Cómo ser eficientes en proyectos de colaboración con terceros

Parece imposible no rendirse ante el “colabora, comparte, coopera” que se repite en todos los foros de pymes y emprendedores. Es, sin duda, una receta estupenda, pero ¿conoces las claves? ¿Sabes cómo garantizar la eficiencia en tus procesos colaborativos?

Cuando te plantees incorporar en cualquiera de tus procesos de negocio la colaboración de un socio, te recomiendo como primer paso una reflexión profunda sobre el proceso que vas a iniciar. Piensa cómo lo vas a abordar. Y ten claro desde el principio que no es lo mismo colaborar que compartir.

En ambos casos estamos ante un grupo de personas o empresas (al menos dos) que comparten una tarea, participando en ella de alguna manera. Pero ojo, no todo el monte es orégano y algunas loables iniciativas pueden acabar desbordando nuestra agenda y disparando nuestros costes.

Tres son las claves para garantizar la eficiencia cuando nos embarcamos en proyectos de colaboración con terceros:

1. Compartir no sólo tarea (incuso espacio), sino también un objetivo común con el que todos estén comprometidos, con independencia de cuál sea su rol o beneficio. Sin un objetivo definido, no podemos hablar de colaboración ni esperar ninguno de sus efectos.
2. Montar un equipo y dotarlo de organización, planificación, agenda y una monitorización continuada de principio a fin. Sólo así las personas podrán lograr lo que nunca habrían conseguido de manera individual.
3. Tener un entorno o herramienta que facilite el trabajo colaborativo y que, como mínimo, debería tener las siguientes características:

• Un espacio garantizado y suficiente en un repositorio en línea para almacenar archivos y poder acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar: equipo, tableta o teléfono. Por supuesto, con todas las garantías en términos de disponibilidad, accesibilidad y control de accesos. 
• Que facilite el trabajo simultáneo en un mismo archivo, controlando en todo momento quién ve y edita qué, de manera que sea sencillo agregar y responder comentarios y realizar el seguimiento de todos ellos. 
• Que todos los archivos se actualicen en tiempo real en todos los dispositivos, de manera que todos los miembros puedan tener acceso a la última copia, eliminando el dolor de cabeza y el tiempo que se pierde en aclarar constantemente cuál es la última versión.

En Internet existen muchas aplicaciones gratuitas que facilitan la colaboración, desde las más conocidas como Google Docs hasta otras que lo son menos, como Writeboard, Stixy o ReviewBasic. Sin embargo, mi recomendación es utilizar Office 365 que, aunque no es gratuita, es más profesional y tiene diversas características que la hacen destacar, como la fluidez con que integra el espacio colaborativo con el resto de aplicaciones Office que muchos tenemos y utilizamos habitualmente: Correo, Agenda, Word, Power Point, One Note… Pero esta es una decisión que concierne a cada uno.

Foto: Garfield Anderssen