Las comunidades: el reto de la empresa del siglo XXI

Para muchos “estar en la nube” es sinónimo de no tocar con los pies en el suelo, para otros es un fenómeno social sin precedentes destinado a cambiar lo que conocemos de la empresa y las relaciones que allí se producen.

Para muchos “utilizar la nube” es algo destinado a los “frikis tecnológicos”, a empresas especiales relacionadas con Internet o la gran multinacional; para otros es la nueva forma de crear una nueva forma de comunicación para sus pequeños equipos.

Para muchos el objetivo es “utilizar la nube para incrementar la interacción” entre personas, para otros la utilización de la nube busca la colaboración para la innovación, es el nuevo modo de competir en los nuevos entornos inciertos.

Para muchos “potenciar la nube” implica reforzar las relaciones de nuestras áreas organizativas mediante personas mejor conectadas, para otros implica crear nuevas formas organizativas, las comunidades, que desafían la organización tradicional.

¿Qué es una comunidad?

Una comunidad es un equipo de personas que trabaja básicamente de forma virtual para conseguir un objetivo. La comunidad se suele crear para formar equipos transversales que se superponen a la organización habitualmente funcional.

Aunque ello no quiere decir que un área organizativa tradicional no pueda trabajar en la nube con herramientas colaborativas, pero entonces no se denominará comunidad, se denominaría área/departamento conectado virtualmente.

Una comunidad es un nuevo tipo de unidad organizativa que no tiene porqué ser temporal, puede ser permanente, no está asociado a un proyecto, sino sería un equipo de proyecto trabajando virtualmente.

Una persona pertenecerá a un área organizativa donde puede interaccionar virtualmente con sus compañeros, puede pertenecer a equipos de proyecto más o menos virtuales a la vez que pertenece a múltiples comunidades. Esto aumenta la complejidad organizativa, pero también su capacidad de abordar muchos objetivos de forma transversal, sin aumentar el número de personas.

Así por ejemplo, el comercial de la Zona Norte estará en la Comunidad de nuevos productos básicamente con los de ingeniería y producción y en la Comunidad de vigilancia tecnológica donde casi todos son de marketing con algunos directivos funcionales,..

Las organizaciones necesitan afrontar la complejidad del entorno dotándose de más complejidad interna, la innovación requerirá más transversalidad y nuevos tipos de unidades organizativas para poder multiplicar la eficacia. Estas nuevas unidades organizativas harán desaparecer los organigramas conocidos hasta ahora, no tendrán espacios físicos, tendrán espacios virtuales donde podrán interaccionar, conocimientos, ideas y personas.

La comunidad desafía a la organización “silo”, la organización “funcional-burocrática” que conocemos hasta ahora.

Pero no es tanto un desafío organizativo en cuanto a tareas, jefes u organigramas, sobre todo es un desafío cultural.

Las claves del reto cultural

Las redes sociales internas serán la herramienta de innovación de los emprendedores y las nuevas empresas del  siglo XXI, pero adentrarse en este nuevo territorio  desconocido supone replantearse lo que sabemos de nuestras organizaciones, especialmente sus formas de funcionar y su cultura.

Aunque las comunidades pueden tener muchos tipos de objetivos relacionados con el desarrollo, la gestión del conocimiento o la gestión del cambio, el principal objetivo de las comunidades será la innovación. Facilitarán que surjan nuevas ideas mediante diferentes procesos creativos, pero sobre todo ayudarán a implantar estas ideas desde que nacen hasta que se convierten en resultados.

La complejidad más elevada de las comunidades consiste en generar nuevos valores y  complicidades emocionales que hagan que estos equipos funcionen de forma óptima. Algunas de las claves que se deben tener en cuenta son:

1. Clarificar roles y normas: Estas unidades necesitan objetivos, responsables, recursos, normas y procedimientos tan estrictos o más que cualquier otra unidad.
2. Dar poder (empowerment): traspasar la toma de decisiones con la información adecuada y dejar claro el marco de auto-organización que habitualmente será elevado.
3. Crear entornos de generosidad: la confianza y la colaboración, aceptar la ayuda de otros, probablemente sean factores básicos difíciles de conseguir, pero son el motor de la comunidad.
4. Establecer sistemas de gestión de reconocimiento y recompensa: la medida del desempeño individual, su reconocimiento y clarificar la contribución al grupo.
5. Liderazgo distribuido: los integrantes trabajarán con autonomía, responsabilidad y proactividad que permitirán la nueva máxima: todos innovamos.
6. Liderazgo de los responsables de comunidad: la dificultad de liderar una unidad virtual requiere estilos de liderazgo más exigentes, comunicación y nuevos sistemas de «involucración».
7. Entorno tecnológico/presencial: Cada comunidad exige ciertas herramientas tecnológicas y, a veces, herramientas presenciales que facilitarán la interacción y las emociones que se crean.

Inevitablemente, todas las empresas trabajarán con las herramientas de la nube para aumentar su innovación y productividad y como en cualquier aspecto de la empresa algunas lo hará bien y otras no tan bien.

La innovación, la única ventaja sostenible, exige que incorporemos de forma rápida las nuevas herramientas de “la nube” que nos permitan que todas las personas de la organización contribuyan a la creatividad y gestión del conocimiento, en un proceso continuo donde la inteligencia colectiva permita reaccionar más rápido y mejor.

Por ello, es necesario que nos pongamos en marcha y comencemos a construir comunidades, los nuevos espacios para la innovación, cada empresa lo hará con su propio estilo, tendrá sus propios errores, el único error irreparable sería no intentarlo: no permitas que tu organización esté en las nubes.

Foto @WebWizzard, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0