Cómo gestionar proyectos en la nube con Planner de Office 365

Todos somos reacios a los cambios. Nos sacan de nuestra zona de confort y requieren un esfuerzo extra en nuestro día a día, pero en mi opinión siempre merecen la pena, ya que te permiten descubrir cosas que, de otro modo, nunca se cruzarían en tu vida. Esto es lo que me ocurrió cuando descubrí la función de Planner de Office 365.

Como ya sabemos, el mundo evoluciona hacia la hiperconectividad, hacia la nube. Cada vez aparecen con mayor rapidez nuevas herramientas, y estas evolucionan a tal velocidad que antes de que te enteres de que existe la primera versión, ya ha salido la segunda, e incluso otras herramientas que hacen algo parecido pero no igual.

Esto influye en nuestros hábitos de trabajo y en nuestro entorno, generándonos cierta inquietud. ¿Cuál es la solución? «Aprender a utilizarlas todas» sería la respuesta ideal, pero no tenemos el tiempo suficiente.

La clave es, por tanto, centrarse en aquellas que den respuesta a tus necesidades de manera sencilla. Os cuento mis descubrimientos con Office 365.

Empecé a usar Office 365 hace unos meses, al principio lo utilizaba para lo mismo de siempre, sobre todo el correo y el calendario. Luego descubrí mi espacio de almacenamiento en la nube y empecé a dejar de guardar documentos en local. Después llegaron los hipervínculos, enviar correos sin archivos adjuntos pesados, solo con un enlace a su ubicación en mi nube… buena cosa. Y poco más tarde el historial de versiones, cada vez que alguien edita un documento, compartido o no, por detrás ¿se guarda una versión? ¡Se acabaron los archivos Word duplicados acabados en V1, V2, VFINAL, VFINAL2, VFINAL2ENTREGA…!

Cuando me quise dar cuenta, estaba usando prácticamente todas las funcionalidades de este paquete ofimático en la nube, empecé a vivir y trabajar en cloud y, para mi sorpresa, todavía me quedaban muchas cosas por descubrir. Microsoft sigue evolucionando su servicio y lanza continuamente nuevas funcionalidades que ofrece a sus suscriptores sin coste adicional.

Mi último descubrimiento ha sido Planner, si nos vamos a su descripción teórica, es un gestor de proyectos, pero…

Funcionalidades de Planner para Office 365

No sé si en vuestras empresas se trabaja por proyectos, en la mía sí. Al empezar a usar Office 365 nos encontramos con un problema: dónde almacenar los documentos, calendario… hasta que descubrimos la función de Grupos. Un espacio con identidad propia en el que se puede invitar a todos los usuarios que formen parte de un mismo proyecto. En cada grupo se pueden crear carpetas para compartir documentos y recursos, accesibles y modificables por todos los miembros que forman parte de él, también se puede crear un calendario común sólo visible para dichos usuarios, crear notas para todos (como las actas de las reuniones o el estado de las distintas acciones del proyecto), entre otras.

La última novedad del apartado de Grupos de Office ha sido el ‘gestor de proyectos’ Planner. ¿Qué es lo que permite? Muy sencillo, incluye todo lo necesario para gestionar un equipo de trabajo. Se trata de un planificador de tareas que permite asignar responsables, fechas de vencimiento y cuadro resumen del estado de todas ellas; además, conforme se avanza en el cumplimiento del proyecto, se va comunicando a todos los miembros el nivel de realización de estas tareas mediante el correo electrónico. Lo mejor, la facilidad de su uso, basta con navegar un poco por la herramienta para crear el panel de tareas.

Después de descubrirlo, coordinar cualquier trabajo en equipo me parece más sencillo que nunca, yo ya no puedo vivir sin ello… ¿Pruebas tú y me cuentas?

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