Junta general de accionistas en la cocina

«Últimamente hay tortas para hacerse con una sala de reuniones en la oficina, así que decidimos hacer la entrevista en la cafetería de la esquina». Corrígeme si me equivoco, pero en los últimos años las salas de reuniones en las empresas están más cotizadas que la silla de la abuela en un bar hipster.

Como no voy a opositar para el Club de la Comedia, trataré de centrar el tema de forma más profesional. Leo en el estudio More than one, firmado por la empresa española Ofita, especializada en soluciones de espacio y mobiliario para la oficina, que pasamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros. He de confesar que el dato sorprende a una persona encadenada a su ordenador, pero no tanto si analizo el día a día de muchos otros. De hecho, en las oficinas que visito vengo observando cómo decenas de puestos de trabajo permanecen vacíos, mientras se improvisan reuniones de trabajo en los sitios más insospechados.

El modelo de trabajo ha cambiado. Muchas empresas abordan más fases del proyecto en equipo con la asistencia de la tecnología portátil, los desplazamientos para trabajar con partners son habituales, el trabajo en remoto desde el hogar gana peso, y aún más desde el aeropuerto o el hotel. La pregunta cae por su propio peso: «Si hemos sido capaces de evolucionar hacia modelos más productivos, ¿por qué nos cuesta tanto adaptar el espacio a estas nuevas necesidades?

Ahorro del 40% en alquiler de oficina

Al margen de imperativos presupuestarios, sin duda hay una cuestión de cambio de mentalidad. Para animar a esta evolución, desde Ofita se asegura que la optimización del espacio puede representar ahorro en inversión inmobiliaria de hasta un 40%: menos metros cuadrados, pero más eficientes.

Reparto del espacio en la oficina 3.0

Con el horizonte puesto en el año 2020, Ofita apuesta por el siguiente esquema de reparto de la superficie para un centro de trabajo 3.0 del sector servicios, que comparo con el modelo que ellos bautizan como 2.0, de principios de este siglo.

Oficina 3.0

Espacios colaborativos (zonas comunes y reunión)         60% de la superficie

Puestos de trabajo asignados                                              15%

Puestos de trabajo no asignados                                         15%

Espacios de privacidad o concentración sin asignar         10%

Oficina 2.0

Puestos de trabajo individuales abiertos                           65% de la superficie

Despachos                                                                              15%

Espacios de reunión                                                              10%

Office, zonas comunes, varios                                             10%

Los amantes de los gráficos, quizá visualicen mejor el radical cambio en esta imagen:

Fuente: Estudio More than one de Ofita (2016)

El puesto de trabajo de Mark Zuckerberg

De nuevo la pregunta es evidente: ¿qué ha pasado con los despachos? En el nuevo concepto de oficina brillan por su ausencia. El concepto de CEO sin despacho que ha impuesto la cultura startup parece implantarse. Sin duda, uno de los más influyes es Mark Zuckerberg, él mismo mostraba hace unos meses su puesto de trabajo en un vídeo corporativo de tres minutos, en el que además podemos conocer las oficinas de Facebook.

No al aislamiento del despacho

Hoy más que nunca el jefe es el líder, y el líder vive los triunfos y las derrotas codo con codo con el equipo, y no en el enmoquetado despacho. Así se buscan ubicaciones estratégicas que le permitan formar parte del bullir empresarial, y como él todo el equipo ejecutivo. Y para solventar esa necesidad de confidencialidad, también necesaria, se utilizan espacios diseñados a tal efecto, como los phone box para las comunicaciones o las salas de reuniones, en diferentes tamaños, según la necesidad del momento.

Adiós al puesto de trabajo asignado

Otra de las grandes decisiones es olvidar el tradicional axioma de un puesto de trabajo por empleado. Acorde son estos nuevos modelos se crea un determinado número de puestos de trabajo fijos, el 15% en el modelo Ofita, reservado a los empleados con responsabilidades presenciales. Otro 15% se reserva para atender las necesidades del momento y un 10% del espacio para puestos de trabajo de privacidad o alta concentración.

Bienvenidos a las zonas comunes

Pero la gran revolución llega de esas zonas colaborativas, que ocupan el 60% del espacio y dan cobertura a los nuevos modelos de trabajo tan del gusto millennial, generación que en 2020 representará un 50% de la plantilla. Pero además, dando entrada a nuevos diseños de espacio como los informales, para fomentar reuniones más distendidas del grupo que favorezcan la creatividad, o los de relax, espacios donde los empleados pueden conversar o atender responsabilidades de forma más relajada.

El gran reto del diseño del espacio es acertar con el reparto de este tipo de espacios, de modo que dé respuesta a las necesidades de cada organización. Para ello hay que conocer el tipo de reuniones que cada empresa mantiene. Como orientación podemos manejar la estimación de Ofita: calcula que el 61% son reuniones programadas con una duración de 23 minutos (necesitan reserva de espacio), y el 39% imprevistas, de 18 minutos de duración (sin reserva).

¿Cómo y para qué nos reunimos?

Debemos diseñar espacios que den respuesta a cada modelo de reunión. De nuevo nos valemos de la estimación de Ofita, para cerrar este artículo:

• Convención: 100 minutos para grupos de 100 personas. Frecuencia del 1%.
• Junta: 90 minutos para 15 personas. Frecuencia del 2%.
• Formación: 90 minutos para 30 personas. Frecuencia del 2%.
• Equipo: 65 minutos para seis personas. Frecuencia del 18%.
• Exprés: 30 minutos para tres personas. Frecuencia del 50%.
• Brainstorming: 240 minutos para cinco personas. Frecuencia del 7%.
• Petit comité: 30 minutos para dos personas. Frecuencia del 12%.
• Visitas: 45 minutos para cinco personas. Frecuencia del 8%.

(Si el titular de este post responde a la tradición periodística de llamar la atención del usuario, espero que el viejo truco te haya llevado hasta este párrafo con la sensación de que la lectura ha merecido la pena).

Foto: Betta Living