economía española, y que afecta a empresarios y profesionales autónomos.

El texto define la factura electrónica como “aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales concertadas entre ellos”. El principal objetivo de su implantación no es otro que luchar contra el fraude y la evasión fiscal, en línea con lo establecido por la  Ley 11/2021.

Cómo funciona la factura electrónica

Una de las principales demandas de pymes y autónomos es que el cumplimiento de este requisito no encarezca sus procesos de gestión. Con esta finalidad, el Ejecutivo manifestó que fijaría los requisitos mínimos de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación para evitar que sean manipulables. Además, hay un compromiso para que la Agencia Tributaria ofrezca una plataforma a coste cero para uso de los contribuyentes implicados. Una solución que se sumaría a las muchas herramientas privadas que ya se comercializan en el mercado.

En este contexto, finalmente, el pasado 5 de diciembre se aprobó el Real Decreto 1007/2023, dando un paso decisivo en la obligatoriedad de la factura electrónica para empresas y autónomos. Tras la publicación de este Reglamento, demorado durante meses, se establecen “los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación”.

Este Real Decreto define un registro de factura, con un formato y estructura determinados, al que se añaden varios elementos informáticos de seguridad (hashes encadenados y firma electrónica) para asegurar la inviolabilidad de la factura una vez hecho el registro.

La modalidad más sencilla para cumplir con las nuevas obligaciones de los sistemas de facturación españoles, es la que se conoce como Reglamento Veri*factu, cuyo funcionamiento y estándar esquematiza la Agencia Tributaria en el siguiente gráfico.

Fuente: Agencia Tributaria

En este blog hemos profundizado en el sistema VeriFactu, que será obligatorio para autónomos y pymes.

Requisitos mínimos que debe incluir la factura electrónica

Según se especifica en el Real Decreto 1007/2023, las facturas electrónicas estandarizadas deberán mostrar:

• Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• Número y serie de factura.
• Descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
• Tipo de factura expedida (completa o simplificada).
• Fechas, tanto de la expedición de la factura como de las operaciones efectuadas que se incluyen en ella.
• Régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del IVA o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

Estas facturas incluirán un código QR, que «facilita la captura y digitalización de la información impresa”. Además, incorporarán la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “Veri*factu”

En cuanto a los formatos, la factura electrónica se podrá generar en:

• Formato electrónico estructurado. El formato XML es el más común, si bien hay otros como EDIFACT o XLS. Son los que genuinamente podemos llamar factura digital, que permiten generar y leer de forma automática la información a través de los programas específicos de facturación. 
• Formato electrónico no estructurado. En alusión a la factura habitual, por ejemplo, en PDF u otro documento plano. En este caso los datos se procesan de forma manual, o con un software OCR de reconocimiento óptico de caracteres.

Cuándo será obligatoria la factura electrónica

Como suele ocurrir, hay indefinición en la aplicación de los plazos. Al menos hasta que se publique una orden ministerial, que detalle las especificaciones técnicas y funcionales de los sistemas aprobados el pasado mes de diciembre.

Quedan pendientes también otros temas técnicos tan importantes como los requisitos de firma o los relativos a la huella (o hash) de los registros, los plazos o la forma de renunciar al sistema de emisión de facturas verificables. 

En cualquier caso, según una publicación del despacho Garrigues, debemos tener en cuenta estas fechas relativas a los requisitos a cumplir por los sistemas y programas de facturación electrónica.

• Los usuarios deberán tener operativos los sistemas informáticos a las características y requisitos antes del 1 de julio de 2025.
• Los productores, desarrolladores, etc., deberán ofrecer sus productos adaptados al Reglamento en el plazo máximo de nueve meses, desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo [aún sin fecha]. En el caso de sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes del citado plazo, deberán estar adaptados al contenido del Reglamento antes del 1 de julio de 2025.
• También, en este plazo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo, la AEAT habilitará en su sede electrónica el servicio para la recepción de los registros de facturación.

A tenor de este calendario, se puede concluir que las empresas o profesionales con una facturación de 8 o más millones de euros al año, tendrán que cumplir con la facturación digital obligatoria a partir del segundo semestre de 2025, y el resto lo hará dos años después de ellos.