Cómo crear fácilmente un presupuesto de venta en Excel

Antes de realizar algunas ventas en nuestro negocio, es posible que el cliente nos solicite un presupuesto para tener una previsión de gasto antes de comprometerse a contratar nuestros productos o servicios.

Como el presupuesto no es un documento que se realice siempre que se va a producir una venta, es probable que no contemos con una plantilla para hacerlo, por eso vamos a ver cómo diseñar una sencilla plantilla de presupuesto en Excel, usando sólo un par de fórmulas.

El presupuesto tiene básicamente tres partes: un encabezado, las líneas en las que se detallan los productos o servicios y precios y el pie, en el que se resumen los datos y se especifica alguna información adicional.

Veamos cómo hacerlo en Excel paso a paso:

Lo primero es crear dos hojas en nuestro libro Excel, una se llamará “Documento” e incluirá la plantilla, y la otra se llamará “Información” y en ella incluiremos un listado de nuestros productos y servicios y la información de nuestro cliente.

Hoja “Información”

En la hoja de información podemos añadir:

En la columna A: el código de cada uno de nuestros productos y servicios. Si no lo tenemos, podemos crearlo en este momento.
En la columna B: la descripción que aparecerá en cada línea que añadamos al presupuesto.
En la columna C: el precio unitario de cada producto o servicio.

Podemos aprovechar la columna F de esta misma hoja para indicar los datos del cliente al que dirigimos el presupuesto.

Hoja “Documento”

En esta hoja tendremos la plantilla que dará lugar al documento final. Veamos cada parte en detalle:

Parte 1: Encabezado

En el encabezado tenemos el número de presupuesto, la fecha del documento, los datos de la empresa y los datos del cliente.

El número y la fecha los tendremos que actualizar cada vez que hagamos un nuevo documento, aunque podemos usar la fórmula =HOY () en la celda F1 para que siempre aparezca la fecha del día.

La información de la empresa permanecerá invariable, pero la del cliente cambia en cada documento, de manera que referenciamos el contenido de las celdas E4 a E8 con los datos de las celdas F2 a F6 de la hoja “Información” (tal como se ve en la imagen), donde están los datos del cliente.

Parte 2: Productos y servicios

Las columnas de “CONCEPTO”, “PRECIO” y “TOTAL” contienen fórmulas; para evitar que la falta de datos genere los molestos errores “#N/A” y el documento quede limpio, vamos a preceder todos los cálculos con la fórmula =SI.ERROR().

La fórmula =SI.ERROR() sirve para indicar qué queremos que aparezca en una celda con un cálculo en caso de error. La estructura es: =SI.ERROR(cálculo ; texto si se produce un error), así que basta con indicar “” en el segundo argumento de la función para que no aparezca ningún texto en las celdas con errores.

En cuanto a las columnas de “CONCEPTO” y “PRECIO”, lo que hacemos es usar la función =BUSCARV() para traer esta información desde la hoja “Información”. En la línea que podemos ver en la imagen, el cálculo que se ha hecho es:

=BUSCARV(A11;Información!A:C;2;FALSO), donde A11 es la celda en la que indicaremos el código de nuestro producto o servicio, Información!A:C es la matriz de datos (columnas A a C de la hoja “Información”) en la que buscamos la información y 2;FALSO sirve para indicar que el dato que queremos se encuentra en la segunda columna. Sólo con cambiar este último “2” por un “3” tendremos también el dato del precio.

Para obtener el total de cada línea, no podemos olvidar que al importe resultante hay que restarle en porcentaje de descuento. En este caso lo resolvemos con (C11*D11)*((100-E11)/100).

Parte 3: Pie del documento

Para cerrar el documento correctamente, basta con que sumemos los totales de cada línea y apliquemos los impuestos (en este caso hemos configurado un 21% de IVA y un IRPF del 15% directo en factura) y obtengamos un total final.

Una vez finalizado el documento, podemos habilitar un espacio para la firma y/o el sello del cliente así como algunas filas para la letra pequeña (en este caso, las filas 43, 44 y 54).