El correo electrónico, de herramienta a trampa para nuestra productividad

A nivel personal y profesional, lejos de disminuir frente a otras vías de comunicación, el correo electrónico sigue siendo uno de los protagonistas de nuestro día a día. Y aunque nadie duda de que es una herramienta casi imprescindible para cualquier profesional, lo cierto es que es necesario saber hacer uso de él de forma inteligente para que no se convierta en una pesadilla.

Y es que, según datos de Radicati, la cantidad de usuarios de correo electrónico en todo el mundo, incluidos los comerciales y particulares, aumentará desde los 4100 millones en 2021 a casi 4600 millones en 2025.

Una cifra que se explica cuando descubrimos la cantidad de cuentas de correo electrónico que tienen los usuarios, la mayoría con dos o más. De acuerdo con el informe realizado en 2021 por Mailjet by Pathwire, el 72,4 % de los encuestados tiene al menos dos direcciones de email, y el 31,7 % tiene cuentas de correo específicas para las promociones.

Los datos de la investigación muestran que la mayoría de las personas tienen entre dos y tres direcciones, lo que podría significar que alguien podría tener una o dos direcciones personales, y una adicional para promociones, descuentos y otros emails B2C (Business to Consumer) en general.

Una lluvia constante de correos

Decenas, centenares o miles… El buzón de entrada de nuestro correo electrónico puede ser un elemento bastante perjudicial para nuestro rendimiento. En concreto, la firma WorkMeter, especialista en soluciones de software para medir nuestra productividad, señala que cada día “perdemos” más de dos horas revisando nuestro correo electrónico.

Más concretamente y de acuerdo con los resultados de su herramienta de medición EffiWork, el 20,2% del tiempo que pasamos delante del ordenador lo dedicamos a la gestión del correo electrónico. Otro dato revelador es que cada profesional pasa una media de 67 segundos en su correo electrónico cada vez que se conecta al mismo, y se mantiene el clásico comportamiento de visitas frecuentes al buzón.

Siguiendo con los datos recopilados y analizados por la compañía, el porcentaje medio del uso del email sobre el tiempo total productivo es del 14%. “Es decir, nos pasamos revisando el correo electrónico casi una quinta parte del tiempo total que estamos trabajando en el ordenador. Esto significa que el número de horas productivas que podríamos estar dedicando a otras tareas o cuestiones más prioritarias para la organización se ve reducido por el uso que hacemos del email”.

“Se trata de un comportamiento casi compulsivo que impide al trabajador mantener una concentración constante en su tarea. De hecho, el correo electrónico y las continuas visitas al buzón son uno de los grandes ladrones de tiempo para los profesionales”, explican desde WorkMeter.

El 80% de los emails no nos interesan

A esto hay que añadir que, de nuevo según WorkMeter, el 80% de los correos que recibimos son totalmente descartables. Como vemos, una amenaza real para nuestra productividad.

Y es que no solo nos quita tiempo, sino que además de mermar nuestra productividad, un mal uso del correo electrónico también reduce nuestra capacidad de concentración y nuestros niveles de atención, a causa principalmente de las constantes interrupciones y alertas que no paran de llegar.

Por no hablar del estrés que a muchos nos causa ver nuestra bandeja de entrada repleta de emails pendientes de leer o contestar, que hace que nos veamos incapaces de completar las tareas que nos habíamos propuesto realizar ese día.

Las claves para un uso eficaz del email

Pero ¿es posible utilizar el correo electrónico como la herramienta de trabajo que es y no como una especie de agujero negro por el que se desliza gran parte de nuestra jornada laboral?

Afortunadamente, la respuesta a esta pregunta es afirmativa. Y, lo mejor, solo necesitamos poner un poco de sensatez e inteligencia a la hora de utilizar el correo electrónico.

Por ejemplo, antes de enviar un correo electrónico, podemos hacernos dos simples preguntas: ¿Es realmente necesario enviarlo? ¿Puedo resolver el problema con una llamada telefónica o hablarlo en persona?

Si finalmente es necesario enviar ese correo electrónico, así como consultar los que recibimos, lo que sí podemos hacer es seguir algunas pautas que nos ayuden a hacer una gestión más eficaz del mismo.

Rutinas que reducirán el mal uso del correo electrónico

Así, desde WorkMeter, nos aconsejan desactivar las notificaciones para nuevos emails; consultar la bandeja de entrada 3 o 4 veces al día como máximo y nunca dejarla abierta; eliminar todo aquel correo ya leído y que no nos sirva de nada; mantener nuestra bandeja de entrada lo más vacía posible; y tratar de no invertir más de 10 minutos en responder un correo.

Además y con el objetivo de que realmente el uso del correo electrónico sea el adecuado, apuntan algunos trucos como intentar enviar nuestro mensaje al menor número de destinatarios posibles o redactar un asunto del correo electrónico corto y descriptivo que transmita la acción principal que queremos comunicar.

Todo ello nos permitirá no solo evitar recibir emails de múltiples receptores que realmente no son decisivos en el tema del correo electrónico, sino que además nos ayudará a identificar y localizar mejor cualquier email.

Otras recomendaciones son archivar los emails que queremos conservar, utilizando un sistema simple con carpetas de referencia en la página principal (podemos establecer filtros para que una misma categoría de mensajes vayan directamente a la carpeta correspondiente) e intentar tener la bandeja de entrada lo más “limpia” posible, vaciándola al menos una vez por semana.

Finalmente, y ahora que estamos en época estival y de vacaciones, un consejo muy útil: utiliza las respuestas automáticas (el “fuera de la oficina”) en tu cuenta de correo electrónico y desconecta. Esa es la decisión más inteligente.

Foto de Freepik