¿Por qué deberíamos ser asíncronos en nuestros trabajos?

Después de muchos años abogando por la inmediatez y la sincronización, tanto de tareas como de equipos de trabajo, nos hemos dado cuenta de que no sólo no nos hace más productivos, sino que además nos hace perder la concentración en lo que estábamos haciendo.

Mensajes de Whatsapp, correos electrónicos, SMS de validación para identificarnos en plataformas, aplicaciones de mensajería instantánea… generan más ruido del necesario y diluyen nuestra atención. No se trata de trabajar constantemente en línea, sino de planificar cuándo es necesario hacerlo y organizar el resto del trabajo bajo un enfoque asíncrono. Tu cerebro lo agradecerá y tu equipo de trabajo, también.

Reivindiquemos la lentitud, el ayer puede esperar

En la cultura de la inmediatez, todo es para ya, cuando no para ayer. Este mantra que nos esclaviza también nos hace ser menos productivos, merma nuestra capacidad creativa y nos bloquea para solucionar problemas.

Slack, Teams, Google Meet… son algunas de las herramientas que hemos ido incorporado en nuestro día a día para trabajar de manera síncrona. Para muchas de nuestras tareas, estas herramientas son realmente eficaces, pero para otras muchas, no. En ocasiones, más que organizar y priorizar, perturban y alteran. Pongamos ejemplos: 

• Tener abiertas varias conversaciones en un mismo canal al mismo tiempo distrae nuestra atención y produce ruido innecesario.
• Marcar nuestra disponibilidad constantemente nos genera expectativas de respuestas inmediatas y ansiedad por contestar cuanto antes. Pero estar conectado no significa estar disponible. Cuántas veces hemos oído eso de “he visto que estabas conectado”, como si el hecho de estar en línea nos obligara a responder al minuto.
• Contestar desde la premura y la inmediatez resta oportunidades a respuestas más meditadas y maduras. Priorizamos la rapidez a la reflexión de la respuesta.

En muchas ocasiones caemos en la trampa de la sincronicidad, saltándonos el tiempo de reflexión, de concentración y de maduración de un proyecto.

Beneficios de trabajar de manera asíncrona

Esto no significa que abandonemos estas herramientas, ni mucho menos, pero tampoco debemos ponernos a su servicio. De hecho, lo ideal sería trabajar de una manera híbrida. Herramientas síncronas para echar un vistazo a la evolución de los proyectos, y trabajar en remoto y activar el modo asíncrono para un mejor desempeño de nuestro trabajo.

Estos son, entre otros, los beneficios que reporta instalarnos en una metodología asíncrona:

• Más foco en las actividades desarrolladas. Sin interrupciones, sin tener que contestar “a salto de mata”, ni atender a lo que nos llegue, podremos avanzar de manera más fluida y centrada en nuestro trabajo.
• Mejores respuestas para la solución de problemas. Proporcionar la mejor versión de nosotros mismos bajo presión y el látigo de la inmediatez es casi de superhéroes. El resto de los mortales necesitamos tiempo para meditar, dar vueltas a varias ideas, conectar diversos puntos y llegar a la solución más propicia. Sin ese tiempo a solas con nuestro pensamiento, obtendremos soluciones, pero quizá no serán las más óptimas.
• En definitiva, más productivos. No sólo porque trabajamos más eficientemente, también porque al hacerlo de una manera más relajada, no tan in extremis, se favorece la creatividad, la innovación y los planteamientos sorprendentes en las empresas. La charla TED de Carl Honoré sobre las ventajas de la desaceleración ahonda en esta línea.

Cómo implantar modelos mixtos

Seguramente, hayáis leído u oído aquello de “somos asyn” o “nuestro equipo es asyn”, especialmente si navegáis por Linkedin. Esa expresión hace referencia al modelo de trabajo asíncrono y aunque normalmente se utiliza en equipos en remoto, también está implantado en equipos presenciales.

La clave está en averiguar si en tu empresa se puede implantar una organización híbrida del trabajo y cómo saber cuándo trabajar de modo síncrono y asíncrono. Casi siempre es posible, porque la vida misma es así, mixta, con situaciones en las que hace falta una sincronicidad absoluta y, otras, en las que no es imperativo.

Estas son algunas de las situaciones en las que se requiere el trabajo en línea:

• Lanzamientos de productos o servicios. Normalmente, en estos lanzamientos están implicados varios departamentos, al menos dos: marketing y comunicación, y el departamento del que depende el lanzamiento. En estos casos, trabajar de manera síncrona es vital para saber en qué fase nos encontramos, qué medidas se han llevado a cabo, hitos cumplidos, fechas importantes, cambios, etc.
• Licitaciones, concursos y presentaciones de proyectos, en los que se trabaja con una fecha límite y en los que su cumplimiento depende del trabajo en equipo y de la sincronización de las etapas.
•  Trabajos urgentes e imprevistos en los que, para resolver la incidencia que ha provocado la urgencia, se necesita de la implicación de varios departamentos.  

Fuera de estos escenarios casi todo puede trabajarse de manera asíncrona, estableciendo reglas claras para los equipos en remoto y para el personal de oficina. Nada es para ayer y, si lo es, habrá que planificarlo y ver cómo abordarlo para no romper los flujos de trabajo.

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