Cómo planificar un webinar antes y durante su realización

Probablemente una de las grandes lecciones que la pandemia nos ha dejado es la enorme oportunidad de acercamiento y entrega de valor a tu público objetivo que implica la realización de una sesión formativa online o webinar.

Sin embargo, a medida que el número de seminarios online ha crecido, también lo han hecho nuestras expectativas. No queremos paja, no queremos aburrirnos, no queremos publicidad ni autobombo. Queremos ir al grano y llevarnos ideas de aplicación inmediata en nuestro contexto.

Cumplir es un desafío. Casi todos hemos asistido a webinars demasiado largos, con demasiada introducción, muy lentos, con muchos monólogos… Pero algunos han sido absolutamente geniales.

Y como me he equivocado más de una vez planteando los que yo misma he impartido, comparto mis lecciones aprendidas y mis consejos para mejorar tu próximo webinar.

1. Clarifica el objetivo y el perfil de la audiencia

Haz una buena ficha que indique a quién va dirigido, qué objetivos cubrirá, duración y qué temas tocará el webinar. Indica si será en directo o habrá grabación para su visualización posterior. Inclúyela en todas tus comunicaciones previas.

Comienza tu webinar describiendo “la ficha”. Si así descartas a quien no está verdaderamente interesado, llegarás hoy a menos gente, pero generarás más confianza para que cuando otro de tus temas les interese, se apunten y asistan.

2. Haz una buena precampaña del webinar

Valora enviar mensajes distintos a tus diferentes segmentos de público. No te limites a nombrar al ponente. Habla de su experiencia en el tema y aporta todas las referencias que puedas.

Incorpora píldoras de valor que anticipen el contenido que vas a tratar, animando así a asistir. Es buena idea aprovechar estas comunicaciones previas para recoger necesidades puntuales y/o preguntas por anticipado.

3. Atrapa la atención exclusiva sin permitir distracciones

Cambia de “registro” aproximadamente cada tres minutos, ya sea con una pregunta retórica, atendiendo el chat, proyectando una imagen resumen, conmutando entre tu imagen y la presentación, etc.

Recuerda y repasa lo aprendido hasta el momento con relativa frecuencia. Divide tu webinar en tres partes imaginarias y haz un resumen al final de cada una.

Te recomiendo incorporar textos muy simples, con diapositivas de una sola frase o con subtítulos, como hacen en los informativos de televisión. Fácil de leer, fácil de recordar.

Nunca les des pie a que se anticipen. Si les das la oportunidad de leer antes de que hables, lo harán y dejarán de escuchar lo que estás diciendo.

4. Trabaja la experiencia del oyente

No maltrates a quien sigue el webinar desde el móvil. Usa letras grandes y diagramas simples.

No simultanees la presentación con tu imagen. Haces que los asistentes no sepan si mirar las diapositivas o a ti. En lugar de mantenerla todo el tiempo, ponte en imagen solo cuando te presentes y durante las preguntas y respuestas.

Evita mostrar vídeos salvo que sean fundamentales para la comprensión; casi todos hemos tenido problemas al verlos o escucharlos. No incluyas transacciones ni animaciones, se ven mal si la conexión a Internet no va especialmente bien.

Facilítales el tomar notas. Crea elementos de fácil captura. Una buena idea es cerrar con un par de “lecciones aprendidas” o “consejos para aplicar desde mañana”.

5. Piensa en el directo y también en el diferido

Anticipa la estructura indicando en qué momento aproximado hablarás de cada tema. Permite el salto. Mejor que te sigan a trozos que el abandono.

Invita a los participantes en diferido a compartir experiencias y preguntas por otro canal, como pueden ser el correo electrónico o las redes sociales.

Haz dos “arranques”, primero uno para el directo con bienvenida a los asistentes y todas las instrucciones (lo del mute, el momento de preguntas, etc.) y, tras una pausa que facilite la edición, el arranque del contenido propiamente dicho. Otro momento crítico para hacer una pausa es entre el cierre del seminario y el comienzo de las preguntas, a menos que planees publicarlas con la grabación.

Pide a los asistentes en diferido que valoren y compartan el contenido del webinar en redes sociales. Pónselo todo lo fácil que puedas.

