8 trucos para controlar tu contabilidad

Controlar al detalle la contabilidad es muy importante para una pyme, debido a su utilidad a la hora de tomar decisiones, gestionar los recursos o realizar estimaciones. Tener las cuentas claras, y cuadrarlas, resulta fundamental para la buena salud de una compañía, ya que aunque no sea el único factor que determina el éxito de un negocio, se trata de la guía que se ha de seguir para la consecución de los objetivos.

La contabilidad de una empresa, en la práctica, se traduce en la publicación de las cuentas anuales. Por tanto, constituye una carta de presentación frente a terceros, pudiendo ser crucial a la hora de firmar un proyecto o contrato mercantil, lograr la concesión de un préstamo, acceder a subvenciones… Sin embargo, cuando se convierte en un jeroglífico de datos que impide interpretarlos puede constituir un rompecabezas, una auténtica pesadilla.

En medio del caos, de esas montañas de papeles sin ordenar, los errores se acumulan año tras año. Y, como consecuencia, las empresas pueden resbalar cuando realizan sus declaraciones tributarias, pudiendo incluso ser sancionadas con multas que pongan en riesgo su solvencia e imagen.

Así pues, ¿cuáles son las principales premisas que se deben tener en cuenta? Más allá de tomar conciencia del tipo de compañía que somos, ya que una vez nos definamos como empresa será mucho más sencillo proponer una modalidad de contabilidad concreta, Carmen Rosado, experta contable en Ayuda-T Pymes, recomienda:

• Conocer la importancia de la contabilidad como parte de la empresa. Si se percibe como una herramienta imprescindible, desempeñará un papel determinante y constituirá la primera fuente de información para tomar las decisiones. “Los profesionales que integren una pyme deben tomar conciencia y proporcionar al departamento de contabilidad la información necesaria que dependa de ellos (facturas, justificantes de pago, albaranes…). Esta transparencia contable debe entenderse como un valor de la organización”. Rosado resalta que al darle importancia a la contabilidad, se le otorga relevancia al resto de áreas.
• Contabilidad sencilla, ordenada y fiable. La contabilidad debe basarse en procesos sencillos y simplificados para que el tratamiento de datos y documentos se acometa de forma ordenada y práctica, facilitando el trabajo a todos los miembros de la empresa.
• Contar con personal cualificado y adaptado al volumen de trabajo. La plantilla que forme parte del área contable debe estar bien formada, inmersa en un proceso continuo de actualización para adecuarse a la normativa vigente en cada momento. “Las áreas contable y fiscal guardan una estrecha relación, por lo que el fiscalista y el contable tendrán que sincronizar su trabajo”. Rosado explica que la normativa fiscal afecta a la contabilidad y la contabilidad elaborada vuelca los datos para los modelos fiscales. También aconseja tener buen dominio de herramientas de ofimática, como hojas de cálculo, que facilitarán la gestión de grandes volúmenes de datos y listados que se obtengan del programa de contabilidad.
• Disponer de un programa contable que cubra las exigencias de la empresa. La experta contable en Ayuda-T Pymes considera imprescindible tener un programa que permita, por un lado, introducir los datos de forma fácil y precisa (inputs). Y, por el otro, obtener listados e información clara (outputs). “Para algunas pymes, si bien un ERP no llega a ser necesario, al menos los demás módulos deben facilitar la introducción de los datos en el programa de contabilidad. Es decir, permitir importación y exportación de datos”, agrega.
• Llevar las cuentas al día. La contabilidad no debe gestionarse únicamente una vez al trimestre para cumplir con Hacienda. “Es una labor del día a día”. De hecho, Rosado recuerda que en cuanto a pagos y cobros se refiere, “una contabilidad al día nos proporcionará una previsión de tesorería con la que podemos enfrentarnos, sin temor, a nuestras obligaciones”. Asimismo, acumular y amontonar documentos sin contabilizar sólo traerá problemas de diversa índole. Además del extravío de papeles, no se recordará la procedencia de las partidas, habrá saldo sin aclarar de un año a otro, lo que puede transformar la contabilidad en una imagen engañosa y frágil de la empresa.
• Extraer información de la propia contabilidad: Los expertos instan a realizar estudios cada trimestre para analizar la solvencia, liquidez o endeudamiento de una compañía. De igual modo, estos informes permitirán conocer los recursos ociosos y tomar decisiones sobre inversión, sin soportar el coste de oportunidad. También harán posible examinar las partidas de ingresos y gastos para intentar mejorar el margen de beneficio o para realizar previsiones basadas en históricos y predicciones del mercado. “Los análisis económico-financieros, obtenidos a partir de los balances y cuentas de explotación, nos proporcionarán información adicional para la toma de decisiones encaminadas a cumplir con los objetivos de la empresa”, asegura.

