Audita para mejorar la productividad de tu pyme

En la mentalidad de muchos responsables de pymes, y también de grandes empresas, se mantiene la creencia de que las mejoras significativas de la productividad se obtienen a través de cambios cuantitativos y no cualitativos. En otras palabras, se asume que la forma de aumentar la productividad es “hacer más con menos”, algo que en la práctica suele traducirse en reducir los costes de la materia prima (proveedores) y los costes salariales (empleados).

El principal problema de este enfoque es que puede ser útil la primera vez que se aplica pero, a partir de ahí, cada vez es más difícil obtener ventajas significativas sin que ello vaya en detrimento de la calidad del producto o servicio que se entrega al cliente final.

Sin embargo, hay otra forma que, sin ser tampoco infinita, sí que ofrece más recorrido y mejores resultados que la anterior. ¿Por qué no se aplica entonces? Porque para ello hay que invertir tiempo en revisar lo que se hace, para qué se hace y cómo se hace y, a partir de ahí, pensar e introducir mejoras, o sea, cambios. Y esto es un problema, porque eso de pararse a pensar da mucha pereza, los cambios producen alergia y además los resultados no suelen ser visibles de inmediato.

Pero lo cierto es que “hacer las cosas mejor”, que significa “hacer las cosas de forma más eficaz”, produce muchos mejores resultados que “hacer más con menos” y durante mucho más tiempo. Y, si no, que se lo pregunten a Toyota.

Cualquier persona que haya trabajado alguna vez en una pyme, o en una gran empresa, sabe que hay un montón de cosas más que mejorables. Y no me refiero a pequeños detalles intrascendentes, sino a cosas que, si cambiaran, producirían mejoras notables, por supuesto también en lo económico.

Te propongo que pienses en cualquier proceso actual de tu empresa, el que quieras. ¿Tienes claro qué aporta cada uno de sus pasos? ¿Aporta realmente algo?

Lo más probable es que si intentas hacer este ejercicio descubras que, a menudo, no existe tal proceso, sino más bien una “forma de hacer”, que no es lo mismo. Si es así, ya tienes un espacio de mejora importante: construir un proceso. Porque, si no tienes un proceso, ¿cómo vas a mejorarlo?

Una vez tengas el proceso, averigua qué aporta cada uno de sus pasos. Y cuando digo averigua, no me refiero a “imagina” o “supón”. Lo importante no es para qué crees tú que sirve sino que compruebes para qué sirve realmente. Te sorprenderá la cantidad de pasos que no solo no aportan nada sino que están ahí por razones “históricas” o que son “parches” para arreglar fallos de ese pseudoproceso que se estaba usando, ya que nadie ha querido responsabilizarse de rehacer el proceso “desde cero”.

Esto es solo un ejemplo. Ya hemos visto, en otro post, que las reuniones son proyectos. ¿Justifican las reuniones de tu pyme lo que cuestan?

Y puedes seguir. Al terminar un día cualquiera, pregunta a un grupo diverso de personas de tu pyme cuánto tiempo han dedicado aproximadamente a qué cosas, por ejemplo, resolver incidencias de clientes, “apagar incendios”, reuniones, etc.

Mira cuántas de esas horas tienen un impacto directo en:

• generación de ingresos para tu pyme,
• optimización de los costes de tu pyme.

Si no tienen nada que ver con ninguna de estas dos cosas, ahí tienes otra posible área de mejora.

En una organización tipo, la gente dedica más de la mitad de su jornada laboral a procesos y tareas que no aportan absolutamente ningún valor a nadie y que simplemente satisfacen las demandas de la estructura organizativa y resuelven los problemas causados por trabajar mal.

Audita la forma de trabajar en tu pyme, entiende sus procesos – defínelos si aún no existen – y cámbialos todo lo que haga falta, asegurándote de que están ahí para que la gente pueda ser más productiva, no para que la gente esté al servicio del proceso.

Ayuda a tu gente a que dedique su tiempo a cosas que realmente aportan, porque está en tu mano evitar que en tu pyme también se cumpla lo que decía Peter Drucker, “la mayor parte de lo que llamamos management consiste en hacer difícil a la gente que haga su trabajo”.

Imagen @procsilas distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0