Cómo mejorar el rendimiento de una pyme con la metodología Kaizen

Los constantes cambios que exigen la dinámica de la sociedad actual y la influencia empresarial en el mundo moderno, principalmente relacionados con la tecnología en todos sus campos, han originado la necesidad de revolucionar la manera de hacer, producir y mantener la empresa.

Una de las más grandes contribuciones que los japoneses han hecho a la revolución en el ámbito de la calidad y la productividad, es mostrar a los gerentes de todo el mundo lo que se puede lograr cuando la gente es entrenada para trabajar en equipo en la resolución de los problemas comunes, tanto en una pyme como en una gran corporación. Esto demuestra que cuando los empleados se enfocan en los objetivos comunes ocurren cosas maravillosas, gracias a este hito.

Los diferentes estudios concuerdan en que las principales prioridades competitivas para las pequeñas y medianas empresas, son la calidad de diseño y producción, velocidad de entrega y confiabilidad, flexibilidad y responsabilidad, frente a los requerimientos del cliente, así el coste es menos crítico.

Uno de los métodos que las empresas pueden utilizar para la mejora continua es el de las 5 S de Kaizen. La organización de la empresa debe tener en cuenta algunos ejemplos y técnicas utilizadas en esta metodología para aumentar beneficios, mejorar el ambiente de trabajo, reducir costes y, en general, potenciar un correcto funcionamiento de la empresa.

¿Qué es el método Kaizen?

Se trata de un movimiento o filosofía surgida en Japón durante los años cincuenta. Su significado es literalmente “cambio beneficioso” o “cada día mejor”.

Dando un breve vistazo a esa época, nos daremos cuenta de que en esos años, tras la Segunda Guerra Mundial, Japón se encontraba devastada. Debido a ello, el país se vio obligado a invertir en la mejora continua de sus procesos para poder alcanzar el nivel de sus competidores, especialmente los países occidentales. Los resultados de este método colocaron a la industria japonesa entre las pioneras a nivel mundial.

Realmente, la filosofía Kaizen está basada en el control estadístico de procesos y su principal objetivo es eliminar ineficiencias en cada fase del proceso productivo.

Es un sistema sencillo y práctico, además de relativamente fácil de aplicar o adaptar a casi cualquier tipo de empresa. Por  ejemplo, las pymes que aspiran a crecer y situarse a la altura de los gigantes de su sector.

Este método se suele representar por la ya famosa “sombrilla”, bajo la que aguardan técnicas y estrategias empresariales, que juntas pasan a formar el llamado método Kaizen:

¿En qué consisten las 5 S de la metodología Kaizen?

Dentro de esta metodología, podemos encontrar cinco filosofías básicas que debemos aplicar en la empresa, representadas por cinco palabras que, en japonés, comienzan por la letra “s”, de ahí su  denominación.

Aquí te muestro los pasos del método Kaizen para mejorar los procesos de forma continua.

• Clasificación (Seiri): es preciso distinguir lo necesario de lo que no lo es tanto.
• Orden (Seiton): organizar todo aquello que es necesario para las tareas que tenemos que llevar a cabo. Esta organización proporciona ventajas en tiempo y recursos.
• Limpieza (Seiso): implica conocer todos los procesos de la pyme en detalle, para que cualquier problema sea identificado y podamos solucionarlo.
• Normalización (Seiketsu): si quieres superar a la competencia, es necesario contar con las mejores herramientas y con trabajadores competitivos.
• Disciplina (Shitsuke): el compromiso con la mejora continua debe ser adquirido por todos los integrantes de la organización.

El Ciclo PDCA o Círculo de Deming, la base del método Kaizen

El método Kaizen necesita principalmente del compromiso de los responsables de la empresa, para lograr implementarlo en toda la organización y en cada una de sus áreas y departamentos.

