Un buen diagnóstico es la base de un plan estratégico eficaz

Hace unas semanas me llamó un empresario del sector industrial, para que le ayudara a iniciar un proceso de digitalización y transformación de su compañía. A medida que iba transcurriendo la conversación telefónica, detecté que estaba muy preocupado y bloqueado y había entrado en una fase de parálisis. Según él, el factor que más influía en su estado emocional era la gran velocidad a la que avanza la tecnología.

La conversación telefónica pasó por tres fases. Al principio, mostró inquietud y malestar por la situación actual en comparación con la que había experimentado años atrás. Poco más tarde, sus palabras transmitieron un gran nerviosismo e intranquilidad por un futuro que no veía claro. Y finalmente, surgieron la ansiedad y la angustia que dominaban su día a día y que le provocaban insomnio.

Acordamos vernos en persona, para analizar cuáles eran los motivos de esa situación a la que habían llegado y buscar soluciones para salir de esa angustia que le estaba deteriorando a nivel personal y profesional.

Días más tarde nos conocimos en sus modernas instalaciones. Recorrimos todos los departamentos de la empresa que había fundado, él mismo, con 25 años, hacía ya tres décadas. Su aspecto no me cuadraba con la edad que le calculé. Aquel hombre tendría que tener unos cincuenta y pocos años y aparentaba setenta. Estaba demacrado, desmejorado, triste y agotado.

Pedí información general, le acribillé a preguntas y tomé notas del funcionamiento y los procesos internos de la empresa. Me hice una composición de lugar y empecé a preparar un mapa mental del día a día de esa compañía que se estaba apagando. Quedamos en vernos de nuevo pasadas dos semanas.

Análisis DAFO

Durante días, en mi despacho, preparé un análisis interno del funcionamiento de esa empresa que ya ocupaba parte de mis pensamientos diarios. Las debilidades y amenazas contrastadas con las fortalezas y oportunidades del sector, es decir, hice un análisis DAFO. Al cruzar los datos, aproveché las oportunidades utilizando las fortalezas para evitar posibles amenazas. Al evitar esas amenazas, superé las debilidades para llegar a aprovechar las oportunidades. Y al final realicé pequeñas modificaciones en algunas debilidades.

Después de analizar internamente los costes de la producción del producto y el servicio asociado a ellos, preparé un informe personalizado de todos los profesionales que intervenían en algún momento en los procesos. Averigüé en qué punto se encontraba la compañía digitalmente, poniendo mucha atención en la reputación online y la identidad digital, tanto de la empresa como de sus empleados.

Hablé con cada una de las personas que componían los equipos de trabajo, y detecté el talento y las habilidades de todos ellos, tras realizar un estudio exhaustivo. Como resultado del mismo, reubiqué a algunos profesionales en departamentos totalmente diferentes de los que ocupaban. Tenían las habilidades y la experiencia necesarias para realizar otro tipo de tareas que, a corto plazo, darán resultados diferentes y, con toda seguridad, mejores.

Procesos internos y protocolo de actuación

El mapa mental de los procesos internos define en qué momento se precisa preparar un protocolo de actuación. Los procesos internos no estaban bien definidos ni en tiempo ni en espacio ni en recursos humanos. Realicé un estudio de modificación de procesos, sabiendo que todo ello necesitaría un tiempo de adaptación.

Los protocolos de actuación de cada proceso no quedaban claros. Por ello, en el día a día surgía continuamente la improvisación de cada responsable de departamento, ya que no había una metodología de trabajo definida. Se perdía mucho tiempo realizando un doble trabajo en algunos procesos. Modifiqué algunos de ellos, reubiqué a profesionales y preparé los protocolos de actuación, a la espera de que el tiempo defina una metodología de trabajo. 

También analicé externamente el sector, el mercado, los proveedores y la competencia. Poco se puede cambiar en ese ámbito, pero soy consciente de que es información relevante para preparar un plan estratégico.

¿Y la tecnología?

Solicité una segunda reunión presencial para analizar y contrastar si la tecnología que tenían era la adecuada. El ERP (Enterprise Resource Planning) y el CRM (Customer Relationship Management) tenían el mismo software, pero no estaban conectados a la plataforma de comercio electrónico que la compañía había incorporado recientemente. No disponían de blog y el software del eCommerce no se adaptaba bien a los smartphones.

Las conclusiones tras el diagnóstico fueron claras: la empresa tenía que reestructurar e incorporar un par de procesos para poder mejorar; definir muy bien los protocolos de actuación, fomentar el talento y las habilidades de personas que llevaban muchos años realizando las mismas tareas, potenciar la reputación y la identidad digital de la empresa y de sus trabajadores; y analizar la posible incorporación de una herramienta de Business Intelligence para que en el futuro no necesitaran más servicios de consultoría.

Además de lo anterior, esta empresa precisa, como el aire que respiramos, que su director general salga de la parálisis en la que está inmerso, para iniciar ese cambio que ayudará a su compañía a adaptarse y volver a situarse en su merecida posición de mercado. También necesita urgentemente un plan estratégico, para no terminar echando el cierre. Y, por último, un plan de implementación que modifique el funcionamiento de la empresa.

¿En qué situación está tu empresa? ¿Has realizado recientemente algún diagnóstico de su funcionamiento y de sus procesos?

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