Cómo aprovechar las redes sociales para un evento de empresa

Cuando preparemos un evento de nuestra empresa, como el lanzamiento de un nuevo producto, la presentación de nuevas oficinas, una rueda de prensa, entrega de premios… además de utilizar los medios tradicionales, podremos aprovechar el impacto de las redes sociales para hacer llegar la noticia al mayor número de consumidores posible.

Para ello, recomendamos seguir los siguientes pasos:

• Unas semanas antes del evento podemos empezar a dar las primeras pistas, lanzando en Twitter y Facebook preguntas como si se tratara de una campaña teaser, siempre acompañadas de un hashtag que previamente hayamos creado. Este hashtag será lo más corto posible, para que no nos reste muchos caracteres en los mensajes de Twitter e intentaremos que sea un resumen del evento en sí mismo, utilizando la marca aunque sea de forma abreviaba. Es importante elegirlo bien pues nos servirá para realizar posteriores búsquedas utilizándolo como keyword.
• También podemos utilizar Instagram,  por ejemplo mostrando el premio, parte del envase del nuevo producto, una foto incompleta de una mesa de la oficina…; subir un vídeo a Youtube con algunos interrogantes que se desvelarán en días sucesivos; personalizar Foursquare para que los usuarios puedan hacer check-in a su llegada; enlaces que compartiremos en el resto de nuestras redes…
• No hay que olvidar etiquetar las fotos y vídeos que subamos con el hashtag propuesto.
• Será muy conveniente invitar a la presentación a periodistas del sector, influencers y blogueros, que se encargarán de difundir el evento antes, comentando que asistirán como invitados; durante  -cuando estén presentes- y después, cuando compartan en sus medios o blogs la noticia objeto del evento.
• Escribiremos un post previo en el blog de la empresa, para dar una mayor cobertura e intriga sobre lo que estamos preparando.
• Llegado el día del evento, cuando presentemos en directo, informaremos de nuevo a la audiencia de cuál es el hashtag que se ha de utilizar cuando se tuitee o se compartan fotos o actualizaciones en otras redes, y lo indicaremos simultáneamente en nuestros perfiles sociales.

• Intentaremos que haya streaming. Así los usuarios que no puedan asistir podrán seguirlo en directo y nos harán de “caja de resonancia” para informar a sus seguidores.
• Tendremos una persona de la compañía que comparta en directo en los perfiles de empresa cómo va transcurriendo la presentación, desde la llegada de los invitados, periodistas y blogueros (a ser posible utilizando sus usuarios de Twitter, pues estos lo agradecerán y además es muy posible que lo retuiteen),  frases e ideas más impactantes que se generen y fotos tanto de asistentes como de la decoración y el tema objeto de la reunión (el  nuevo producto,  el premio…).
• Tendremos en la sala una pantalla bien situada y con un tamaño que se vea desde todos los ángulos, donde iremos mostrando en directo los tuits que se vayan generando.  Existen herramientas muy efectivas para mostrar tuits en directo (algunas gratuitas y otras de pago) como Tweetwallpro,  Neoformix, Anothertweetonthewall, Twubs. Twitterfall… Personalmente la que más me gusta es VisibleTweets, ya que los tuits van cayendo con diferentes formas y transiciones, mostrando el avatar del usuario que lo ha lanzado.

TweetWall Pro : A buzz tool for your event from TweetWall Pro on Vimeo.

• Una vez terminado el acto, si hubiera un cóctel, contaremos también a través de imágenes lo que se está viviendo. Si hemos pedido previamente autorización a los asistentes, sería conveniente hacer fotos y algún vídeo de corta duración con grupos de invitados, ya que al compartirlas, si somos capaces de mencionarlos por sus usuarios de Twitter,  les gustará guardar la instantánea y posiblemente la compartirán en sus perfiles personales.
• Al día siguiente del evento, publicaremos un post resumen en el que incluiremos algún tuit impactante (por ejemplo, el más retuiteado), las fotos y los vídeos que hayamos realizado. Todo ello lo subiremos a los canales que estemos utilizando en la compañía como Flickr, Instagram, Youtube, Vimeo… así como en Facebook, Instagram, Pinterest y Google+.
• Cuando comencemos a recibir feedback de periodistas y blogueros, contando su experiencia, compartiremos en nuestras redes los artículos que hayan escrito y enlazaremos todos ellos en el nuevo artículo de nuestro blog.

Para poder medir el éxito obtenido, utilizaremos herramientas de medición y así podremos elaborar un informe.

Herramientas que podemos utilizar :

• Para compartir los tuits, Hootsuite o TwettDeck. Así no se nos escapará ningún detalle y además nos permitirá analizar los resultados.
• Para monitorizar hashtags en tiempo real, Tweet-tag o The Archivist nos proporcionarán estadísticas con todos los tuits emitidos, usuarios globales, usuarios únicos, así como las palabras más utilizadas y los usuarios de los tuiteros que hayan participado.
• Crowdbooster.com nos servirá para medir datos recientes de nuestra cuenta de Twitter como el número de retuits (RT), menciones, tuits enviados, influencers…  A modo de resumen utilizaremos  Tweetdoc, para generar un documento informativo con todos los tuits publicados.
• Mediremos también el efecto de las actualizaciones que hayamos compartido en Facebook con insight facebook.
• Y, por último, para medir en profundidad el efecto de nuestras actualizaciones en Twitter , Facebook, Google+ o Pinterest, utilizaremos las herramientas que ya hemos analizado anteriormente en otros posts de este mismo blog.

Con estos pequeños consejos conseguiremos que nuestro evento tenga mucha más relevancia y lo dotaremos de una imagen de modernidad, todo ello con un coste reducido.

Foto @quinn.anya, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0