A su vez, este método se subdivide, en la práctica, en cuatro submétodos que componen el llamado Círculo de Deming o ciclo PDCA (Plan, Do, Check y Act, es decir, Planear, Hacer, Comprobar y Actuar):

1. Plan (Planear): en esta fase el equipo fija su meta, analiza el problema y define el plan de acción. que llevará a cabo.
2. Do (Hacer): una vez que tiene el plan de acción, éste se ejecuta y se registra en los pertinentes documentos.
3. Check (Verificar): después de cierto tiempo, se analiza el resultado obtenido, se evalúa y se valida.
4. Act (Actuar): cuando ya se tienen los resultados, se decide si se requiere alguna modificación para mejorar. Se corrige y se estandariza dentro de un sistema de trabajo.

¿Cómo implementar el método Kaizen en 10 pasos?

Una vez que tenemos claro qué principios debemos aplicar en una empresa que quiera adquirir este método como filosofía del día a día, nos apoyaremos en los 10 principios fundamentales que hacen posible llevar a cabo el método Kaizen en una pequeña o mediana empresa:

1. Enfoque en el cliente: En una pyme que quiera aplicar el método Kaizen, el objetivo fundamental es el de cumplir con las expectativas del cliente. Para ello, cada individuo debe asegurarse de cumplir al máximo con las expectativas que se tiene de su puesto de trabajo.

2. Realizar mejoras continuamente: La búsqueda de la perfección es la gran clave del Kaizen, y ésta no se detiene una vez se implementa la mejora. Tanto si la empresa es pequeña, mediana o grande, no hay descanso y debemos interiorizarnos la mentalidad de que la mejora es infinita.

3. Reconocer abiertamente los problemas: En todas las empresas existen problemas, incluso en las que se aplica el método Kaizen, pero fomentar una cultura de apoyo apropiada y constructiva, hace posible mantener una comunicación abierta dentro de la empresa, en donde queda claro que no hay culpables, sino procesos para mejorar o problemas para solucionar.

4. Promover la apertura: En una empresa Kaizen existe una menor división funcional, por lo que es básico compartir, comunicarse entre departamentos o secciones y el liderazgo es visible. De esta forma, las barreras territoriales no encajan dentro de esta filosofía.

5. Crear equipos de trabajo: El trabajo en equipo juega un papel decisivo, ya que los equipos constituyen los ladrillos de la estructura corporativa, dentro de las empresas Kaizen. Así, se pueden crear varios círculos de calidad y sinergias, para poder realizar varios proyectos a la vez.

6. Manejar proyectos a través de equipos ‘interfuncionales’: Al trabajar en proyectos dentro de la empresa, es necesario contar con la participación de todos los departamentos e incluso con recursos externos como proveedores y clientes, con el fin de obtener diferentes puntos de vista, colaboración y recursos que contribuyan al desarrollo de los mismos.

7. Nutrir los apropiados procesos de relaciones: Las empresas Kaizen son conscientes de que si invierten en la realización de sus empleados en cuanto a habilidades interpersonales, (en especial los gerentes y líderes quienes son los responsables de la armonía de la compañía), lograrán obtener procesos sólidos.

8. Desarrollar la autodisciplina: La autodisciplina es la evidencia más palpable de las raíces Kaizen en la cultura japonesa. Ésta exige, además de lealtad con el equipo de trabajo y comportamiento autocontrolado, que también se tenga respeto por uno mismo y por la compañía, así como capacidad para trabajar en un buen clima con compañeros y clientes.

9. Mantener informados a todos los empleados: Es necesario mantener informados a los empleados sobre los pasos que da la empresa en todos los demás aspectos empresariales y de proyectos. Es de vital importancia, puesto que su actitud y su comportamiento correcto dependen del entendimiento y la aceptación de la misión, la cultura y valores de la organización.

10. Fomentar el desarrollo de los empleados: Desarrollar y formar continuamente a los empleados, hace que éstos adquieran habilidades y tengan más oportunidades para aplicar la información recibida. A este fenómeno se le llama empoderamiento.

Estoy seguro de que si todavía no conocías esta metodología, al menos te habrá entrado la curiosidad por saber más sobre cómo podrías aplicarla a tu empresa, para poder mejorar todo aquello que pudiera estar creando “cuellos de botella” y frenando su escalabilidad.