¿Qué necesitan las pymes?

Si hiciéramos esta pregunta a cualquier empresario, éste nos respondería rápidamente lo siguiente:

– Ganar más.
– Gastar menos.
– Ser más competitivo.

Tres pilares que toman especial relevancia en esta época de crisis. Y está claro que para que las empresas puedan operar y ser rentables deben tener siempre a sus empleados como principal recurso y a la tecnología como principal herramienta.

El papel de la tecnología

Ganar más utilizando herramientas informáticas significa que las empresas deben vender más accediendo rápidamente a información de sus clientes para saber qué vender, cómo venderlo y a quién con, por ejemplo, cuadros de mando; deben conseguir más clientes utilizando nuevos escaparates como Internet; y deben ganar cuota de mercado entendiendo mejor a sus potenciales clientes y adelantándose a la competencia con productos renovados y mejores servicios.

Para gastar menos, se deben reducir los costes fijos automatizando el mayor número de tareas posible y disminuir los costes variables, ofreciendo a los trabajadores la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar con su conexión 3G para su portátil y teléfono y también reduciendo los viajes a lo absolutamente necesario con las tecnologías de conferencia IP desde el PC o el móvil.

Ser más competitivo es básicamente hacer más con menos, con un software que permita a los trabajadores ser mucho más productivos. Pero también es reducir los problemas tecnológicos aumentando la seguridad de la información y reduciendo los problemas de soporte.

Pero, ¿qué es eso de la productividad?

Cuando hablamos de productividad estamos poniendo a los empleados en el centro de la ecuación. Ellos son los responsables finales de que la empresa sea rentable con los recursos existentes, pero la dirección debe dotarles de los procesos y herramientas adecuados.

Las herramientas ofimáticas son los pilares que deben sustentar todas las políticas de mejora de productividad en las pymes. Estas herramientas deben permitir al empleado crear documentos profesionales, que sean fáciles de aprender, que les permita optimizar su tiempo trabajando desde cualquier lugar, no sólo desde un puesto fijo, sino también desde dispositivos móviles. Necesitan poder trabajar cuando están conectados a Internet, pero también cuando esto no sea posible (¿por qué no poder trabajar en un avión?). Necesitan no perder el tiempo repitiendo documentos que accidentalmente no han salvado antes de cerrarlos, o lidiando con el correo electrónico. Necesitan colaborar entre ellos pudiendo editar un documento simultáneamente entre varios empleados desde diferentes dispositivos, llevando control de versiones.

Para esto es necesario pensar adecuadamente qué suite de ofimática necesita para su empresa, dado que estas suites pueden suponer una gran diferencia en lo que se refiere a cómo sus empleados trabajan. En el  estudio que Microsoft encargó a su Centro de Innovación de Manresa se preguntaba qué ahorros supone para la pyme española utilizar Office 2010, con conclusiones que corroboran que un empleado puede llegar a ahorrar una hora al día si se suprimen todas las ineficiencias que se producen. Si lo traducimos en dinero, de media la pyme puede ahorrar 1.200 € al año.

Por tanto, cuando hablamos de mejorar la productividad de una empresa, las herramientas ofimáticas son la base del estudio que se ha de realizar. Y no debe considerarse únicamente el coste de adquisición, sino también los ahorros en tiempo por eficiencias y el dinero que esto supone, tanto en formación y aceptación de uso, como en soporte y adecuación a otras políticas de la empresa, como por ejemplo la movilidad, la privacidad y confidencialidad o la reducción de viajes por el uso de sistemas de teleconferencia o presentaciones remotas.

Foto @Gerard Fritz, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0