Gastos deducibles de empresas y autónomos: ¿son necesarias las facturas o valen los tickets?

¿Qué gastos se puede deducir una empresa o un autónomo? Esta es la pregunta del millón y, sin duda, la que con más frecuencia nos hacen a los profesionales que nos dedicamos a la gestión fiscal empresarial.

La respuesta no es sencilla y como para casi todo lo que está sujeto a la normativa fiscal, en la práctica del día a día, no hay respuestas generales ni criterios universales, ya que todo está sujeto a la posterior interpretación de la autoridad tributaria, y como veremos en la última parte de este artículo, incluso de los tribunales.

Dentro de esa situación de partida, en este post vamos a tratar, en la medida de lo posible, de aportar algo de luz al respecto, determinando primero cuál es el criterio que mantiene Hacienda para considerar un gasto como deducible. En segundo lugar, exponer cuál viene siendo el criterio interpretativo al respecto y, finalmente, trataremos de las condiciones necesarias para que los tan utilizados tickets de gastos, puedan considerarse deducibles de acuerdo con una reciente sentencia judicial.

Qué gastos son deducibles

De acuerdo con la Agencia Tributaria, para que un gasto sea deducible es necesario que esté contabilizado y responder a un hecho económico real, es decir, la anotación contable debe corresponder con una operación efectivamente realizada y no simulada. 

En concreto, para que los gastos sean deducibles fiscalmente a los efectos de calcular la base imponible del Impuesto sobre Sociedades, deben de cumplir los siguientes requisitos:

• Contabilización: se deben incluir en la contabilidad del empresario o profesional.
• Justificación: se deben justificar, de forma prioritaria, mediante la factura recibida, y la misma deberá cumplir los requisitos recogidos en el Reglamento de facturación.
• Imputación: con carácter general se deben incluir e imputar en el período impositivo en que se produzcan.
• Correlación con los ingresos: deben realizarse en el ejercicio de la actividad, con el objetivo de obtener ingresos, sin que tengan la consideración de liberalidad, en cuyo no caso no serían deducibles.

Por el contrario, hay una serie de gastos que se consideran expresamente no deducibles y los puedes consultar aquí.

¿Cómo deben valorarse estos gastos?

En la valoración de los gastos, para que se puedan considerar deducibles, también deberá tenerse en cuenta el importe individualizado de los gastos.

De este modo, aquellos gastos que sean excesivos o desmesurados, respecto de los que, con arreglo a los usos y costumbres, puedan considerarse gastos normales, pueden considerarse como no deducibles, pues se trata de conceptos fronterizos entre los gastos exigidos por el desarrollo de la actividad y aquellos que vienen a cubrir necesidades particulares, de tal manera que en algunos casos existe una coincidencia entre unos y otros.

Y en relación con los elementos patrimoniales utilizados en la actividad (vehículos, ordenadores, teléfonos móviles, etc.), la Agencia Tributaria solo va a considerar elementos patrimoniales afectos a una actividad económica a aquellos que el contribuyente utilice en exclusividad para los fines de la misma y en ese caso se podrán deducir los gastos para su adquisición.

Y en concreto no se entenderán afectos a la actividad económica o empresarial:

• Aquellos que se utilicen simultáneamente para actividades económicas y para necesidades privadas, salvo que la utilización para estas últimas sea accesoria y notoriamente irrelevante.
• Aquellos que, siendo de la titularidad del contribuyente, no figuren en la contabilidad o registros oficiales de la actividad económica que esté obligado a llevar el contribuyente, salvo prueba en contrario.

Llegados aquí, en muchas ocasiones, los empleados de las empresas, los autónomos y profesionales, el documento que obtienen para justificar un gasto realizado es un ticket.

Antes, había una serie de operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tickets (operaciones que no excedan de 3000 euros, IVA incluido).

Ahora, con el nuevo Reglamento, esos tickets se llaman facturas simplificadas.

A continuación vamos a ver cuál es el tratamiento y validez de lo que Hacienda ha pasado a llamar factura simplificada y que comúnmente se llama ticket, como justificante de gasto.

Factura simplificada: cuándo emitirla

Su deducibilidad, de la misma manera que las facturas completas, debe cumplir con los requisitos que ya hemos mencionado.

Para ello vamos a analizar una consulta vinculante de la Dirección General de Tributos el respecto.

¿En qué supuestos se puede emitir factura simplificada en lugar de factura completa?

La normativa fiscal señala que se pueden emitir facturas simplificadas en los siguientes supuestos:

• Cuando su importe no exceda de 400 €, IVA incluido.
• Deba expedirse una factura rectificativa.
• Su importe no exceda de 3.000 €, IVA incluido, y se trate de las siguientes operaciones:
  • Ventas al por menor.
  • Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración y salas de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador.
  • Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías.
  • Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas.

