Decisiones clave para la productividad de tu pyme

Mejorar la productividad de tu pyme no es una tarea fácil. La presión del día a día y los constantes imprevistos no ayudan a encontrar un momento de calma en el que pensar qué debe cambiar para poder mejorar. Y pretender que las cosas mejoren sin cambiar nada en la forma de gestionar tu pyme es un objetivo muy poco realista.

Así que parece que el primer reto al que hay que enfrentarse es encontrar la forma y el momento de decidir qué debe seguir como hasta ahora y qué debe cambiar. Estas decisiones suponen un reto en la medida que deseamos asegurar que los cambios no afecten negativamente a lo que funciona bien y, por supuesto, no empeoren lo que ya funciona mal.

¿Qué podrías hacer para tomar decisiones de forma relativamente rápida y sencilla con mínimo riesgo de equivocarte?

Una de las opciones que mejores resultados nos suele dar es hacer un análisis rápido basado en el Principio de Pareto, también conocido como “regla del 80/20”.

El análisis que te propongo consiste en los siguientes pasos.

En primer lugar, identifica qué áreas quieres analizar. Imagina, por ejemplo, que son Ventas y Administración.

En segundo lugar, identifica, dentro de cada una de esas áreas, lo siguiente:

1. Qué 20% de actividades generan el 80% del valor añadido que produce esa área.
2. Qué 20% de actividades supone el 80% de la carga de trabajo de las personas de esa área.
3. Qué 20% de actividades supone el 80% de los problemas cotidianos a los que se enfrentan las personas de esa área.

No veas este análisis como una pérdida de tiempo ni te lo tomes a la ligera o des por sentado que las cosas son como tú crees. Que te tomes en serio este ejercicio es clave, porque la calidad de las decisiones que finalmente tomes dependerá, sobre todo, de lo buena que sea la información en la que te basas para tomarlas.

Una vez dispongas de esta información, las decisiones son mucho más sencillas y responder a estas preguntas te puede dar pistas de en qué dirección seguir.

• ¿Qué podrías hacer para que ese 20% de actividades que generan el 80% del valor generaran aún más?
• ¿Qué pasaría si dejaras de hacer alguna de las actividades de ese 80% que solo generan el 20% del valor?
• ¿Qué podrías cambiar para que ese 20% de actividades que suponen el 80% de la carga de trabajo fueran más eficientes?
• ¿Qué podrías cambiar para solventar ese 20% de actividades que supone el 80% de tus problemas?

A menudo pensamos que los cambios significativos exigen esfuerzos significativos, pero en realidad esto no tiene por qué ser así.

Si quieres comprobarlo, dedica una mañana a hacer este ejercicio con tu equipo, obtén la información de la gente que hace el trabajo, no de los sistemas ni de los informes, toma una decisión por área e implántala.

Si te gusta el resultado, repite esta dinámica un par de veces al año.

Te sorprenderá ver lo sencillo que puede llegar a ser lograr mejoras importantes con pocos cambios, si estos están bien elegidos y son realmente decisiones clave para la productividad de tu pyme.

Imagen @Bert Kaufmann, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0