Digitalización de las pymes: ¿cómo llevarla a la práctica?

En los últimos años y sobre todo en los últimos meses la palabra digitalización ha sido y es la keyword más usada en cualquier conversación relacionada con las pequeñas y medianas empresas, los empleados, el futuro de la economía y la evolución de la sociedad.  

Pero ¿qué es la digitalización de las pymes?, ¿qué ventajas y beneficios tiene?, ¿cual será su impacto?

Veremos estas y otras cuestiones a continuación, pero antes, unas reflexiones que nos ayudarán a entender mejor el contexto de la digitalización de las pymes de forma objetiva. 

¿Sabías que…? 

• El 45% de las pymes dicen no tener un socio de referencia que las acompañe desde la detección de necesidades, hasta la instalación y puesta en marcha, formación y soporte de las soluciones tecnológicas.
• El 67% de las pymes estarían interesadas en contratar una empresa tecnológica que las ayude a realizar un diagnóstico sobre su grado de digitalización y que además las asesore sobre los pasos que han de seguir para su implantación.
• Solo el 26% de las pequeñas y medianas empresas afirma que sus empleados tienen un nivel de digitalización alto. 
• El 57% de las pymes considera que sus empleados deben tener más formación en competencias digitales. 
• El uso de las webs de las pymes se ha incrementado un 66% y su venta por Internet ha crecido un 61% en relación con la situación previa a la COVID-19.
• En España el 70% de los ciberataques tienen como objetivo principal las pymes. 
• Conociendo todo lo que aporta la digitalización, el 64% de las pymes afirman estar mucho más interesadas en invertir en soluciones tecnológicas ahora que antes del coronavirus.

Por último, ¿sabías que el 70% del empleo en España lo generan las pymes? 

Es el momento de las pequeñas y medianas empresas y por ello es clave ayudarlas a digitalizarse.   

¿En qué consiste la digitalización de las pymes? 

¿Es la digitalización un medio o un fin en sí mismo? En muchas conversaciones con clientes observo que la percepción que se tiene es que la digitalización es un fin y, personalmente, lo considero erróneo. El fin de la digitalización de una pyme es la de crecer en ingresos, vender más, ofrecer una experiencia de cliente excelente, ser más relevante en su sector, más competitiva, etc. Por ello, considero que la digitalización es una herramienta o medio y no un fin.  

Dicho esto, ¿qué se entiende por digitalización? Aquí también existen diferentes percepciones. Algunas empresas piensan que digitalizarse es tener un perfil en las redes sociales y publicar contenido, otras creen que digitalizarse es tener una web informativa o simplemente eliminar el papel de sus procesos ¿Es erróneo esto? Yo creo que no es erróneo, siempre que estas acciones estén dentro del Plan Estratégico de la empresa. Pero si no están dentro un plan de acción concreto, bien orquestado y con objetivos perfectamente definidos, estas acciones individuales no harán por sí solas que una empresa se digitalice. 

Por tanto, podemos definir la digitalización como el proceso continuo en el que una empresa es capaz de transformar a los empleados y cada uno de sus procesos para conseguir su objetivo. Y este proceso no solo está relacionado con las comunicaciones, los sistemas TI, etc., sino que también abarca la transformación cultural de la plantilla y la capacitación de los empleados para abordar el día a día de forma productiva, eficiente, ordenada y segura. Es un proceso global para toda la empresa, desde la dirección hasta la última incorporación. 

Evolución constante de la digitalización

Muchos otros clientes me trasladan, de forma muy coherente, que la digitalización de las pymes tiene un punto inicial pero no un punto final, ya que como he comentado antes, al tratarse de un proceso continuo, siempre está en constante evolución, para buscar nuevas mejoras para la digitalización de sus procesos y eficiencias con el fin de conseguir que la empresa no se quede atrás. Para ello, cada vez hay más pymes que, de forma obligatoria, destinan parte de su presupuesto anual a nuevas mejoras de sus procesos, lo cual considero un acierto total. 

Uno de los pasos más importantes para iniciar este proceso de digitalización es conocer el punto en el que se encuentra la empresa y para ello es clave analizar su grado de digitalización (por ej. del 0 a 10) en función de una serie de criterios. Para ello, es preciso contar con un socio tecnológico que acompañe a la empresa en todo este proceso. Pero este punto lo veremos más adelante. Antes, analicemos sus ventajas. 

