Cómo gestionar el cambio tecnológico en la empresa

En líneas generales, al ser humano no le gustan los cambios, somos “animales de costumbres” y solo la palabra “cambio” produce miedo e incertidumbre,  quizás porque instintivamente se asocia a un cambio negativo, sin entrar ni siquiera a valorar en qué consiste el mismo.

Cuando nos incorporamos a una empresa que lleva tiempo desarrollando su actividad, suele ser habitual escuchar, ante la pregunta de por qué no se hacen las cosas de otra manera, la misma respuesta:  “porque siempre se han hecho así”. Por tanto, cambiar los hábitos de los empleados no suele ser tarea fácil, cualquier cambio conlleva un proceso que, dependiendo de los perfiles, será más o menos complicado.

Los cambios tecnológicos suelen realizarse para que la empresa sea más moderna, que  los procesos sean más rápidos y, por tanto, ganar competitividad.

En la nueva era de la comunicación, nos encontramos con cambios de:

• Sistemas (nuevas aplicaciones, gestión, coordinación…).
• Introducción de nuevas herramientas de control.
• Medios sociales.
• Redes sociales corporativas.
• …

Para organizar la compañía y llevar el nuevo modelo a cabo, es esencial conocer en profundidad a nuestra plantilla y prepararla para ir adaptándose progresivamente.

Partiremos de la base de la Teoría de la Difusión, de Everet Rogers, que sitúa los porcentajes de adaptación en cinco perfiles:

Solo un 2,5% de las personas son innovadoras, mientras que podemos encontrar un 13,5% de early adopters, esas personas que no solo no se asustarán ante los cambios, sino que rápidamente aprenderán y se adaptarán a la tecnología.

Tras ellos, se situaría la «mayoría precoz», que aprende de los early adopters y con sus indicaciones siguen sus pasos. Se empezará a complicar con la llamada «mayoría rezagada», a la que le costará adaptarse a los nuevos paradigmas y, por último, los «resistentes», que representarán el verdadero problema, ya que nos costará convencerlos de que adopten las nuevas fórmulas. En este último grupo se suelen encontrar el colectivo de mayor edad de la empresa y los que han vivido cambios anteriores con resultados negativos, ya sea para ellos o para la compañía.

Para gestionar el cambio, hemos de tener en cuenta la magnitud del mismo y el plazo con el que contamos para su ejecución.  Es muy importante crear una coalición con los responsables de los diferentes departamentos implicados, convenciéndolos de que el cambio es necesario y mantener informada a la plantilla en todas las fases del proceso, haciéndolos partícipes de los avances.

Una vez detectados los early adopters y entre ellos a los líderes, los convertiremos en agentes del cambio, para que trabajen en equipo y nos ayuden a la consecución del objetivo, estableciendo premios y reconocimiento por su trabajo.

En cuanto a los resistentes, hemos de saber si es una resistencia individual o colectiva, ya que podemos encontrarnos con que una mayoría de empleados que van pasando por las diferentes fases con normalidad, son “contaminados” y se paralizan ante la influencia de un resistente.

Las fases que encontraremos en el cambio suelen ser:

• Presentimiento.
• Shock.
• Resistencia.
• Aceptación racional.
• Aceptación emocional.
• Apertura.
• Integración.

Lo más importante es informar con claridad de en qué va a consistir el cambio tecnológico, para que la fase de presentimiento sea lo más corta posible, evitando rumores innecesarios; explicar claramente los beneficios que aportarán a la compañía y cómo va a repercutir positivamente en el trabajo diario de cada empleado.

La formación y la elección de formadores serán esenciales para que el cambio tecnológico sea percibido como un gran avance y aceptado racionalmente, y no sea vivido como una pesadilla que les haga echar de menos la situación anterior. Deberán ser formados con claridad, concisión, implicación personal y lenguaje adaptado a sus conocimientos para su mejor comprensión,  para que sus mentes se abran definitivamente, consiguiendo incluso que perciban a cada paso las mejoras que representa en su labor diaria.

Es importante también hacerles partícipes de los logros alcanzados en otros departamentos o compañías ya adaptados,  gracias a los nuevos sistemas.

Si tras la implementación continuamos teniendo empleados inadaptados, tendremos que dedicar más recursos, haciéndoles participar en grupos de trabajo personalizados para que interioricen la idea de la necesidad de un cambio de cultura de colaboración digital, que conseguirá hacer avanzar a la empresa y, por tanto, conseguir una mayor estabilidad en su puesto de trabajo.

Foto:  Gonmi, distribuida con licencia CC BY 2.0