Transforma tus eventos de empresa

Lo confieso. Me prodigo poco en los eventos de empresa, las ruedas de prensa, las conferencias o las actividades dirigidas. No tengo problemas de socialización ni nada extraño, sino que he alcanzado el techo. Me resisto a participar en programas unidireccionales que persiguen lustrar el currículo de un ponente, incrementar la vanidad de un autor o bien impresionar a los “ahí-abajo-sentados”.

De hecho, he formulado una teoría bastante sólida: la calidad de los ponentes es inversamente proporcional al número de tweets que genera. Cuando quien interviene se dedica a lanzar titulares, se multiplica el número de tweets. Pero cuando el evento es realmente participativo, activo y destinado a quienes están en la sala, desciende la actividad en redes sociales. Por eso, hoy distingo entre las acciones destinadas “hacia fuera” y “hacia dentro”. Aquéllas persiguen dotar de visibilidad una presentación, afianzar un hashtag o bien incrementar la notoriedad de un producto. Éstas, en cambio, persiguen regalar a los asistentes una experiencia única, mejorar su relación directa con la empresa o con los otros participantes, sorprender en la forma y el contenido, gratificar con una acción a tu equipo o, en general, cambiar la forma de organizar los eventos.

Centraré el cambio organizativo en la forma y en el fondo. En relación con la forma, enuncio este principio general: nunca más los eventos pueden consistir en una conferencia unidireccional impartida por un ponente que ya hemos visto, que utiliza un apoyo escrito que no se lee más allá de la tercera fila y que repite un TED, una charla que ya ha dado en otro acto. Este formato provoca que el público reaccione con igual monotonía a través de preguntas-comentario de seis o siete minutos y un moderador al borde de un ataque de nervios.

La forma importa. Por ello, podemos probar nuevos modelos. Se puede jugar (“gamificar”) la conferencia mediante el reparto de esos conocidos bingos. Se prohíbe al ponente utilizar tópicos o lugares comunes para que se esfuerce en salir de “globalización”, “mundo 2.0” y demás palabras que se han vaciado de contenido. Otra idea consiste en ordenar citas rápidas entre los ponentes y los participantes. Con una campana y café para todos, disponemos las mesas en círculo para que cada tres minutos los asistentes se conozcan y se suelten. En la misma línea, puedes recortar una postal en tres o cuatro trozos y obligar a que los asistentes se busquen. El primer grupo en conseguirlo logra una gratificación. También se pueden promover las ideas “candidatas” en las redes sociales e invitar al ponente que tu público considere más relevante. He utilizado este sistema para alimentar de contenido el blog corporativo con despieces o intervenciones cortas de posibles ponentes.

Otro formato es la no-conferencia. El moderador se convierte en entrevistador que pregunta, inquiere o repregunta a dos ponentes subidos en el escenario, pero sin atril ni apoyo informático. Se suman las preguntas del público. Si te parece oportuno –cada contexto es único-, pacta un “follonero”, alguien capaz de interpelar a la acción con una pregunta políticamente incorrecta. Una última idea es encontrar un taller original o propuesta activa, una prueba real del producto, servicio o tecnología que ponemos a disposición de todos. Puede ser una carrera en grupo o por relevos, la creación de un producto en 3D, el acceso a un estudio de radio o televisión para “grabarse” y verse posteriormente. Casi cualquier actividad de dinámica de grupos en el campo (léase el parque, el gimnasio o la escuela de cocina) puede sacarnos de la rutina de oficina.

El fondo, el contenido, es esencial. No se puede innovar en la representación, si no contamos con ideas originales. El primer ítem aquí es la diversidad. No podemos repetir cánones cuando queremos romper con lo establecido. ¿De verdad otra vez invitamos a ese famoso literato, a un profesor de escuela de negocios que viene cada año o a la misma bloguera que sale en televisión, radio y Youtube cada día? Para mí, la diversidad consiste en encontrar personas que tienen una trayectoria distinta a la mayoritaria en la sala, que han innovado en su sector (¡que no es el tuyo!), que ha vivido en otros países o que ha practicado alguna actividad minoritaria.

El segundo elemento que se debe considerar es el desafío. Ya hemos comentado la necesidad de invitar a los millennials a cambiar tu empresa. Invita al empleado más joven a que prepare una intervención sobre cómo ve el sector en 15 años. Prueba con alumnos de bachillerato: pregúntales por tu negocio. Descubrirás de primera mano qué expectativas tienen o cómo ven el mundo que les rodea. Asimismo, promueve que las conferencias se envíen antes por escrito. El texto puede rondar las dos mil palabras, espacio suficiente para articular una idea y predefinir unas conclusiones. En un acto presencial, el valor no puede residir en escuchar lo que está escrito, sino en otras sumas.

Como vemos, se pueden cambiar las formas y los fondos, todos a una. Nuestro tiempo es limitado, por lo que hagamos que la participación en una conferencia valga realmente la pena.

Foto: Héctor Pastor Fernández