La rueda del tiempo y cómo aprender a priorizar tareas

Esta semana os propongo dos ejercicios muy prácticos para tomar conciencia de la importancia de la gestión del tiempo. Llegan las semanas prenavideñas, siempre acompañadas de tareas extra para organizar el cierre de ejercicio y compromisos profesionales, circunstancia que corre el riesgo de convertirse en explosiva si sumamos los preparativos para cumplir con el ritual festivo. En conclusión: más estrés.

Con permiso de mi profesor de mindfulness, Sergio Martín, comparto dos de los ejercicios que más me han llamado la atención fuera de la propia práctica de esta disciplina, encaminada a lograr una consciencia plena del individuo y su entorno a través de la meditación y la autoobservación. En estos días participo en un curso de iniciación del que os hablaré cuando acumule mayores vivencias, pero hoy me voy a detener a comentar dos prácticas que considero interesantes para cualquiera que mire la agenda con preocupación.

Desde mi punto de vista, una de las aportaciones más interesantes del mindfulness es reflexionar sobre la agobiante relación que tantos mantenemos con el tiempo: una sensación de continuo apremio que podemos somatizar en inquietud constante, falta de concentración o insatisfacción general, por ejemplo. ¿Tienes la sensación de que debes hacer más cosas de las que te permiten las horas del día?

No pierdes nada por probar

La primera recomendación es ser consciente de nuestra realidad en este mismo momento. Para facilitar este acercamiento, puedes probar a completar la rueda del tiempo. Te cuento cómo hacerlo resumiendo la explicación de Martín:

• Dibuja un círculo en el que marques las 24 horas del día.
• Marca por franjas horarias las actividades cotidianas que realizas en un día tipo: 6:45 suena el despertador, 7:00, desayuno y aseo, 7:30, despertar hijos…
• Califica cada una de esas actividades reseñadas del uno (menos importante) al cinco (lo más importante).
• Completa la calificación con una nueva, en esta ocasión desde el punto de vista de consumo energético: tres cruces (+++) para las actividades que te aportan más energía o bienestar (puede ser dormir, leer por la noche, o cenar en familia) y ++ o + para otras. En el caso de que esa actividad te reste energía, utiliza el signo menos (— indicaría un mayor consumo que las calificadas, con — o simplemente con -).

No te llevará mucho tiempo, ¿lo tienes ya? Ahora sí debes emplear unos minutos en reflexionar sobre lo que estás observando. Las conclusiones son tantas como personas. Quizá duermas pocas horas y eso resta energía para encarar el día a día; o descubras que no ha habido un minuto dedicado exclusivamente a ti; que debes tomar una serie de decisiones para no emplear tanto tiempo en desplazamientos; que esos desplazamientos en transporte público podrían servir para estudiar; que la media hora de café en el trabajo te obliga a salir más tarde; o que dedicas mucho tiempo a gestionar el correo.

Desde el punto de vista de la suma o resta de energía, también puedes extraer conclusiones interesantes: quizá hay actividades que consumen mucha energía para el rendimiento que ofrecen: solucionar telefónicamente asuntos que pueden solventarse con un email, o atender personalmente en primera instancia las reclamaciones de tu negocio, podrían ser dos ejemplos.

El objetivo es aprender a gestionar desde la relación que mantenemos con nuestro propio cuerpo. Debemos preguntarnos qué energía tengo para afrontar una determinada labor, puede ser mucho más provechoso -siempre que no sea imperativa- posponer una actividad a otra hora en la que tienes mejor predisposición: ¿por qué reunir al equipo los viernes cuando todo el mundo está agotado?, puede que las reuniones sean mucho más creativas los lunes.

No se puede hacer todo

Otra conclusión a la que te puede llevar la rueda del tiempo es que no es posible hacerlo todo. Como indica Martín, asumir esta limitación está muy mal visto en determinados foros, empezando por el laboral, pero puede que sea más productivo determinar que una buena selección de tareas nos acerca más al objetivo que gestionar una interminable lista de asuntos pendientes.

Con este objetivo, explico otra técnica encaminada a determinar cómo priorizar. Es evidente que se trata de una guía maestra que cada uno debe personalizar según sus circunstancias. Coge de nuevo papel y lápiz y pinta un cuadro como el de la muestra, siguiendo el modelo de Yosoymindfulness.

• Tareas perjudiciales o neutras. Hay una serie de supuestas obligaciones que son simplemente perjudiciales, no aportan nada ni a tu persona ni a tu negocio. Bórralas de la lista junto a las que podrías clasificar como neutras.
• Tareas beneficiosas. Aquí se debe distinguir entre la beneficiosa opcional y la beneficiosa necesaria. Con cumplir con estas últimas va a ser más que suficiente, así que también puedes eliminar las beneficiosas opcionales.

A continuación, vas a trabajar con las beneficiosas necesarias, para saber cómo priorizarlas. Para ello realizamos una tercera clasificación bajo los epígrafes de urgente e importante. Las tareas clasificadas como urgentes e importantes tendrán prioridad sobre las urgentes no importantes o las simplemente importantes, como ves en la ilustración.

En el caso de que concedas más relevancia a la importancia que a la urgencia, puedes darle la vuelta para ver si el método funciona mejor. Pero antes de hacerlo valora estos tres puntos:

• El término «urgente» no indica siempre que deba hacerse ahora esa tarea para ser entregada, sino que ha entrado en un plazo recomendable de ejecución. Si estás escribiendo un libro, puede que aún no debas entregar el manuscrito al editor, pero dedicar dos horas de trabajo hoy es urgente para hacerlo en el plazo previsto para el año que viene.
• Lo que hoy es solo importante puede que la próxima semana sea urgente e importante, con lo que pasará a ser prioritario.
• Si primas el valor importante sobre el urgente, puede que dejes de hacer cosas que sí deberías ejecutar: quizá enviar las felicitaciones navideñas de tu empresa no sea nunca importante pero sí urgente, o lo haces ya o no llegarán a tiempo.

Estos dos ejercicios o técnicas son solo una muestra de la importancia de establecer una buena relación con el tiempo, lo importante es valorar si la que mantenemos en la actualidad es sana y efectiva. Pronto cruzaremos hacia un nuevo año, puede ser un buen momento para empezar a hacer las cosas mejor.

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