GTD: organizarse o sucumbir al descontrol

Estás estresado y no sabes qué hacer. Has probado todas las opciones que eres capaz de imaginar y la situación no mejora. Necesitas una solución definitiva que te devuelva la sensación de control sobre tu vida y tu trabajo.

GTD, las siglas de Getting Things Done, traducidas al español como “Organízate con eficacia”, es una innovadora metodología de productividad personal desarrollada por el norteamericano David Allen en el año 2000 y utilizada actualmente por millones de personas en todo el mundo.

Esta metodología supone un cambio radical en la forma de entender la tradicionalmente llamada gestión del tiempo, dejando a un lado las teorías y centrándose en los hechos que funcionan. Durante años, David Allen investigó qué funcionaba y qué no de las diversas técnicas de gestión del tiempo y organización personal. También se dedicó a observar qué hacían diferente las personas altamente efectivas. A partir de ahí sintetizó unos principios fundamentales, que sirven para cualquier persona y en cualquier situación.

GTD parte de la base de que, a día de hoy, las interrupciones, el exceso de información y los constantes imprevistos y cambios de urgencia y prioridad son parte del paisaje y no van a desaparecer. Además, la cantidad de cosas por hacer es siempre mayor que el tiempo del que se dispone para hacerlas. En esta situación, lo importante no sólo es saber qué hacer sino, sobre todo, saber qué no hacer.

Sin embargo, este tipo de decisiones no son evidentes y menos aún cuando se deben tomar sin poder pararse a pensar. Es eso lo que nos estresa. Saltar de urgencia en urgencia con la sensación de que en cualquier momento  puede estallar otro “incendio” en cualquier parte y sin estar completamente seguro de que tu decisión sea la más adecuada. Con GTD esa sensación desaparece por completo.

Esto es posible porque GTD proporciona los dos elementos que necesitas para abandonar el “modo apagafuegos” y ponerte al volante de tu vida: control y perspectiva.

Control para saber cuál es tu mapa de opciones. Si en cualquier momento sabes todo lo que tienes que hacer, puedes decidir -sin estrés- qué hacer primero y qué hacer a continuación, porque sabes también qué estás dejando sin hacer. Te podrá preocupar no llegar a todo, pero al menos te sentirás tranquilo porque sabrás con certeza que lo que has decidido hacer es la mejor decisión posible. Gracias al método de cinco pasos para administrar el flujo de trabajo, recuperar el control con GTD es muy sencillo.

Perspectiva para poder integrar el corto, medio y largo plazo. Como decía Alvin Toffler, “hay que pensar en las grandes cosas mientras se hacen las pequeñas para que éstas vayan en la dirección correcta”. El modelo de seis niveles de perspectiva de GTD te permite integrar en un todo cosas tan dispares como las acciones y proyectos en los que trabajas hoy con tus objetivos personales y profesionales a medio y largo plazo.

Dominar las dos herramientas anteriores no es sencillo. A pesar de que son muy fáciles de usar, nos obligan a dejar a un lado hábitos fuertemente arraigados y sustituirlos por otros más productivos. Es como conseguir hacer deporte regularmente. Exige esfuerzo y una inversión de tiempo importante pero el resultado compensa con creces.

Imagina por un instante: ¿Qué cambiaría si en todo momento supieras qué tienes que hacer? ¿Y si además supieras cómo va a afectar a tu vida y a tu pyme si decides hacerlo o si no?

¿Qué sería de tu vida y de tu pyme si pudieras aumentar tu productividad personal un 30%? En el siguiente post te diré cómo.

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