Cómo configurar respuestas automáticas en Whatsapp con el móvil

En los negocios online, aunque tienen la ventaja de estar “abiertos” las 24 horas del día, no todo el tiempo hay alguien disponible para atender a los clientes.

Una opción muy completa, para que no se pierda ninguna llamada y con múltiples posibilidades, es contar con una centralita virtual, con locución de bienvenida, número único y gestión de colas de espera, multiconferencias y mantenimiento incluido.

Si solo necesitas respuestas automáticas sencillas a través de un chat en el móvil, como la confirmación de recepción de un mensaje e informar sobre tu disponibilidad, puedes recurrir a Whatsapp. Eso sí, para programarlas, tendrás que ayudarte de aplicaciones externas o usar Whatsapp Business.

Veamos a continuación cómo crear un mensaje de autorresponder en Whatsapp con Android e iOS.

Cómo autorresponder en Whatsapp con Android

Desde Whatsapp no se puede configurar ningún mensaje. Es preciso crear un autorresponder para Whatsapp con la ayuda de una aplicación. Una de ellas es AutoResponder para WhatsApp o WA, en su versión gratuita.

Estos son los pasos para que empieces a utilizarla:

1. Descarga la app AutoResponder para Whatsapp

Accede a Google Play para descargarte la app con nombre «AutoResponder para Whatsapp» e instálala en tu smartphone.

2. Deja que la app tenga acceso a las notificaciones

Esta app para autorresponder mensajes con WhatsApp no funcionará si no le das permiso para leer tus notificaciones. Es lo primero que saldrá en tu pantalla cuando la instales. A continuación, haz clic en Aceptar.

Esta es la única forma para detectar que recibes un mensaje y, de este modo, poder responder de forma automática.

Si la app no te solicita permiso, deberás dirigirte a ajustes de notificaciones y manualmente darle permiso.

3. Crea tu mensaje

Una vez instalada la app y con acceso a las notificaciones, deberás crear tu primer mensaje para enviar un autorresponder.

A la hora de crear tu mensaje, sigue estos pasos y establece una regla:

• Para añadir una respuesta a todos los mensajes, pulsa en Todos.
• En el cuadro mensaje de respuesta, escribe el texto que quieres que se envíe al chat cuando se cumpla la regla. En este caso, la regla es cuando llegue cualquier mensaje.
• Elige el tipo de usuario: individuos, grupos o ambos.

Es importante que conozcas las diferencias entre la versión gratis de AutoResponder for Wa (o AutoResponder para WhatsApp) y la versión pro.

La versión gratuita te deja añadir respuestas automáticas sencillas con algunas limitaciones, solo para individuos. Mientras que con la versión Pro puedes configurarlo también para grupos, entre otras funcionalidades.

Con todo esto ya tendrás configurada tu respuesta automática de WhatsApp para Android. Si te decantas por la versión Pro, podrás también seleccionar el horario de envío.

Cómo configurar un autorresponder en Whatsapp para iPhone

Para activar y enviar respuestas automáticas en Whatsapp con iOS, deberás emplear Whatsapp Business.

Se trata de la versión de Whatsapp para empresas, aunque quien quiera puede usarlo. Dos de las funciones que destacan son los mensajes de bienvenida y de ausencia.

Estos son los pasos para configurar el autorresponder en Whatsapp Business:

1. Ve a la configuración de empresa

Una vez que hagas clic en Configuración de empresa de Whatsapp Business, tendrás acceso y podrás visualizar el resto de ajustes.

Ve a Herramientas de mensajería y verás las opciones de mensaje de ausencia y mensaje de bienvenida.

2. Selecciona mensaje de bienvenida

A continuación, selecciona mensaje de bienvenida. Este lo recibirá la persona que contacte por primera vez con tu negocio.

Así que deberás aprovechar este mensaje para presentarte, invitarle a tus redes, blog o newsletter, e incluso podrás enviarle algún contenido para que se descarguen algo de valor gratis.

3. Haz clic en mensaje de ausencia

Por último, ve a esta opción, que tiene más funcionalidades que la anterior:

• Activa la casilla Enviar mensaje de ausencia.
• Elige el horario: si quieres que se envíe siempre, puedes elegir un horario personalizado o que los mensajes lleguen fuera del horario comercial.
• Selecciona el tipo de destinatario: elige la opción Todos.
• Escribe tu mensaje: añade tu respuesta, que se enviará según la hayas configurado. En el mensaje asegúrate de añadir cuánto tiempo máximo tardarás en contactar con esa persona.

Como ves, configurar un autorresponder en Whatsapp es un factor clave para cuidar a tus clientes. Con este mensaje no solo informas sobre tu disponibilidad, sino que estás haciéndoles ver que te importan y que vas a resolver sus necesidades cuanto antes.

Foto de Adem AY en Unsplash