5 consejos para reducir costes usando las TI

Lorena de la Flor  27 marzo, 2012

En momentos como el actual, en los que el consumo se ha reducido y las ventas no están en su mejor momento, necesitamos reducir al máximo los gastos innecesarios. Pero se puede ahorrar de muchas maneras. Es importante saber qué gastos se pueden minimizar sin poner en riesgo nuestro negocio. Por ejemplo, disminuir la calidad de nuestro servicio o de las materias primas que utilizamos puede llevar a una reducción de ingresos. Sin embargo, la tecnología nos ayuda a ser eficientes de una forma sostenible y además nos prepara para reforzar nuestro negocio y salir fortalecidos de la crisis.

Algunos consejos para ahorrar utilizando las tecnologías de la información (TI):

Eliminar inversiones

Muchas veces no emprendemos cambios tecnológicos, aunque estén demostrados sus ahorros, porque requieren inversiones que pueden tardar en recuperarse (dependiendo del importe invertido y lo que tarde en recuperarse con los ahorros mensuales). Invertir en tiempos de crisis, suena terrorífico, ¿no?

La solución es no invertir, sino “alquilar”. El modelo en la “nube” y las soluciones cloud permiten que, en vez de comprar infraestructura y licencias, adquiramos capacidad y aplicaciones, pagando sólo por lo que se necesita y durante el tiempo que se necesita. De esta forma, además de convertir inversión en gasto, podemos variar lo que gastamos en función de las necesidades que tenemos en cada momento. Si en el momento actual queremos reducir costes, pagamos únicamente por los recursos imprescindibles. Si el negocio permite crecer, ampliamos nuestra capacidad y pagamos por los recursos extras añadidos.

Podemos crecer y decrecer sin costes extras. La tecnología se adapta al negocio como un guante.

Ahorrar en licencias

Existe software gratuito o a un precio bastante inferior a las aplicaciones de mercado más conocidas para realizar multitud de tareas: LibreOffice y GoogleDocs (en su versión no empresarial), en vez del clásico Office de Microsoft. Y si queremos que sea de Microsoft, Office365 nos permite “alquilar” las licencias en modo “pago por uso desde la nube”. Linux en lugar de Windows, Picasa para gestionar nuestras fotos, Terabox para tener un disco duro de 100GB, etc.

Optimizar procesos

Existen numerosas aplicaciones para organizar documentos, pedidos, facturas… El papel y el caos nos hacen perder tiempo y eficiencia, nos llevan a proporcionar un peor servicio a nuestros clientes y nos pueden hacer perderlos. Adquirir clientes es un proceso muy costoso, retengámoslos guardando de forma ordenada nuestra información con software de gestión adecuado, como FacturClick para facturación, SalesForce para CRM de clientes, ContaPlus para contabilidad, etc.

Evitar desplazamientos

Las reuniones físicas y las sesiones de formación que implican desplazamientos generan múltiples gastos en viajes, dietas, alojamiento y tiempo perdido (quién no ha tenido que perder tres horas de ida y tres de vuelta para una reunión de dos horas en otra localidad). Utilizar software de videoconferencia nos permite ahorrar en desplazamientos y en tiempo de nuestros empleados y de nuestros clientes. Ganamos eficiencia, podemos celebrar reuniones con más frecuencia, a la par que mejoramos nuestro servicio y ganamos calidad de vida.

Otro ejemplo para evitar desplazamientos puede ser el uso de material multimedia para mostrar a un tercero lo que está ocurriendo en el momento. Si tenemos un taller, puede ser mucho más rápido enviar una fotografía o un vídeo grabado con el teléfono móvil en el momento al perito en vez de esperar a que éste se desplace. Si tenemos una franquicia que debe cumplir ciertas normas de estilo, por ejemplo en escaparates y colocación de la tienda, es mucho más rápido enviar un vídeo con la ubicación de los productos para su aprobación o para estudios de eficiencia. Esta rapidez en el proceso gana fidelidad en los clientes y ahorra en desplazamientos y gestión.