¿Qué beneficios tiene la digitalización para las pymes? 

Aún sigue siendo elevado el número de empresas que piensan que la digitalización no va con ellas, bien porque son negocios pequeños y creen que no lo necesitan, bien porque ya invirtieron hace unos años en nuevos equipos y no tienen que invertir más o bien porque la digitalización es solo para empresas que venden por Internet, etc.

Las pymes deben saber que no digitalizarse tiene riesgos importantes, como es enfrentarse a una reducción real de su actividad o incluso al cierre del negocio a corto o medio plazo.  

La empresa debe tener claro qué quiere conseguir, ya que la tecnología permite afrontar cada una de las fases a la que se enfrentará. Es invertir para crecer, para ser más ágiles y competitivos en su sector. Las empresas de todos los sectores están llevando a cabo planes para digitalizarse y es seguro que “tu competidor” querrá anticiparse y ser mejor que “tu empresa” para captar más y mejores clientes. 

Digitalizarse no es una opción, es una necesidad y además te diría que es una obligación, y no hacerlo es arriesgarse a desaparecer en los próximos meses.  

El futuro de las empresas es digital

¿Cuáles son las ventajas de digitalizarse? Prácticamente infinitas. Estas son algunas de ellas: 

• Satisfacción y experiencia excelente de cliente, al mejorar los tiempos de respuesta para dar solución a sus pedidos, peticiones, averías, etc. 
• Omnicanalidad: tu empresa estará donde estén tus clientes, no al revés. 
• Mejor comunicación con tus proveedores, clientes y generar confianza. 
• Aumento de la productividad y rentabilidad. 
• Diversificación del negocio y ampliación de las oportunidades de obtener más ingresos y ventas. 
• Acceso más ágil a la información y toma de mejores decisiones. 
• Automatización y simplificación de procesos que ahora son manuales. 
• Empleados más satisfechos. Mejora exponencial del clima laboral. 
• Captación de nuevo talento: una empresa digital atrae a los mejores talentos y perfiles para trabajar y hacerla crecer. 
• Mejora de la imagen de la empresa, interna y externa. 
• Optimización de las condiciones laborales: al mejorar los procesos y ahorrar en costes, se pueden mejorar las condiciones de los empleados, lo que hace que estos tengan más sentimiento de pertenencia. 

¿Cómo elegir al compañero de viaje correcto para la digitalización de tu empresa? 

El 80% de las pymes dicen no saber cómo abordar la digitalización. Estos son los obstáculos más frecuentes que se encuentran a la hora de emprender este proceso:

1. Falta de conocimiento

Las empresas no necesitan un socio tecnológico que venda sus productos y servicios sin más, sino uno que, en base a su experiencia, conocimientos, relación de confianza, etc., ayude a la empresa a crear el Plan Estratégico (si aún no lo tiene), a preparar un escenario de trabajo con un roadmap claro con objetivos a corto/medio plazo y a ejecutar cada fase para garantizar el cumplimiento del Plan Estratégico.  

Un compañero que se ponga en los zapatos de la empresa y que comprenda sus necesidades. Pero digitalizarse no es solo comprar tecnología, lo más importante es el cambio cultural y, en este punto, el socio tecnológico es un pilar fundamental para acompañar a la empresa durante todo el proceso. 

Si quieres que tu empresa se transforme y se digitalice, debes empezar por transformar a tus empleados. Si no se transforman las personas, sino tienen claro qué les aporta y ofrece la tecnología en su día a día, la puesta en marcha de un proceso de digitalización no funcionará.  

Que los empleados se transformen pasa de ser una elección a una acción vital para la continuidad de la empresa. La formación es responsabilidad de la empresa, pero el aprendizaje es responsabilidad del empleado. Por tanto, la digitalización de una empresa también empieza cuando el empleado decide que tiene que transformarse. 

2. Confianza en el proveedor

El proceso de digitalización no es un camino sencillo, es un viaje totalmente nuevo para la pyme, y como tal (siendo claros y transparentes) surgirán inconvenientes que habrá que solucionar en tiempo real. Este es otro de los motivos por el que las empresas necesitan un socio que tenga las capacidades y la experiencia para abordar y resolver cada obstáculo durante el proceso. 

