5 aplicaciones para no procrastinar y centrarse en lo importante

“No llego a todo”. Seguramente has pensado o pronunciado esta frase en más de una ocasión. Llamadas, correos electrónicos, pedidos o encargos que se acumulan, una propuesta que enviar, una factura que reclamar…

Muchas veces el día a día de cualquier profesional, especialmente de los autónomos, parece no tener fin. Además, tras los meses de “parón” al que la pandemia nos llevó, todo se ha acelerado y las horas del día parecen menguar al intentar afrontar todas las tareas que tenemos en la lista de “por hacer”.

La sensación es común y pocos son los que no se sienten desbordados por el día a día, más ahora, con el verano en pleno apogeo, invitándonos a desconectar.

Es el momento de organizarnos, de lograr planificar las mil tareas que tenemos, de dejar de lado la tan atractiva procrastinación y encarar el fin de curso con la sensación de tenerlo todo bajo control.

Un reto en el que, afortunadamente, no estamos solos. Además de nuestra determinación y capacidad, hay múltiples herramientas y aplicaciones móviles que pueden “echarnos una mano” a la hora de organizarnos y agilizar nuestro trabajo.

¿Qué aplicaciones nos ayudan a no procrastinar?

Todoist

Sí, la temible lista de cosas por hacer también puede ser un poco más amable gracias a Todoist.

Como ellos mismos destacan en su web, con esta aplicación puedes pasar “del agobio al control total”. Su funcionamiento es muy sencillo, tan solo tienes que añadir las tareas que tienes por delante como si se tratara de tu agenda de siempre.

Todoist permite incluir una fecha de vencimiento de cada tarea, organizarlas por prioridad, compartir tareas con otros, tacharlas una vez realizadas para poder ser consciente de lo que has hecho en el día o, incluso, ver tu progreso con gráficos codificados por colores según el proyecto.

Aunque también cuenta con versiones de pago, Todoist tiene una opción gratuita que permite cinco proyectos activos, cinco colaboradores por proyecto, 5 MB para subida de archivos y una semana de historial de actividad.

Time Tune

De nuevo, un aliado para optimizar nuestro tiempo y así mejorar la productividad en cualquier lugar y en cualquier momento.

La clave de Time Tune es que permite crear distintas rutinas, incluso diferenciándolas según sea la época del año, nuestro día libre o la fecha en la que trabajamos desde casa. Algo muy útil para profesionales que trabajan con turnos y horarios especiales.

Además, esta aplicación ofrece interesantes estadísticas de cada rutina para analizar y mejorar tu distribución de la jornada, detectar fugas de tiempo y aumentar tu productividad.

Y para aquellas actividades que no encajan con una rutina (sin duración exacta o que no se repiten), dentro de Time Tune puedes usar bloques para planificarlas también y así gestionar tu tiempo de forma más efectiva.

Focus To-do

El método Pomodoro, muy utilizado para evitar la procrastinación, es uno de los pilares de esta aplicación. Para aquellos que no estéis familiarizados con él, básicamente consiste en utilizar un temporizador para dividir el trabajo en bloques de tiempo (generalmente 25 minutos) separados por un breve descanso, generalmente de cinco minutos. Después de cuatro bloques de tiempo de trabajo consecutivos, se toma un descanso más largo, alrededor de 20 o 30 minutos.

Pues bien, con Focus To-Do no solo podemos ejercitar el método Pomodoro en nuestro teléfono móvil, sino también acceder a detalladas estadísticas sobre cómo hemos distribuido nuestro tiempo y qué tareas hemos logrado completar.

Incluye además todas las funcionalidades para la gestión de tareas, con recordatorios y niveles de prioridad.

Forest

Disponible en Android, iOS y Chrome, Forest es una forma ideal no solo de mejorar nuestra productividad sino también nuestra conciencia con el planeta. Porque muchas veces las distracciones son las responsables de que no seamos todo lo productivos que debiéramos y deseamos.

Así, Forest nos ayuda a no “perdernos” y concentrarnos en aquello que queremos. Para ello, la aplicación contribuye a que pongamos el foco de una forma muy gráfica: plantando árboles.

Sí, así funciona esta aplicación con la que comenzamos plantando una semilla. Con el paso del tiempo, esta semilla va creciendo y poco a poco se convierte en un árbol. Sin embargo, si no puedes resistir la tentación y sales de la aplicación durante este periodo, tu árbol se marchitará.

Una forma original de no procrastinar que nos ayuda a no distraernos con el móvil, automotivarnos y poner atención en lo que estamos haciendo.

Quality Time

De nuevo la lucha contra las distracciones es el objetivo de esta aplicación. Y es que son muchas las veces que, tal vez de forma inconsciente, decidimos hacer una pausa para descansar y evadirnos visitando nuestro perfil en redes sociales o retándonos unos minutos con algún juego online.

Pues eso es lo que pretende evitar Quality Time o, al menos, hacernos conscientes del tiempo que “perdemos” con ellas.

Con esta app gratuita podemos controlar al detalle el tiempo que pasamos con nuestro teléfono móvil: cuándo lo encendemos, a qué hora lo dejamos para irnos a dormir, en qué aplicaciones o redes sociales pasamos más tiempo, etc. Incluso nos permite crear alertas de uso o poner límites de tiempo, por ejemplo, al tiempo que pasamos en Facebook.

Y no queremos olvidarnos de las aplicaciones que no solo nos permiten gestionar nuestro tiempo y tareas, sino trabajar en equipo.

Aplicaciones como Trello, Asana o Wrike son perfectas para controlar el avance de un proyecto en común y gestionar los tiempos y tareas de cada uno.

No podemos evitar que muchas veces el volumen de trabajo sea un quebradero de cabeza, una montaña a priori inabordable, pero sí recurrir a algunas aplicaciones como estas que, al menos, nos ayudarán a no procrastinar y valorar nuestro tiempo como lo que es: un auténtico tesoro.

Foto de Andreas Klassen en Unsplash