Edita el video que colgarás en tu canal. Recorta toda la “entradilla” que sea de aplicación solo para el directo y todo lo que sea prescindible para quien te ve en diferido. Recuerda que una visualización en diferido se abandona con más facilidad.

6. Evita que el webinar se eternice

Cuidado con la duración del webinar: 20 minutos puede ser lo óptimo. Si necesitas más tiempo, plantea varias sesiones.

Los ciclos son una buena idea y generan mucha relación. Puedes optar por realizar sesiones mensuales o semanales.

Publica un calendario global con los temas que se van a tratar en cada una de las sesiones. Comunícalo con periodicidad junto con la información para conectarse a cada una de las sesiones.

7. Haz tu intervención lo más interactiva que seas capaz

Los webinars con un espacio para preguntas y respuestas generan mejor sensación en el oyente. Puedes dejarlas para el final, pero yo siempre animo a los asistentes a que vayan escribiendo sus preguntas en el chat según les surjan y paro cada cierto tiempo para hacer un bloque de respuestas.

Las encuestas tipo votación o haciendo que respondan con una palabra para generar una nube de etiquetas son otra buena idea para fomentar la participación y hacer el webinar más dinámico. Si utilizas distintas aplicaciones como Mentimeter, asegúrate de que “conmutas” bien, compartiendo tu pantalla y no tu aplicación.

Si vas a usar aplicaciones que tu audiencia tenga que descargar, asegúrate de que en los previos le has dado información suficiente sobre cómo hacerlo.

Los concursos con premio y los sorteos también gustan mucho. Si los vas a hacer con aplicaciones que precisan descarga previa como Kahoot, indícalo con claridad antes de comenzar. Nunca dejes que la aplicación distraiga demasiado.

Otra manera de fomentar la sensación de interactividad es incorporar cuantos casos de uso y buenas prácticas puedas. Sentirse reflejado en ellas es hacerlos partícipes de lo que cuentas.

8. Prima la conversación sobre el monólogo

Las sesiones online se vuelven significativamente más atractivas cuando incorporan a varios oradores, aunque también son más complicadas de preparar.

Crea una escaleta para que todos tengan claro a quién le toca hablar y cómo se van a dar paso unos a otros. Yo suelo crear “frases de paso” que permitan al siguiente ponente saber cuándo tiene que intervenir para dar una sensación de conversación natural.

Un “maestro de ceremonias” es imprescindible, pero trata de que no se convierta en un elemento que interactúa secuencialmente con cada ponente. Pierde su valor y su gracia.

Evita, si puedes, mostrar al ponente que no habla, para que la cámara no le pille sin prestar atención, algo que -de manera subliminal- imita el oyente. Si es una videoconferencia y van a estar en plano todo el tiempo, adviérteles para evitarlo.

9. Cierra el webinar agradeciendo la asistencia

No olvides nunca agradecer la asistencia del público y el tiempo que te han dedicado. Hazlo también con quien te ve en diferido.

Para seguir mejorando, es importante tener en cuenta la opinión de los asistentes. Puedes enviarles una encuesta o hacerla en directo al final de la sesión.

10. Invita a la visita, el contacto o la compra

Fomenta la recomendación y el comentario. Facilita el compartir proporcionando los enlaces a tus redes sociales.

Continúa la relación enviando una grabación que les permita volver a ver cualquier parte que puedan haber pasado por alto o que quieran comprender mejor.

Asimismo, el proporcionar una lista de recursos que pueden descargar o un ejercicio final también es una excelente manera de construir relaciones.

Si tienes programación futura, aprovecha para darla a conocer.

Y, por último, conecta con tu negocio, que para eso haces los webinars. Invita a la visita, al contacto o a la compra.

Las sesiones formativas online son una excelente manera de establecer relaciones de valor con tu público objetivo. Algo que, aunque no se traduzca en un primer momento en leads y ventas, será sin duda muy positivo para tu negocio.

Recuerda que la única razón que hará que alguien asista a tu webinar será que piense que le aportará algún valor. Haz que lo tengan claro en los previos y asegúrate de que no defraudas sus expectativas.