Cómo elaborar un plan de formación empresarial

El objetivo de cualquier plan de formación empresarial es que los empleados realicen mejor el trabajo y aumente la competitividad de la empresa. Como en tantas otras áreas clave en la gestión, la dificultad surge al pasar de la teoría a la práctica. Por ello, te mostramos cómo crear un plan de formación efectivo en tu empresa.

Planificación de la formación

El plan de formación empresarial debe servir para convertir la organización en más eficiente y prepararla frente a los retos futuros, dotándola de mayor resiliencia. Un factor importante en un momento de profundos cambios por la revolución tecnológica, que impacta tanto en los modelos de diseño de negocios como en la producción, distribución y venta.

La empresa de aprendizaje y desarrollo Cegos explica en Diseño del plan anual de aprendizaje cómo implantar un plan de formación empresarial. El recorrido de acciones que se han de realizar incluye desde la detección de las necesidades a la evaluación de los resultados. Se trata de una dinámica ambiciosa pero fácilmente adaptable a la dimensión y recursos de cada organización.

Detectar las necesidades formativas

El primer paso es analizar qué retos debe afrontar la empresa para mejorar su posición en el corto y medio plazo, “desde todas las perspectivas posibles”. Así lo recomiendan los expertos de Cegos. Para ello hay que poner en marcha el proceso de Detección de Necesidades Formativas (DNF) y seguir los siguientes pasos:

1. Definir los canales de recogida de información

Se distingue entre diferentes fuentes, que pueden combinarse: la observación por parte del responsable de formación; la realización de entrevistas personales a diferentes perfiles de empleados; y la convocatoria de reuniones específicas para utilizar técnicas de dinámica de grupo o encuestas individuales.

Esta labor incluye:

Análisis documental

Se debe utilizar todo tipo de documentos internos o sectoriales de la compañía que puedan aportar información. Hay que recopilar documentos sobre estrategia, planificación de futuro e inversiones, análisis de mercado, etc. Si es necesario, visitar los diferentes centros de trabajo que tenga la empresa, identificando siempre los puestos y funciones más importantes.

Visión directiva

En una reunión, normalmente grupal, se identifican las áreas transversales de mayor valor en la organización, y cómo se va a organizar la logística del plan de formación. Se incluye el mecanismo de selección del personal que va a participar y el momento de la jornada en que se va a realizar.  

Ajuste persona / puesto

A través de un cuestionario o entrevista, este contacto se centra en la persona responsable directa de los equipos. “La idea es que el mando, en tanto en cuanto tiene puestos y personas a cargo, realice una valoración desde arriba de las necesidades formativas y la forma de organizarlo”. Si se considera oportuno, en esta fase se puede realizar una evaluación individual por desempeño del trabajo realizado, que sirva de base para personalizar las necesidades de cada puesto de trabajo.

Autodiagnóstico

Se trata de validar la información conseguida en las tres fases anteriores con los empleados. Generalmente, a través de un cuestionario online solicitando su opinión, en el que se incluyan temas tan prioritarios como los canales de formación, horas, sistemática de la práctica, requisitos que se deben cumplir, etc.

2. Herramientas para recopilar la información

Alude al soporte de recogida de información, desde un cuestionario de autoevaluación de empleados o uno de análisis departamental. Lo importante es que siempre sea amigable, “ágil de cumplimentar y que tenga relación con las responsabilidades del puesto”, explican desde Cegos. Debe combinar preguntas de elección forzosa (sí o no) con otras que permitan medir el nivel de acuerdo o desacuerdo (como elegir del uno al cinco), y de respuesta abierta. Por último, debe ser un cuestionario informático, para facilitar la medición de resultados. 

3. Flujos de información y actores

Es preciso concretar cuándo se van a realizar estos contactos y con quién. Se debe hacer un listado con todas las personas de la empresa con las que se va a contar, asegurándose de que incluye el conjunto de las visiones o sensibilidades que conviven en ella.

Hay que recordar a los participantes que se trata de un estudio confidencial, que debe responder desde su actual perspectiva, pero teniendo en cuenta las condiciones futuras. También que el resultado no va a ser vinculante para las decisiones de la empresa.

Crear y priorizar un mapa de necesidades formativas

El siguiente paso es convertir los resultados del proceso de detección de necesidades formativas en acciones formativas concretas, “eligiendo la modalidad, canales que se deben emplear y los recursos pedagógicos de los que dispondremos”.

Es lo que se denomina Mapa de necesidades formativas, “base y materia prima para elaborar nuestro plan de formación, agrupando en acciones formativas todas las necesidades detectadas”.

El plan de aprendizaje

Según la estructura propuesta desde Cegos, el plan de formación que diseñe la empresa debe responder a estos puntos principales:

1. Objetivos estratégicos del plan de aprendizaje:

• Aprendizaje corporativo.
• Planes formativos por departamento.
• Programas específicos colectivos clave.
• Oferta en abierto.
• Gestión de peticiones y nuevas necesidades

2. Integración de los procesos de talento.

3. Priorización y planificación de la actividad de aprendizaje:

• Plan de digitalización.
• Presupuesto global.
• Procesos de gestión.
• Seguimiento: evaluación y reporting.

4. Plan de Comunicación y marketing del aprendizaje.

Seguimiento y evaluación

“Realizar el seguimiento y evaluar los resultados es crucial para alimentar el plan de formación siguiente”, recuerdan en Cegos. De ahí la importancia de que el sistema de seguimiento y evaluación cuente con indicadores o KPI de aprendizaje evaluables, pero también que midan la experiencia del empleado.

Las herramientas propuestas son:

• Evaluación de la satisfacción: también denominada evaluación en caliente, mide la satisfacción del alumno o empleado con parámetros como el nivel de aprendizaje percibido, la calidad del profesorado, metodología, adecuación del contenido, valoración global…
• Informe mensual. su objetivo es aportar una visión más general de cómo avanza el plan anual de formación en la empresa: tasas de asistencia, satisfacción por áreas, número de horas impartidas…
• Evaluación del impacto: muy importante, mide qué ha aportado la acción formativa a nivel individual, departamental y empresarial. Lo hace a través de indicadores como la transferencia de la formación al puesto de trabajo, la evaluación por departamentos o indicadores globales (ventas, errores, siniestralidad, nuevos productos, medioambientales…). Las empresas deben ser capaces de establecer esos medidores para saber si el esfuerzo en formación realizado ha aportado un retorno de la inversión real y en qué áreas. 

Imagen de master1305 en Freepik