La contabilidad, pues, resulta irrefutable para la buena marcha de un negocio. Pero, ¿cómo saber si externalizar el servicio o realizar las labores desde dentro de la organización? Si bien un contable externo proporcionará una contabilidad sencilla y fiable, pero menos detallada que la que se puede realizar internamente, será la pyme quien deba evaluar una serie de factores y decidir si le compensa o no externalizar.

Y entre esos factores destacan la estructura y el tamaño de la empresa, la complejidad normativa del sector donde opera o el coste. Una buena contabilidad requiere personal experto, invertir en formación y buenos sistemas informáticos, lo que, en ocasiones, podría conllevar un mayor desembolso que si se externalizara el servicio.

Rosado sostiene que si, por ejemplo, se trata de una pyme cuyos socios son los responsables de la propia actividad de la empresa, probablemente sea más rentable contratar a un contable externo que haga uso de sus propios medios: conocimientos, actualización de normativa, equipos informáticos, programas para la gestión de la contabilidad…. De esta forma, y aunque los socios-trabajadores puedan despreocuparse de la labor contable desde el punto de vista operativo, deberán comprobar que se lleve a cabo correctamente, al margen de facilitar toda la documentación e información necesaria para que una persona externa pueda acometer una gestión contable tan buena como la que realizaría un empleado interno.

Entre las claves genéricas para llevar la contabilidad de una pyme resalta el conocimiento de la naturaleza de las cuentas, de los principios contables y de la normativa sobre facturación e impuestos como el IVA. Y es que la manera de emitir una factura repercute en la imagen que se proyecta de la empresa, en el tiempo que se tarda en recibir el cobro y en la correcta declaración en tiempo y forma en los modelos fiscales.

Por otra parte, es fundamental llevar un buen control de las facturas –tanto de los proveedores como de los clientes-, ya que permite hacer una previsión de tesorería y deducir el IVA en el periodo correspondiente.

Rosado también señala la conveniencia de establecer unos plazos máximos de entrega de documentación de los demás departamentos y canalizar las vías para recibirla. De forma paralela, recomienda evitar el papeleo mediante la digitalización, que facilita el acceso a la documentación. “Una factura en soporte electrónico, por ejemplo, es mucho más fácil de localizar que otra archivada por un método tradicional”. Al mismo tiempo, insiste en la utilidad de que la persona que reciba una factura anote la forma de pago, para que el contable lo tenga controlado, sobre todo si el responsable es externo. Finalmente, sugiere organizar el trabajo anualmente, coincidiendo con las obligaciones fiscales para anticiparse. Y enumera ocho trucos:

1. Revisar las cuentas periódicamente, al menos de forma trimestral.
2. Hacer inventario de existencias para intentar que la contabilidad se asemeje a la realidad.
3. Examinar cada cierto tiempo el activo de la empresa para dar de baja todos los elementos de inmovilizado que ya no pertenecen a la compañía.
4. Analizar los principales clientes y proveedores a nivel interno y contrastar con ellos para comprobar que todas las facturas estén registradas y evitar cerrar el año con descuadres.
5. Contabilizar diariamente los movimientos bancarios para aclarar todas las partidas antes de que se olvide y se quede sin conciliar.
6. Llevar el control de caja mensualmente, aportando justificantes de entradas y salidas de dinero.
7. Controlar exhaustivamente las partidas de préstamos, aplazamientos y fraccionamientos de impuestos.
8. Inspeccionar los créditos incobrables por morosidad de los clientes, que pueden suponer mayores ingresos y, por ende, más impuestos a pagar.

Foto: Bridget Colla