Minimizar consumos

Como bien dicen las madres, hay que apagar las luces al salir de las habitaciones. Pero no sólo consumen las luces de la oficina, sino también los ordenadores: dejarlos encendidos durante toda la noche puede suponer un coste energético adicional de 60 euros por ordenador al año, además de producirse un deterioro mayor de los equipos (hasta un 70% más que si se apagan), que implica renovarlos antes de tiempo o llamar al servicio técnico.

Si tenemos  flotas, vehículos de reparto, vendedores o cualquier proceso logístico que implique desplazamientos geográficos, optimicemos sus rutas y controlemos el gasto en gasolina. Para ello existen soluciones de seguimiento GPS que permiten conocer por dónde van nuestros recursos y planificar sus rutas para minimizar los kilómetros recorridos y el gasto asociado.

Estudiar si merece la pena el cambio es fácil. En un modo de “pago por uso” sin inversiones hay que analizar el coste por mes del software en cuestión y calcular el gasto que tenemos en la partida que pretendemos reducir. Muchas veces comprobaremos que el ahorro al mes si tenemos esa aplicación es mayor que el coste mensual, por lo que con ese ahorro estaremos ya pagando el coste mensual de la aplicación y dejando de gastar otra buena parte. Si ése es el caso, estaremos facilitando el trabajo y ahorrando dinero.

Si no tenemos claro el ahorro que podríamos conseguir, estos modelos de “pago por uso” nos permiten probar durante un mes. Si van bien, los mantenemos; si no nos convencen, nos damos de baja y probamos otra solución. Tan sólo habremos arriesgado unos euros (20 euros al mes, por ejemplo, en el caso de un ahorrador energético de ordenadores que controle que todos se apaguen al llegar una determinada hora) y el beneficio que podemos obtener (sobre todo según vayamos acumulando meses) puede ser muy importante.

La mejor manera de ahorrar pasa muchas veces por encontrar nuevas formas, más eficientes, de afrontar los problemas. Estas formas, además, nos preparan para afrontar el futuro con fuerza y estar mejor posicionados en el mercado.

 

Foto @Cellular Immunity, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0

Comentarios

  1. Muy buen aporte mostrando que las tecnologias de la información y la comunicación como la videoconferencia simplifica la interacción entre usuarios que viven distantes.
    Para las más diversas actividades y sobre todo para las empresas, contar con un sistema de comunicación moderno como una videoconferencia web es reducción de costos y agilidad de contacto entre sus empleados y directores.
    En fin son muy variadas las actividades que se pueden desarrollar mediante videoconferencia, atención online de clientes y hasta un show room puede ser realizado comodamente desde una pc.
    Agreguemos el fidelizar clientes y la construcción de confianza que no es poca cosa.
    Ahora bien, habiendo cada vez más servicios de videoconferencia online, pues es un nicho de alta demanda creciendo sostenidamente, considero que los que se destacarán del resto de su competencia son aquellos que tienen herramientas asociadas, como por ejemplo el video email.
    Esta herramienta creada para esfuerzos de marketing online para puequeñas y medianas empresas que se relacionan con su lista de contactos.
    Cuantas empresas quisieran tener la posibilidad de miles de envíos de video por email al costo de 20 dolares mensuales?
    Excelente herramienta que es la actual y más moderna tendencia en las comunicaciones de video y por correo electrónico.
    Totalmente recomendable.

  2. Algo que pueden hacer las empresas también es cambiar el plan de telefonía móvil post pagado (contrato anual) que le ofrece a sus empleados y re emplazarla por servicio prepagado. De esta forma se podrá ahorrar en los gastos mensuales y a su vez tendrá flexibilidad para ajustar el gasto mensual basado en el presupuesto disponible. También esto hará que los empleados utilicen el móvil con mas cautela pues como tendrán una cantidad de minutos limitados, tendrán que ajustar sus llamadas y textos respectivamente. Uno de los mejores proveedores de servicio preparado es TracFone, pues ofrece tarifas bajas, excelente servicio, una gran variedad de teléfonos y hasta acceso internacional. Esto es algo que puede ayudar a las empresas ya que cuando en empleado viaja al exterior, si se le llama desde los EEUU en un teléfono de TracFone, el gast por la llamada será igual que si estuvieran llamando dentro de la nación. Solo por este detalle vale la pena cambiar el servicio de telefonía móvil a un plan prepagado.

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