Cuando hablo con las empresas para ayudarlas en su proceso de digitalización, es sorprendente el porcentaje de las mismas que indican que iniciaron su transformación de la mano de socios que no estaban preparados, y afirman que elegir un socio tecnológico sin experiencia fue el error más grave que cometieron. Como decía antes, digitalizarse no es solo vender o comprar productos tecnológicos.  

3. Factores económicos

Cada día, y sobre todo en este último año, me encuentro con empresas que han tenido una experiencia negativa en su proceso de digitalización, ya que confiaron sus inversiones en partners sin el músculo técnico-financiero necesario para ejecutar su proyecto.  

Si esto se suma a que las empresas están sufriendo notablemente las consecuencias de la pandemia, a veces les resulta casi imposible abordar de nuevo un proceso de digitalización real y muchas están abocadas al cierre. 

Ventajas de digitalizar tu empresa con Telefónica 

No hay una receta única de digitalización para todas las empresas. Por este motivo, es muy importante contar con un socio que realmente tenga todas las capacidades necesarias para llevar a cabo cada proyecto de digitalización. 

Y aquí es donde Telefónica se convierte en el mejor socio tecnológico para las pymes, al contar con cuatro pilares clave: 

• Experiencia y conocimiento en todos los sectores.
• Porfolio de soluciones digitales único, que incluye todos los servicios que necesita una empresa para digitalizarse. 
• Capacidades financieras que garantizan el éxito de los proyectos TIC de las empresas.
• Un equipo experto y cualificado para llevar a cabo los proyectos extremo a extremo. 

El proceso de digitalización no empieza cuando se definen las fases que hay que trabajar o los servicios que se han de contratar. En Telefónica, dicho proceso comienza con la primera conversación entre el equipo de Telefónica y el cliente. 

Para explicarlo de forma gráfica, el cliente pone el terreno y el equipo de Telefónica se convierte en el arquitecto que dibuja los planos (del proceso de digitalización), jefe de obra, operarios, etc., trabajando de forma vertical y transversal todo el proyecto, para que el cliente solo se ocupe de su negocio. Telefónica no solo desarrolla y construye el proyecto, sino que ofrece la mejor formación y soporte posventa para cada solución. 

Propuesta de valor de Telefónica para las pymes

En cuanto a la propuesta de valor para las pymes, Telefónica está perfectamente legitimada para ser el partner en la digitalización de las pymes españolas.  

Comunicaciones

Cuenta con la mejor y más rápida cobertura de fibra y móvil (4G y 5G). Y, por ello, tiene la capacidad de evolucionar a las pymes con las mejores soluciones de comunicaciones. Hablamos de Fusión Digital, la mejor solución de conectividad de alta velocidad y comunicaciones fijas y móviles del mercado. Pero no es solo una centralita en la nube, es mucho más.  

Movistar Fusión Empresas es la columna vertebral sobre la que pivotan el resto de las soluciones digitales para las pymes: cloud, ciberseguridad, puesto de trabajo, marketing digital y procesos internos para las pymes. Es una solución viva, es decir, que está en continua evolución. Por tanto, todas las pymes que lo contraten se benefician de todas las nuevas funcionalidades y mejoras en tiempo real.  

Y lo mejor de todo, con Telefónica cada pyme podrá ir creciendo en servicios digitales según vaya necesitando más soluciones, adquiriendo los servicios que realmente necesita, no más. 

Cloud

En cuanto a soluciones cloud, Telefónica ha cerrado las alianzas más importantes del mercado junto a Microsoft, Google, Amazon, etc., para que todas las pymes puedan evolucionar a la nube acompañados del equipo de expertos de Acens.

Las pymes contarán con el abanico más completo de servicios cloud, como son:

OneCloud con discos SSD

Con OneCloud podrán migrar sus proyectos a la nube y gestionar su negocio desde cualquier lugar, con aplicaciones instalables con un solo clic, tráfico ilimitado, firewall y anti-DDoS incluidos y además soportado y alojado desde España. 

