Cómo crear notas de prensa efectivas para tu pyme

La nota de prensa es el instrumento informativo de referencia que emplean las pymes para relacionarse con los medios.

Consiste en la elaboración de una información sobre un hecho relevante (el lanzamiento de un nuevo producto, la compra de una empresa, la salida al exterior o un nuevo arreglo comercial). Es de carácter informativo y se rige por unas normas que debemos conocer:

• Ser proactivos. Hay que generar la información y crear un foco de interés. Por eso hay que conocer el medio (¿generalista o especializado? ¿digital o sólo papel?), al periodista responsable de la sección (¿qué tipo de noticias le interesan?) y los tiempos de producción (¿a principios de semana? ¿antes?).

• Ser originales. Podemos utilizar la aprobación de una ley o la aparición de un dato relevante para publicar nuestra nota y captar la atención del periodista. A menudo los medios prefieren una nota creativa que sepa explicar a sus lectores los efectos de una normativa.

• Ser transparentes. Es mala estrategia el «a ver si cuela». Eso se llama publicidad y depende del área comercial. El periodista tiene que saber que ambos ganan: una buena nota de prensa favorece su trabajo y además refuerza la visibilidad de la pyme.

La estructura de la nota de prensa tiene que ser directa y concisa: a primera vista tiene que comprenderse la noticia. En periodismo lo llamamos las 5W : quién, qué, cuándo, dónde y  cómo. La nota tiene que incluir esta información básica y ordenar la información en forma de pirámide invertida. El titular recoge la idea básica, lo más importante, porque es lo que decidirá al lector a leer la información (o no). Recomiendo que sea informativa. En el subtítulo, podemos incluir más información con datos (cifras comparadas) o una declaración del responsable (gerente, director general o jefe comercial). Los números ayudan a entender la dimensión de una noticia. El cuerpo de la noticia desarrolla la información y se extiende hasta alrededor de las 700 palabras. En párrafo aparte y final, se incluyen 2 o 3 líneas de información corporativa, un nombre concreto y un teléfono directo de contacto. Recomiendo añadir en documento aparte información gráfica en resolución de alta calidad.

En relación con los contenidos, la nota de prensa tiene que ser clara e informativa. No valen los adjetivos ni la proliferación de fórmulas retóricas. Hay que ir a lo básico: sujeto+verbo+predicado. Es preferible que incluya datos y cifras (comparaciones con el sector, el año anterior o la situación general de la economía), así como declaraciones. El estilo directo es recomendable para entrecomillar las intervenciones del personal de la pyme y evitar malos entendidos. Hay que cuidar los aspectos formales y elegir una fuente legible (el tipo Arial es muy común, pero hay muchas otras más), así como un tipo de archivo estandarizado (pdf o rtf son habituales para evitar las incompatibilidades). Por último, el nombre del archivo debe incluir el nombre de la empresa y el titular para que el periodista pueda localizarlo fácilmente.

Las notas de prensa tienen que acumularse en el repositorio web. Es una fuente de documentación muy útil para el periodista, porque accede a información contrastada por orden cronológico. Para ello, tendremos que incluir unas palabras clave en el motor de búsqueda de la propia pyme y destinar un espacio preferente en la web. Asimismo, en el espacio dedicado a la documentación se puede añadir información estandarizada y otros documentos propios de la comunicación corporativa.

Foto @Freddy The Boy, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0