La era digital requiere organizaciones más conectadas

Los pequeños negocios tienden a orientarse a la acción. Con equipos reducidos y organizaciones muy simples, su comunicación es fundamentalmente oral. El conocimiento reside en la cabeza de cada uno de sus miembros (o en su defecto, en sus ordenadores personales). Y un jefe que coordine tareas es suficiente para eliminar solapes y cuellos de botella.

Es una creencia habitual el pensar que, solo si el equipo crece, debe entonces mejorar la forma en la que nos organizamos.

¿Es suficiente tener una organización bien coordinada en la era digital?

La organización de un equipo o empresa no debería depender solo de su tamaño. También debería tener en cuenta la complejidad y la volatilidad del contexto en el que vive y se desarrolla.

Y en un momento tan complejo y cambiante como el actual, es absolutamente necesario que las empresas, por pequeñas que sean, vayan introduciendo en su estructura (y también en su cultura) prácticas que van más allá de la coordinación, como la colaboración y la cooperación.

La tensión, y también la urgencia, a la que obliga la digitalización (acelerada en gran medida por la pandemia) requiere mucho foco y altos niveles de confianza entre los miembros del equipo. Solo así comienzan las personas a ganar en autonomía y en interés por participar en la resolución de situaciones complejas. Y, como consecuencia, a compartir sin sensación de riesgo, las mejores ideas y prácticas.

Esto es colaboración. Es lo que hacemos cuando trabajamos juntos con un objetivo común, cuando todos aportamos con naturalidad nuestra pieza al puzle. Cada uno la suya.

Del mismo modo, y sin que esto suene contradictorio, la innovación necesita un poco de dispersión y esta llega cuando construimos una amplia red de contactos que conecte diversas experiencias, enfoques y puntos de vista.

A esto se le denomina cooperación. Es lo que hacemos cuando comenzamos a compartir libremente, y sin esperar nada a cambio, lo que somos, lo que hacemos y lo que aprendemos. Cuando visibilidad es sinónimo de servicio.  

¿Cómo evolucionar hacia organizaciones más conectadas y diversas?

Hoy solo es posible cumplir con tu cliente y hacer tus números, encontrando un equilibrio entre compartir conocimientos al realizar el trabajo (colaboración) y buscar en las redes inspiración para innovar (cooperación).

Por ello, habrá que ir transitando hacia organizaciones más abiertas y conectadas al mundo exterior. Relajar un poco las estructuras jerárquicas e inmovilistas muy orientadas a la gestión operativa y el control, para conseguir que sus integrantes tengan “incorporadas a sus tareas” la exploración de referencias de otros ámbitos económicos, sectores de actividad, cultura, competidores y zonas geográficas.

Es preciso crear un entorno donde todos entiendan que un equipo fuertemente coordinado, que incluso comparte conocimiento entre sus miembros para colaborar en la realización de tareas más complejas, ya no es suficiente.

Hay que seguir avanzando en diversidad y cooperación. La innovación solo es posible cuando aprendemos a levantar un poco la vista y dedicamos cierto espacio a la participación en comunidades de práctica donde se plantean retos y se prueban nuevos enfoques.

Deberíamos comenzar a dedicar tiempo y espacio a participar en grupos de trabajo donde surge la innovación colectiva, a buscar activamente la diversidad en todos sus aspectos, fomentando conversaciones con gente de todo tipo y condición.

El equilibrio entre acción y cooperación

Soy consciente de que este juego es una especie de soga-tira. Que nos lleva a tirar de una delicada cuerda (nuestros ingresos) en direcciones opuestas.

El equilibrio entre foco y dispersión, entre acción y cooperación es, por tanto, el verdadero quid de la cuestión.  

No hay receta mágica sobre cuánto tiempo debería dedicarse a mejorar “el tajo” y cuando a “mirar las nubes”. No es tan simple como establecer un porcentaje de horas o un día al mes. Habrá personas más proclives (y productivas) en una tarea que en otra.

Pero todas deberían ir aprendiendo a jugar a dos bandas, teniendo claro que, si bien la colaboración se puede “automatizar” con herramientas colaborativas, la cooperación, entendida como el cultivo de una red de “inspiración”, es algo que requerirá más aprendizaje y ayuda. Más límites incluso, ¿por qué no reconocerlo?

Cultura, cultura y más cultura

Mis recomendaciones para lograr una organización más conectada son tres:

1. Ir dando pasos poco a poco

• Asumir y explicar la importancia y la necesidad de estos cambios organizativos en la empresa y en las tareas personales de cada uno de sus miembros.
• Comunicar con claridad la valoración, y eventualmente el reconocimiento, que daremos a estas nuevas actividades.
• Empezar a ponerlo en práctica con las personas que mejor lo entiendan y con más ganas se apunten a practicar.
• Crear las estructuras de apoyo necesarias: formación, tiempo, herramientas, mentorización…
• Compartir y celebrar cualquier progreso.

2. Establecer comunidades de práctica

Conviene establecer comunidades de práctica con personal propio, que interactúe con profesionales externos en actividades donde se hace camino al andar, aprendiendo a combinar el trabajo enfocado con el “potencial caos” de las redes sociales. Donde hay seguimiento de resultados, pero también de intentos y de sensaciones; donde hay apoyo por parte de la empresa y también desarrollo autodidacta por parte del empleado.

3. Diseñar una organización que vaya más con la naturaleza de las personas

Nos empeñamos en diseñar procesos productivos que nos marquen el ritmo, pero lo cierto es que a muchas personas se nos da mejor que nos dejen un campo relativamente abonado, buenas herramientas, una pizca de supervisión y mucha autonomía.

Porque la mayoría aporta más cuando la estructura y la forma de trabajar se adapta a su carácter y a sus capacidades y también a sus expectativas y ambiciones personales, cuando la relación con la empresa es de más confianza y menos control.

Claro que hay quien necesita mucha dirección y supervisión. Diles que salgan a conversar a las redes y no harán nada en todo el día. Pero cuando se trata de liberar creatividad y compromiso, toca ofrecer contexto, al menos a quienes puedan y quieran aprovecharlo, pero también a quienes no sepan hacerlo aún.

Nuevos retos requieren nuevas organizaciones

No quiero caer en la trampa fácil de pensar que una organizaciones más plana y conectada deba tirar por tierra cualquier modelo de jerarquía con jefes al frente. Solo pretendo poner de relieve que existen nuevos modelos de organización que están funcionando.

Empresas que trabajan 100% en remoto y donde cada uno aporta en función de sus capacidades e intereses. Organizaciones líquidas que son grupos temporales de freelancers que se reúnen en equipos a medida, para abordar proyectos concretos. Empresas-plataforma que conectan a proveedores con demandantes de servicio…

Y podría seguir. La imaginación es el límite. Porque, cuando los humanos nos autoorganizamos en torno a las oportunidades, la motivación es alta y el resultado suele ser brillante. Es cierto que este modelo no se adapta a todas las personas ni (al menos hoy por hoy) a todas las actividades. Pero maximiza tanto el valor para el cliente, que conviene ir dándole una vuelta.

De acuerdo con el estadounidense David Perkins, que desde hace más de 40 años estudia cómo funciona la mente humana, buscando estrategias para desarrollar el pensamiento crítico y creativo, “una organización funciona y progresa a través de la conversación, siendo la calidad de estas conversaciones lo que determina el valor de la organización “. Y yo estoy muy de acuerdo, porque lo he visto funcionar.

Foto de Martin Sanchez en Unsplash