Cómo cumplir con la normativa sobre control horario

Hace un año se publicó en el BOE el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de Medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que cambió el panorama del control horario en nuestro país.

Entre las medidas aprobadas, destaca la obligación del registro de la entrada y salida del puesto de trabajo, y afecta tanto a los empleados presenciales, como a los que teletrabajan y a los que desarrollan su jornada en movilidad (servicios de logística, por ejemplo).

El control horario, un año después

Un año después de la aprobación de esta normativa, numerosas empresas, sobre todo las más pequeñas, continúan sin tener habilitado el registro de jornada.

El Ministerio de Trabajo publicó en noviembre de 2019 los resultados de sus primeras inspecciones: en total había abierto 2000 expedientes por incumplimiento del control horario; solo había finalizado 500, pero más de 100 habían concluido con sanciones.

Qué establece la legislación sobre el registro de jornada

Nunca viene mal un recordatorio de esta ley, que puede conllevar multas de carácter económico, que van desde los 60 euros a los 187.515 euros, dependiendo de si el incumplimiento se considera leve, grave o muy grave.

En principio, cada empresa puede elegir el método que debe implantar para llevar a cabo el control de jornada laboral, es decir, si se cumplen las horas estipuladas en el contrato de cada empleado, así como las horas extraordinarias realizadas, teniendo en cuenta lo siguiente:

• La información debe estar a disposición del trabajador, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
• Los datos se deben almacenar durante cuatro años.
• Se podrá sancionar a todas aquellas empresas que incumplan la ley.

Una cuestión fundamental es que el control horario conlleva el pago de las horas extras si se producen. Por tanto, implantar el sistema y no hacer un seguimiento puede ser un error que le puede salir caro al empresario. Es importante comprobar si el registro se está haciendo correctamente, cuáles son las causas de esas horas extras y analizar si hay que reordenar la carga de trabajo.

Los mecanismos y criterios de aplicación se pueden acordar dentro de los convenios, pero la mayoría de los negocios de este país son pequeñas empresas y se rigen por los convenios de cada sector.

Una solución sencilla para el control horario

Por todo lo anterior, es recomendable -para aquellos que aún no lo han hecho- abordar una solución sencilla que permita cumplir con los requisitos genéricos que establece la normativa.

La aplicación o herramienta de control horario debe servir para el total de los trabajadores y no todos los empleados están en una oficina o una fábrica durante una jornada laboral estricta.

En muchas empresas hay flexibilidad horaria y tanto los comerciales como los técnicos trabajan en movilidad, en las oficinas e instalaciones del cliente o teletrabajan. La norma no los excluye y existe la obligación de controlar su jornada.

Para cubrir todos estos requisitos, se pueden plantear soluciones complejas con tornos para los empleados de la oficina y sistemas biométricos en los portátiles que controlen que los teletrabajadores están delante del ordenador.

Pero no, no es necesario montar un ‘gran hermano’ como en la novela “1984”, de George Orwell. No tiene sentido abordar una solución que suponga una gran inversión, debido al riesgo de que una normativa posterior flexibilice la medida o establezca algún tipo de mecanismo concreto que no sea compatible con la solución desplegada.

Soluciones de control horario al alcance de todos

Existen soluciones en el mercado que permiten llevar un control horario con una simple aplicación en el móvil del empleado. Muchas de ellas controlan la ubicación en el momento del registro. Casi todas ellas se pagan mediante una cuota mensual y se pueden empezar a utilizar de forma inmediata sin realizar inversión alguna, salvo que habría que dotar a todos los empleados de móviles.

Optar por una solución de este tipo permite cambiar en un futuro, sin ningún quebranto económico, si la norma se desarrolla.

Registro de jornada de trabajadores en movilidad

Pero para cumplir con la normativa en su conjunto, hay soluciones como GeoGestión que abordan todo lo anterior y además consiguen una mejora de la productividad. En este vídeo te explicamos cómo funciona:

Principales ventajas de GeoGestión

Además del control horario aplicable a cualquier empleado, incluye las siguientes funcionalidades:

• Permite crear rutas y formularios para el registro de información de visitas comerciales o actuaciones en clientes.
• Es posible el registro de la jornada laboral desde el smartphone mediante geolocalización, o también desde el ordenador vía web.
• Toda la gestión está centralizada, es decir, que desde un único portal da acceso al total de horas trabajadas, el registro de clientes, el estado de los dispositivos…
• Al ser una aplicación de Telefónica Empresas, se puede añadir el importe de este servicio a la factura telefónica, sin necesidad de ninguna inversión y sin permanencia.
• Incluye soporte técnico en caso de incidencias o consultas.

Todas estas aplicaciones cuentan con informes, algo que es fundamental de cara al cumplimiento de la norma. No todas almacenan los datos durante cuatro años, ya que hay otra norma para la protección de datos, el RGPD, que impone limitaciones en este sentido a los proveedores de servicio.

Es preciso tener en cuenta todo esto, porque en ese caso es necesario descargar y almacenar los informes en previsión de una posible inspección laboral.

Fichar en el trabajo, una oportunidad

Hay, por tanto, alternativas sencillas y podemos tratar de convertir un problema en una oportunidad. Es la ocasión de revisar las formas de trabajo y usar esta tecnología no solo para cumplir con el requisito legal, sino también para mejorar la productividad.

Soy ingeniero y mi trabajo está centrado en la tecnología, no soy abogado, así que para escribir este post, he consultado a responsables de Recursos Humanos y de Asesoría Jurídica, a los que desde aquí agradezco su ayuda. Espero que a ustedes les sirva para poner un poco de luz en esta jungla regulatoria en la que vivimos.