Creación «online» de empresas, una realidad en 2021

En un par de años, como máximo, cualquier emprendedor podrá crear una empresa y llevar a cabo el proceso íntegramente de manera online. A día de hoy, se pueden hacer ciertos trámites por Internet, pero uno de los pasos sigue requiriendo la presencia física del interesado. Estamos hablando de la firma ante notario.

Con la nueva Directiva 2019/1151 sobre la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de Sociedades, se agiliza la constitución de sociedades y se garantiza la máxima seguridad jurídica en el proceso, para que cualquier persona interesada pueda crear una empresa de manera online y sencilla a través de su ordenador.

Se trata de una normativa europea aprobada en junio de este mismo año, que fija un plazo de otros dos -concretamente en el mes de agosto de 2021-, la fecha tope para su transposición a las normativas nacionales. 

Pero, ¿cómo será el procedimiento? ¿Cuál será el papel de los notarios? ¿Y los requerimientos para llevarlo a cabo?

Los notarios, pieza clave para agilizar los trámites

En realidad, la nueva Directiva europea lo que busca es favorecer y agilizar los trámites para la constitución de sociedades, tanto nacionales como transfronterizas, en un escenario cada vez más digitalizado. 

Al incorporar las herramientas digitales al proceso de creación de sociedades, la directiva europea también busca reducir costes, tiempos y cargas administrativas asociadas a dicho proceso, en particular para las empresas de menor tamaño.

Y en todo este procedimiento se otorga un papel esencial a los notarios, que garantizarán la creación de empresas de manera legal, identificando y verificando la autenticidad de los empresarios y su capacidad jurídica, y asesorándolos al mismo tiempo en los trámites para llevarlo a cabo.

Pero la directiva dice más cosas, entre las más significativas:

• Modelos online. En su artículo 13, la directiva europea especifica que los Estados miembros facilitarán modelos de escritura para la constitución online de empresas y que, además, deben estar disponibles en portales y sitios web.
• Principio de “solo una vez”. Implica que las sociedades no tengan que presentar la misma información a la administración pública más de una vez. De la misma manera, cuando una sociedad quiera establecer una sucursal de su empresa en otro país de la Unión Europea, podrá utilizar los documentos que presentó la primera vez.

Procedimiento «online» para la creación de empresas

Según el Consejo General del Notariado, la constitución online de sociedades contemplarán los siguientes pasos:

• Identificación mediante DNI electrónico: el futuro empresario se pondrá en contacto con un notario elegido libremente mediante videoconferencia y se identificará mediante DNI electrónico.
• Comprobación de veracidad: el notario comprobará la veracidad de la identidad del socio fundador, apoyándose en el DNI electrónico y en la imagen de la videoconferencia.
• Asesoramiento jurídico: el notario asesorará al futuro empresario y adaptará las escrituras a sus necesidades.
• Comprobación de la aportación de capital: el notario constatará digitalmente que se ha realizado el pago bancario por el capital de la futura empresa.
• Firma electrónica de escritura: si todo está correcto, se procede a la firma electrónica de la escritura.
• Recibo de copia digital: el futuro empresario recibirá inmediatamente copia de la escritura digitalmente certificada.
• Al mismo tiempo, el notario efectuará el envío online de la escritura pública al Registro Mercantil.

Además, los notarios podrán realizar, si así se lo piden, los siguientes trámites de manera online:

• Pedir a Hacienda el Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional.
• Liquidación de los impuestos correspondientes. 

Transparencia y seguridad jurídica

Con esta nueva directiva, el proceso para la constitución de empresas será mucho más sencillo y rápido, pero seguirá contando con todas las garantías de seguridad jurídica. 

La verificación de los documentos será constante y se comprobará igualmente la identidad de las personas involucradas en cada fase de los trámites, para evitar el blanqueo de capitales o la financiación de actividades ilegales.

Por su parte, la verificación de identidad estará sujeta a la regulación europea eIDAS N910/2014 para las transacciones electrónicas dentro del mercado interno, aprobada en 2014 para garantizar un entorno digital seguro.

Por delante tenemos algo más de un año y medio para transponer la norma a nuestro ordenamiento jurídico y agilizar los trámites y el proceso de creación de las empresas, no solo para los emprendedores de cada país, sino también para hacérselo más fácil a las empresas europeas, pues otro de los efectos que persigue esta normativa es la ruptura de fronteras entre los estados miembros de la Unión Europea y la movilidad transfronteriza de las empresas.