Podrán crean servidores de una manera fácil y rápida siguiendo una interfaz intuitiva que guía en el proceso, seleccionar el nombre del servidor, su tamaño y el sistema operativo o aplicación. Y todo desde un panel responsive que se adapta a móviles y tabletas. 

Y como decía antes, este es el inicio, a medida de la pyme vaya creciendo, podrá ir evolucionando en otros servicios Cloud como Cloud Datacenter o proyectos específicos de Cloud híbrida, Cloud privada o Autogestionada.  

Para ello, Acens cuenta con un equipo experto de ingenieros que acompañarán a la pyme en este proceso de crecimiento.

Cloud Backup

Es la mejor solución de backup profesional para las pymes. Tiene dos variantes: 

Cloud Backup PC. ¿Alguna vez se te ha estropeado el disco duro del PC y has perdido la información? O lo que es peor, ¿te han robado tu portátil y has perdido todo? Con Cloud Backup PC los empleados de la empresa tendrán la información disponible para restaurar sus portátiles desde la nube en cualquier momento. 

Cloud Backup Servidor: el mejor backup de servidores, aplicaciones y máquinas virtuales en la nube. Seguro, flexible y escalable según necesidades. 

Microsoft 365

Se trata de la plataforma que ha reinventado la forma de trabajar de los empleados. La licencia Empresa Estándar incluye el paquete ofimático de Office, para que cada empleado pueda tener las versiones completamente instaladas y actualizadas de Outlook, Word, Excel, PowerPoint y OneNote para Windows o Mac (además de Access y Publisher solo para PC).  

Tanto la licencia Empresa Básica como la Estándar incluyen Teams, servicio de Microsoft 365 para dotar a cada empleado de las herramientas necesarias para sus reuniones internas o con cliente y proveedores. 

Microsoft 365: Principales funcionalidades y ventajas #Infografía

Puesto de trabajo y soporte

Con Telefónica, las pymes podrán acceder al más completo y competitivo catálogo de terminales y microinformática (PC y Mac) que se actualiza cada mes para ofrecer siempre las últimas novedades. 

Con estos servicios, cada pyme convertirá a sus empleados en 100% digitales, aumentando su productividad, rendimiento, movilidad y satisfacción. 

Pero ¿qué ocurre cuando los empleados de una pyme tienen incidencias, dudas, etc. acerca de su puesto de trabajo, así como de las aplicaciones corporativas? ¿Qué sucede cuando un empleado trabaja en remoto y no puede resolver estas problemáticas? ¿Cuánto le cuesta a una empresa tener a los empleados parados por tener incidencias relacionadas con su puesto de trabajo? 

Telefónica ha lanzado Tu Experto Tecnológico, la solución para que todas las pymes puedan digitalizar la gestión del puesto de trabajo de sus empleados. 

Con Tu Experto Tecnológico, los empleados sabrán cómo proceder de forma autónoma en caso de problemas con sus dispositivos (incluidos smartphones), estén donde estén, incluso teletrabajando.  

Esto es especialmente importante si tenemos en cuenta que:

• Solo el 20% de las pequeñas empresas cuenta con un departamento o personal específico especializado en informática o sistemas. Este porcentaje asciende al 42% en las medianas empresas. 
• El 41% los trabajadores demandan más apoyo tecnológico de su empresa para teletrabajar. 

Allí donde un empleado tenga una incidencia relacionada con su puesto de trabajo, con Tu Experto Tecnológico tendrá un soporte en remoto 24×7, y también presencial en caso necesario y dependiendo de la licencia contratada. La empresa no tendrá quejas internas ni cuellos de botella para resolver sus incidencias técnicas.  

Las pymes que ya han contratado Tu Experto Tecnológico están viendo cómo sus empleados están más satisfechos ante la respuesta a incidencias y consultas sobre su puesto de trabajo. Y además ven que su empresa invierte en ellos, lo cual mejora la fidelidad del empleado a la empresa.   

¿Cómo puede una pyme poner en marcha un plan de ciberseguridad? 

Otro de los ejes más importantes es la ciberseguridad. Recuerda que en España el 70% de los ciberataques tienen como objetivo principal las pymes. Además,

• Uno de cada cinco empleados accede a enlaces de phishing que reciben por correo electrónico.
• El coste medio de un ciberataque para una empresa es de 102.000 €.

