Factura electrónica: una puerta de entrada al ahorro para las pymes

Más de un tercio de las pymes españolas utilizó la factura electrónica para la gestión de su contabilidad. La e-factura es uno de los primeros y más sencillos pasos hacia la digitalización de la empresa, pero quizá por ello, no siempre se le presta la suficiente atención, aunque implica un significativo ahorro. 

En un segmento empresarial tan sensible como el de la pequeña y mediana empresa, quizás resulte motivador recordar que la factura electrónica también es sinónimo de optimización de costes, tal como se desprende del Estudio comparativo del uso de la factura electrónica en España 2019-2020,

El coste medio por la emisión de una factura en papel asciende a 7,22 euros, mientras que en formato electrónico es de 2,27 euros. Pero en la emisión también hay un interesante margen de ahorro por factura: de los 4,46 euros en papel a los 1,64 euros de la electrónica.

Quizá ese 34,78% de pymes que utilizó la e-facturación lo hizo al constatar este potencial de ahorro.

Los tres ahorros de la e-factura

El estudio de Seres observa cómo el uso de la factura electrónica creció el 17,89% entre 2019 y 2020, año en que superó los 202 millones de facturas emitidas.  

Esto supone un ahorro de tres tipos:

• En gasto de gestión: el cálculo asciende a 1.571 millones de euros en su conjunto.
• Ahorro en tiempo de gestión: 737.212 horas en la recepción y 119.089 en la emisión de facturas. Supone un ahorro total de 433 años laborables.
• En impacto medioambiental: la factura electrónica impidió la tala de 11.296 pinos.

Las ventajas operativas de la e-factura

Al margen de esa estadística, hay otro tipo de ventajas o ahorros incluso más interesantes. Seres lo concreta en seis puntos:

1. Acorta los ciclos de tramitación, incluido el importante plazo del cobro, vital para la generación de flujo de caja.
2. Reduce errores humanos, como resultado de la automatización total o parcial de los procesos.
3. Reduce al mínimo el espacio de almacenamiento de los archivos físicos de facturas, y los costes asociados al mismo.
4. Mejora el servicio de atención al cliente.
5. Contribuye a la modernización de la economía y al desarrollo de la sociedad de la información.
6. Facilita la lucha contra el fraude.

Por último, no se puede obviar que la factura electrónica es obligatoria para la contratación pública con cualquier administración pública española y europea.

Uso de la factura electrónica

Para aquellos que aún dudan si adoptarla o no como su estándar de gestión, quizás les pueda inspirar otra batería estadística del uso de la e-factura en España durante 2020:

Ranking por actividad económica (en emisión de e-facturas)

• Industria manufacturera: 30,70%.
• Sector retail: 29,92%.
• Construcción: 6,04%.
• Suministradoras de agua y energía: 5,89%.
• Comercio: 4,36%.

Ranking por comunidades en uso de e-factura

• Comunidades que emiten más facturas electrónicas: Madrid, Cataluña, Andalucía, País Vasco y Comunidad Valenciana.
• Comunidades que reciben más facturas electrónicas: Madrid, Cataluña, Andalucía, Galicia y Comunidad Valenciana.

Ranking por tamaño de empresa

• Pequeñas empresas: son los mayores emisores y receptores con el 34,78 y el 32,09%. El estudio destaca la incorporación de la microempresa a la tendencia.
• Mediana empresa: 34,02% y 25,11% en emisión y recepción, respectivamente. 
• Gran empresa: 15,78% y 13,65% en emisión y recepción, respectivamente.

¿Qué es una factura electrónica?

Este último apartado sirve para recordar a todos que el concepto no tiene mayor misterio: una factura electrónica es, por encima de todo, una factura. Tiene los mismos efectos legales que una en papel como justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Su principal diferencia es que se expide y recibe en formato electrónico. Pero eso no nos exime de cumplir con sus obligaciones fundamentales:

• Debe ser legible; en la e-factura lo garantiza el programa informático que la crea o recibe.
• Debe garantizar la identidad del emisor y que el contenido no ha sido modificado. Esto se consigue por diferentes caminos, desde la firma electrónica al intercambio electrónico de datos EDI y otros formatos estandarizados. El modelo siempre debe contar con el visto bueno de la Administración Tributaria, que valora que exista una conexión auditable y fiable entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Desde el punto de vista técnico, la Agencia Tributaria diferencia entre dos formatos:

• Facturas en formato estructurado. El futuro de la e-factura pasa por estas soluciones, que pueden ser generadas y tramitadas automáticamente por los sistemas de la empresa que emite la factura. Del mismo modo, el receptor puede abonar y contabilizar con herramientas digitales.  
• En formato no estructurado. Es el modelo más simple de la e-factura, aquella que simplemente ha sido migrada a una imagen digital a través de un escaneo o un fichero PDF como vías más habituales. Pero incluso estas representan un ahorro para las empresas. 

Sage One, una buena opción para facturar

Existen aplicaciones y servicios en el mercado para llevar, de forma online, desde cualquier lugar y dispositivo (incluso desde el móvil), no solo la facturación de una empresa, sino también la contabilidad. Un ejemplo de ello es Sage One.

Entre sus ventajas destacan las siguientes:

• Permite crear presupuestos, facturas, albaranes, registrar pagos e ingresos, que automáticamente se incluirán en los libros de contabilidad.
• Ayuda a gestionar los stocks, con lo que siempre se podrá tener cubierta la demanda sin almacenar de más.
• Permite generar tickets de compra que se integran directamente en las cuentas.
• Da acceso a la situación del negocio en todo momento: compras, ventas y flujo de caja.
• La contabilidad se genera automáticamente, con lo que es posible liquidar los impuestos con la Agencia Tributaria en tan solo unos clics.
• La información crítica del negocio estará siempre segura, ya que ayuda a cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
• Tiene versión web y app móvil.
• Dispone de un asistente virtual que ayuda a registrar los movimientos desde el móvil.