Cómo organizar un sistema GTD en tu empresa

Tú ya usas GTD (Getting Things Done) y disfrutas de las ventajas que te ofrece esta innovadora metodología de productividad personal. Gracias a ella, tu vida ha cambiado y has podido recuperar el control y la perspectiva. Aún te cuesta creerlo pero, por fin, el estrés ya no inunda tu día a día.

Sin embargo, en tu empresa las cosas no son así. Las interrupciones constantes, los repentinos cambios de prioridad, las urgencias de último minuto… Por si fuera poco, faltan manos, sobra trabajo y la situación económica no es precisamente una ayuda.

Sabes, porque lo vives a diario, que GTD podría dar un vuelco a la situación, pero no se te ocurre cómo hacerlo. Tú llegaste a GTD primero por curiosidad y luego por convicción. No fue fácil. La teoría, como es tan sencilla, engaña. Lo difícil es cambiar de hábitos, por algo dicen que somos animales de costumbres. Pero, aunque te llevó un tiempo, al final lo conseguiste.

Has hablado con tu equipo. Tu gente ha podido observar el cambio. Te preguntan. Tú cuentas tu experiencia pero tienes la sensación de que no acaban de entenderte. Te encantaría que todas las personas de tu empresa pudieran beneficiarse también de GTD y buscas la forma de hacerlo.

GTD es una metodología de productividad personal. Sí, eso ya lo sabías pero conviene recordarlo. No existe un “GTD para empresas”. ¿Cómo hacerlo entonces?

Lo ideal, y lo más sencillo, es que todas las personas de la empresa usen GTD. No parece una tarea fácil, pero puede intentarse.

Si te sientes con ánimos, puedes organizar algunas sesiones tú mismo en las que ir compartiendo no sólo la teoría de GTD, sino también tu propia experiencia. Si no te convence la idea, siempre puedes pedir a alguien de fuera en quien confíes que haga algún taller de formación en GTD para vosotros. Otra forma es prestar o regalar los libros de David Allen, el autor de GTD, para que la gente les eche un vistazo a ver si se anima por sí misma.

Y si ves que nada de lo anterior es viable, siempre puedes intentar cambiar un poco la cultura de la empresa.

Al final, GTD se resume en un par de ideas que son muy fáciles de explicar y que dan a las personas mucha libertad a la hora de implementarlas. La productividad no es el resultado de herramientas, trucos o recetas, sino simplemente de hábitos.

Organizarte es recuperar el control. Así de sencillo. Y para recuperar el control hay que dar una serie de pasos:

1. Necesitas hacer un inventario de materias o asuntos pendientes de decisión. Todo aquello para lo que no es evidente qué tienes que hacer debería incluirse aquí. Muchos de los temas que se “eternizan” en la empresa lo hacen por ese motivo, porque no está claro del todo qué hay que hacer al respecto.
2. Pensar y decidir qué vas a hacer con cada una de las cosas que has inventariado en el paso anterior: tirarla, archivarla, delegarla, posponerla, realizarla de inmediato, más adelante… Te sorprenderá lo mucho que se aclara y relaja la situación al finalizar este paso.
3. Organizar lo que vas a hacer en “contenedores” que te permitan trabajar de forma más eficiente: “llamadas”, “e-mails”, “recados”… Perdemos muchísimo tiempo y energía “saltando” de un tema a otro, sin contar el agobio que esto produce.
4. Revisar de forma periódica tu sistema o de lo contrario pronto perderá su utilidad. Si los contenedores no están al día, o el inventario queda incompleto o dejamos de aclarar regularmente qué hay que hacer con cada punto del inventario, el control se desvanece.

Si consigues que las personas de tu empresa desarrollen el hábito de aplicar los pasos anteriores a todo su entorno, incluyendo lo que tienen rondando por la cabeza, seguirán teniendo tanto trabajo como hasta ahora pero con dos grandes diferencias: habrán eliminado el estrés y tendrán claro qué hacer y qué no hacer en cada momento.

Esa es la evidencia de que has organizado un sistema GTD en tu empresa.

Foto @kevin dooley, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0