Puntos básicos para tus reuniones en China

Seguimos desde estas líneas con una revisión a las normas básicas de cortesía de negocios en China. Si bien muchas de ellas se están relajando y occidentalizando, queda un poso en el interior del país, sobre todo donde lo contextual, lo gestual, lo simbólico continúan causando malos entendidos innecesarios entre las partes. Por eso, aquí señalaremos algunos puntos básicos. Se encontrará que algunos son comunes a lo que hacemos en occidente, pero otros un poco más peculiares.

• Conviene clarificar de forma previa qué tipo de reunión vamos a tener. Fijar las expectativas es algo bastante importante y en China el ambiente es más rígido. A los interlocutores chinos, cuando van a una reunión, no les gusta mucho tener una agenda abierta a sorpresas e improvisaciones. He estado en numerosas reuniones a libro abierto con occidentales, pensando juntos, haciendo una «tormenta de ideas», pero atención cuando se hace esto con chinos, porque son menos proclives a este enfoque. Por tanto, es mejor tener claro el tipo de reunión (la forma) y los temas a tratar (el contenido) previamente. Suelen preferir que una de las dos partes lleve la iniciativa y la otra se adhiera y enmiende el rumbo. No necesariamente buscan ser ellos los que llevan la iniciativa, pues frecuentemente se sienten cómodos en un papel más gregario. Máxime ahora, cuando a menudo se sienten la parte compradora y su postura suele ser más de escuchar y ver. Por lo general, en China, las reuniones deliberativas fracasan. Aunque, tal vez hay personas cuya experiencia demuestra lo contrario…
• Hay que estar muy preparado para la reunión. Esto es internacional, por respeto a uno mismo y a los que se tiene en frente, pero en China, diría, casi aún más y relacionado con lo anterior. Puesto que el peso lo suele llevar la parte extranjera que suele ser ahora mismo más bien la vendedora, la actitud de la parte china suele ser de sentarse y esperar con un gesto de “soy todo oídos”. Normalmente, no reaccionan ante estímulos y callan escuchando, suelen dejar el debate para el final con pocas interrupciones al que habla. Este formato penaliza especialmente a los que van a las reuniones sin la preparación suficiente. Esto se debe a que las reuniones en Occidente suelen ser más una puesta en común participativa y no tanto una propuesta de parte. Y, por ello, bastantes occidentales no vienen preparados para este tipo de formato. Hay que ir a la reunión, con el contenido listo, porque aunque puede que se abra el debate, primero toca vender y demostrar porqué a los chinos les puede interesar trabajar con nosotros.
• La emotividad y expresividad son cuestiones que hay que controlar ligeramente. Los occidentales en general, y en particular los españoles, hablamos demasiado alto y contundente, y ellos creen a veces que estamos enfadados o perciben agresividad. Por ello, hay que rebajar un poco el tono si es posible. También sucede con la risa, la frustración o el enfado, deben ocultarse un poco más de lo que se haría en una reunión con occidentales. En esto cuenta también la comunicación no verbal, porque los gestos no significan lo mismo; por ejemplo, para señalar cosas en China es mejor utilizar la palma abierta de la mano y no el dedo índice apuntando.
• Evitarán siempre decir directamente que “no”. Respuestas evasivas como el “no estamos seguros” o “tenemos que pensar sobre ello” son más comunes, metiendo en el congelador el desacuerdo para, en general, no escenificarlo en la mesa de negociación. Es una táctica imitable. Los chinos se guían por consensos y lo que se escenifica es más bien lo que une y el acuerdo, por lo que dejan a un lado y aparcadas las discrepancias. Ellos entienden rápido que son negaciones, pero muchos occidentales mantienen esperanzas vanas en base a esas evasivas no frontalmente negativas.

Por último, unas cuestiones adicionales que no se deben olvidar:

• Según sus normas, las personas de mayor alto rango deberían entrar primero en la sala de reuniones.
• La forma de dirigirse a alguien es: primero su cargo y después su apellido. “El director general García”.
• El ritual de las tarjetas, como siempre en China, al principio de la reunión siguiendo las normas perceptivas.
• Para romper el hielo, se pasa por temas ligeros antes de llegar a los de negocio, como hobbies, el clima o ligeras experiencias pasadas que puedan situar a los interlocutores en un marco común.
• Para cerrar, es interesante fijar unos próximos pasos lo más específicos posibles con responsabilidades al respecto fijadas en personas concretas.

Foto @World Economic Forum, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0