¿Qué datos deben contener las facturas simplificadas?

Las facturas simplificadas, contendrán con carácter general, los siguientes datos:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición y fecha de la operación, si es distinta de la anterior.
• NIF e identificación del expedidor.
• Identificación del bien entregado o servicios prestados.
• Tipo impositivo y, opcionalmente, también la expresión “IVA incluido”. Si hay operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos, deberá especificarse por separado y además la parte de Base Imponible correspondiente a cada operación.
• Contraprestación total.
• En caso de que se aplique el régimen especial del criterio de caja del IVA, la mención “régimen especial del criterio de caja”.
• Para facturas rectificativas, la referencia de la factura rectificada y de lo modificado.

Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que quiera deducir el impuesto, o un particular que exija factura para ejercer un derecho de naturaleza tributaria, deberá hacerse constar además, el NIF y domicilio del destinatario y la cuota repercutida.

¿En qué operaciones no puede expedirse factura simplificada?

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

• Entregas intracomunitarias de bienes (EIB).
• Ventas a distancia.
• Operaciones localizadas en el Territorio de Aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
• Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:
• Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
• Cuando la operación se localice en otro Estado miembro, se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

¿Qué debe incluir, a efectos de deducción de IVA, la factura simplificada?

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

• NIF del destinatario y domicilio.
• Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

Nueva sentencia del TSJ de Cataluña

Finalmente, se ha publicado el pasado mes de marzo, una interesante Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en un procedimiento entre un contribuyente y la Agencia Tributaria.

Se trata de un caso en el que nos encontramos con un conjunto de gastos de los que no se prueba su vinculación con la actividad ni están justificados mediante el original de la factura, aportándose como justificante de los mismos unos tickets.

Del contenido de la sentencia, merece la pena destacar algunas de las cuestiones que de forma literal se incluyen en ella:

• La deducibilidad de los gastos está condicionada por el principio de su correlación con los ingresos, de tal suerte que aquellos respecto de los que se acredite que se han ocasionado en el ejercicio de la actividad, que sean necesarios para la obtención de los ingresos, serán deducibles, en los términos previstos en los preceptos legales antes señalados, mientras que cuando no exista esa vinculación o no se probase suficientemente, no podrían considerarse como fiscalmente deducibles de la actividad económica.

• Dicha deducibilidad está condicionada, además, a que queden convenientemente justificados mediante el original de la factura o documento equivalente y registrados en los libros de registro que, con carácter obligatorio, deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.

Nuevos libros de registro obligatorios para los autónomos

• La deducción de los gastos justificados en tickets no es posible, porque se trata de documentos que no reúnen los requisitos de las facturas y en los que ni siquiera está identificado el destinatario de tales servicios. Son documentos que deberían cumplir todos los requisitos de las facturas en cuanto reflejan servicios prestados por empresarios o profesionales a otro empresario o profesional, como es el reclamante, siendo de especial importancia que no lleven consignada siquiera la identificación de quién es el destinatario del servicio, por lo que aunque el reclamante los haya anotado en sus libros de gastos, tampoco se acredita su vinculación a la actividad.

• Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación.

• Un gasto solo tendrá el carácter de gasto fiscalmente deducible si cumple también el denominado requisito de efectividad, esto es, que estando afecto a la actividad, se haya producido efectivamente, y esté contabilizado.

• Que en el procedimiento tributario la carga objetiva de la prueba sobre la deducibilidad de un gasto de la actividad económica o empresarial, recae sobre la Administración en base, sobre todo, a la vigencia del carácter inquisitivo de este tipo de procedimientos.

• Ha de partirse del principio de que, salvo patente desproporción, no corresponde al sujeto pasivo probar la correlación de los gastos con los ingresos de la actividad, más allá de lo que resulta de su declaración-liquidación y contabilización, por lo que habrá de ser la Inspección la que pruebe que, en contradicción con tal contabilidad, los gastos son ajenos a la actividad.

• Otro tanto cabe decir del resto de los gastos, considerando que no son manifiestamente inadecuados al ejercicio profesional, ni desproporcionados en su cuantía, debiendo añadirse que en la medida en que el RD 1496/2013 permite los tickets como documentos sustitutivos de las facturas, y hallándose los que se tratan en este proceso entre los supuestos comprendidos en el art. 4 , no son exigibles sino los requisitos exigidos para estos documentos y los elementos acreditados que resulten de los mismos.

• Y, por último, hace mención a otras sentencias que señalan que “si el medio de prueba empleado es el idóneo, no debe existir obstáculo alguno para admitir la deducción, aunque se haya infringido algún requisito formal”. Y también que “es evidente que el documento debe reunir los datos necesarios para acreditar con solvencia (a falta de prueba en contrario) la operación y sus características, pero que el hecho de que no sea una factura con todos sus elementos ha de suponer siempre y en todo caso que el gasto no se tome en consideración».