Amenazas y principales ciberataques en 2021 (Infografía)

La respuesta a gran parte de estos problemas es Tu Empresa Segura, la mejor solución de ciberseguridad para pymes que Telefónica acaba de lanzar.  

La solución consta de tres paquetes más una serie de addons o módulos adicionales que la empresa puede elegir según sus necesidades, lo que hace que la solución sea totalmente flexible y adaptable a todas las pymes, desde la opción básica de ciberseguridad hasta el nivel más avanzado o premium. 

• Paquete Básico: incluye navegación segura (protección de la actividad de navegación y búsquedas web); antivirus/antiransomware (antivirus empresarial con protección avanzada ante amenazas desconocidas) y correo limpio (servicio cloud que ofrece protección completa del correo electrónico en tiempo real: spam, malware, phishing y amenazas avanzadas).
• Avanzado: abarca todo el paquete básico más protección de la sede (protege la red de tu sede permitiendo monitorizar, filtrar y aplicar políticas de seguridad a todo el tráfico saliente y entrante de Internet); y acceso remoto seguro de los empleados a su red corporativa a través de túneles VPN SSL o vía acceso web; así como concienciación (formación en ciberseguridad para los empleados).
• Paquete Premium: incluye el paquete básico y avanzado más protección de entornos cloud, para la aplicación de políticas de seguridad entre los empleados y las aplicaciones en modo SaaS.

Todo ello en un modelo de Seguridad Gestionada, con una gestión proactiva por parte del SOC-Pymes (Centro de Operaciones de Seguridad Pymes de Telefónica) para la puesta en marcha, gestión de solicitudes, monitorización proactiva de riesgos, participación en descubrimiento y mitigación de incidentes de seguridad.  

Experiencia de cliente

Respecto a la experiencia que puede aportar una pyme a sus clientes, Telefónica ofrece un amplio abanico de soluciones que va desde crear la web corporativa o tienda para vender sus productos hasta herramientas de marketing y posicionamiento para que la empresa esté en las primeras posiciones de su sector.  

Pero, si la empresa no sabe o no puede desarrollar la web o tienda online, Telefónica se pone a su disposición para hacer todo el desarrollo de principio a fin.

¿Recuerdas que comentaba antes que Movistar Fusión Empresas estaba en continua evolución? Ahora Telefónica ha reforzado Fusión Empresas con el servicio Wifi Pro. Con él, todas las pymes que tengan contratado Fusión Empresas podrán ofrecer a sus clientes y empleados cobertura wifi de calidad en su oficina o local, con capacidad de control y de explotación de los datos de uso. 

En este punto, es fundamental saber que:

• El 91% de los usuarios tiene un smartphone. 
• El 94% de los huéspedes de los hoteles/hostales valoran el wifi como lo más importante. 
• El 72% de los comercios con wifi mejoran sus ventas. 
• El 74% de los usuarios están dispuestos a recibir promociones vía wifi. 
• El 84% de los clientes usan su teléfono en el momento de la compra. 

Por tanto, una empresa debe invertir en servicios wifi de calidad que aporten valor. Aún siguen siendo muchas las pymes que comparten el clave wifi del router con sus clientes y esta práctica, además de ser un grave agujero de seguridad, no aporta ninguna información ni datos de valor. Wifi Pro tiene todo lo que las pequeñas y medianas empresas necesitan para ofrecer el mejor servicio wifi a sus clientes y empleados. 

¿Y qué ocurre con los procesos internos de las pymes?

Telefónica cuenta con una completa propuesta para digitalizar los procesos internos de las pymes, desde las aplicaciones de negocio para la gestión financiera de la empresa (contabilidad, facturación, fiscalidad…) con Sage, el registro de fichaje y optimización de rutas y tareas de tus empleados desde el móvil con Geogestión, hasta la firma en movilidad de documentos, con plena validez legal con Firma Digital. 

En resumen, Telefónica cuenta con el mejor ecosistema de soluciones digitales TIC para las pymes, empezando por las comunicaciones y terminando en los procesos, pasando por los servicios cloud, ciberseguridad, puesto de trabajo y experiencia de cliente.