Guía básica ante la llegada de la factura electrónica obligatoria

Ha comenzado la cuenta atrás. Todo parece indicar que la Ley Crea y Crece se validará durante este mes de septiembre en el Senado para, posteriormente, entrar en vigor en dos fases, en función del tipo de compañía.

Objetivos de la Ley Crea y Crece

La Ley Crea y Crece recoge algunas novedades que impactarán de lleno en el ecosistema empresarial español, pues entre sus objetivos se encuentran los siguientes:

• Digitalizar las relaciones empresariales.
• Abaratar los costes de transacción.
• Facilitar la transparencia en el tráfico mercantil.
• Combatir el fraude y la evasión fiscal.
• Atajar la morosidad en las operaciones comerciales.

Una de sus ventajas más reseñables, además de simplificar y agilizar los trámites, es que reduce el coste económico de la creación de empresas. En concreto, permitirá la constitución, a través de medios digitales, de compañías con un capital social mínimo de un euro (frente a los 3.000 euros mínimos que se exigen en la actualidad) y en menos de 10 días.

2025, el año de la e-factura para todas las empresas

Pero otra de las más significativas novedades de esta ley es la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las compañías. Por un lado, las empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán que aplicar esta medida en el plazo máximo de un año desde la publicación de la ley en el Boletín Oficial del Estado.

Por otro, el resto de empresas cuya facturación anual sea inferior a 8 millones de euros deberán aplicarla en un plazo de tres años.

En resumidas cuentas: en 2025 será de obligado cumplimiento para cualquier tipo de compañía en España, independientemente de su tamaño y sector de actividad.

A través de esta nueva ley, España se suma al resto de países de la UE que ya utilizan la factura electrónica para operaciones comerciales entre empresas (B2B) . Ahora bien, ¿cuáles son las principales claves de la implantación de la e-factura?

Claves de la implantación de la factura electrónica

Diana Salazar, experta en facturación electrónica, las resume en el siguiente listado:

• Se deberán emitir facturas electrónicas a los clientes, ya sean empresas o autónomos.
• Ya no será necesario el envío de la factura en papel, sino que se podrá realizar, por ejemplo, a través de portales de publicación con completa trazabilidad. En ellos el receptor podrá visualizar sus distintos estados (recibida, leída, no leída), descargarla o imprimirla gratuitamente (previo consentimiento del cliente).
• Se deberá dar acceso al cliente para consultar todas las facturas electrónicas generadas, como mínimo, durante los últimos cuatro años.
• La empresa también se convertirá en “receptora” electrónica de las facturas de sus proveedores.
• La facturación electrónica tiene el mismo valor legal que la tradicional. En lo que respecta al uso, la digitalización de las facturas tiene una triple vertiente y puede ser implementada con clientes, proveedores y administración pública.
• Los proveedores de facturación electrónica con experiencia internacional permiten implementar el envío y recepción de facturas electrónicas tanto en España como en el resto del mundo.

Ventajas de la e-factura

Salazar afirma que el principal beneficio para las empresas es la automatización de todo el ciclo de creación, envío, almacenamiento y recepción de las facturas de clientes y proveedores.

A su juicio, la facturación electrónica facilita las tareas diarias de los departamentos de administración, contabilidad, pago a proveedores y compras.

Asimismo, la experta de Generix Group considera que si la empresa tiene clientes dentro de la UE o en Latinoamérica, estará mejor preparada para cumplir con los requerimientos de sus clientes, dado que en estas zonas geográficas ya está vigente desde hace años para la facturación entre compañías.

Respecto al abaratamiento de costes, Salazar no solo destaca los relativos al ahorro de papel, sino también los relacionados con los procesos de validaciones automáticos y sus consecuentes ganancias de tiempo. Por ello, en su opinión, el retorno de la inversión sería significativamente rápido.

Por último, Salazar reconoce la contribución de la tecnología y de los softwares de facturación electrónica, mediante los que las compañías pueden ofrecer a sus proveedores un servicio de portales colaborativos, que permitirá a sus proveedores el envío de las facturas a sus clientes en diferentes formatos (EDI, XML, PDF).

Amenazas de la factura electrónica

Más allá de las ventajas que conlleva la implantación de la e-factura, la Ley Crea y Crece también obliga a que los servicios de facturación electrónica puedan operar entre sí y de forma gratuita para el usuario, lo que supone algunas amenazas.

En este marco, Salazar advierte de que las plataformas de facturación electrónica deberán ser lo suficientemente versátiles y robustas para recibir facturas electrónicas y no hacer incurrir en problemas a sus usuarios. Alerta asimismo de que las empresas que incumplan esta obligación podrían acarrear sanciones de hasta 10.000 euros.

La tecnología, una gran aliada

El salto del papel a lo digital cuenta con una aliada imprescindible: la tecnología. Esta posibilita la automatización del envío y la recepción de las facturas, conciliarlas con las mercaderías recibidas y las órdenes de compra, validarlas a través de flujos de aprobaciones para luego integrarlas directamente en el ERP que la empresa ya esté utilizando, a través de simples ficheros de intercambios de datos, de forma rápida, libre de errores humanos y con una mayor eficacia…

“Gracias a la digitalización, se reducen costes en el almacenamiento en papel y se mejora la visibilidad de las facturas en tiempo real, lo que permite aumentar la productividad, agilizar la gestión de pagos y mejorar la satisfacción del cliente”.

Finalmente, Salazar agrega que “la tecnología es la mejor aliada para automatizar procesos y descargar a los departamentos de administración de tareas laboriosas, al reducir errores, agilizar el propio funcionamiento de la facturación y abrir la posibilidad de dedicar tiempo a tareas de mayor valor añadido”.

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