¿Agotado de tanta videoconferencia? Otras herramientas colaborativas más productivas

Estamos descubriendo estos días que una jornada de trabajo que encadena varias videorreuniones puede ser agotadora. Y son muchos los que empiezan a estresarse.

Si eres de los que habitualmente tiene la agenda llena de reuniones, me temo que la «nueva normalidad» te hará pasar el día saltando de videoconferencia en videoconferencia. No solo acabarás agotado, sino que probablemente bajará tu productividad.

Videoconferencia, las dos caras de la moneda

Ver la cara del otro aumenta, sin duda, la sensación de cercanía, y si están bien gestionadas, las videoconferencias presentan mejor a las personas que no se conocen previamente y focalizan más a los asistentes en el tema que se va a tratar.

Sin embargo, las videollamadas cansan mucho más que las reuniones presenciales, por varios motivos:

• Incorporan la presión extra de tener que mostrar tu aspecto y tu entorno, algo que muchas veces no es adecuado al tono de la reunión.
• El vídeo, cuando no es de excelente calidad y presenta pixelados o pequeños parones en la señal, es molesto para nuestro cerebro.
• Te hacen sentir completamente “monitorizado”, obligándote a prestar una atención y un contacto visual prolongado sobre quien habla, algo que no hacemos en las reuniones presenciales, donde “descansamos” girando la vista al resto de asistentes o centrándonos en el cuaderno de notas.
• Nos crea una falsa sensación de vis a vis, en la que no somos conscientes de que lo que emitimos no llega en su totalidad y fidelidad al receptor. A pesar de que creemos contar con la comunicación no verbal, gran parte se pierde por la luz o el encuadre.
• Tener que establecer turnos de palabra rompe el ritmo natural de las intervenciones con el que se desarrollan las reuniones presenciales. Lo habitual es que los debates no sean por turnos, y cuando lo hacemos así, perdemos las conversaciones secundarias y las aportaciones espontáneas.
• Para las personas menos participativas, es muy estresante disponer de un turno completo de palabra con toda la atención de la sala para un escueto “estoy de acuerdo”.

Puede que estén bien para establecer grupos de trabajo o dar el pistoletazo de salida a los proyectos conjuntos, pero la mayoría de las videoconferencias que hacemos estos días serán igual o más efectivas si empleamos otros canales de comunicación.

Otras herramientas para trabajar en grupo

Puede que el vídeo parezca lo más inmediato, pero elegir el canal más adecuado depende en gran manera de la naturaleza de la tarea.

Contactos introductorios

La mejor manera de contactar con alguien por primera vez es mediante un mensaje en el que te presentes y ofrezcas elegantemente al otro la opción de aceptar o rechazar el seguir adelante. En mi caso, las opciones de mensajería privada que ofrecen las redes sociales, en especial Linkedin, son la opción favorita, porque además el hecho de que entres desde su perfil social presupone un estudio previo del otro que conlleva un plus.

Y si la persona en cuestión no tiene perfil en tus redes habituales, siempre te queda el correo electrónico.

Conversaciones

Para una charla informal o una conversación que requerirá múltiples interacciones y que queremos completar con algún acuerdo o acción, lo mejor es la voz, que aporta ese toque de calidez y de contacto humano que tanto añoramos en la era digital.

O también la mensajería instantánea, mucho más conveniente cuando no deseamos invadir o cuando no estamos en disposición de hablar en voz alta.

Es bueno recordar que ambas opciones permiten que estas conversaciones, tanto desde fijos como desde móviles, se lleven a cabo en grupo.

WhatsApp o Telegram también permiten establecer de manera muy sencilla conversaciones de voz o de texto grupales.

Exposiciones y aclaraciones

Si piensas que un documento de texto no es suficiente, tranquilo, ya puedes incorporar a tu presentación notas de voz o de video.

Powerpoint permite locutar las presentaciones de una manera muy fácil y rápida, incluyendo en alguna o en todas las diapositivas solo voz o voz y vídeo.

Es posible incluso “grabar” todo el conjunto convirtiendo toda tu exposición en un vídeo, con el mismo efecto que si te hubieras grabado ejecutándola en directo. Tan solo necesitas que tu ordenador tenga micrófono y cámara web.

La capacidad de grabar está disponible tanto para suscriptores de Microsoft 365 como para no suscriptores, aunque estos tienen algunas características adicionales.

Trabajo en grupo

Una vez hechas las presentaciones, aprobada la oferta y lanzado el proyecto, para ponerse manos a la obra, lo mejor son las plataformas de trabajo colaborativo.

Una buena plataforma de trabajo colaborativo debería tener lo siguiente:

• Estar disponible en la nube, para permitir el acceso desde cualquier lugar y dispositivo.
• Funciones de chat o mensajería instantánea, para permitir conversaciones ágiles entre personas y también en el grupo de trabajo.
• Integración con el correo electrónico, directorio y agenda, para incluir invitados o convocar reuniones a golpe de clic.
• Reuniones en vídeo con pizarra, para trabajar sobre un boceto o un documento compartido a la vez que hablamos.
• Almacenamiento de archivos, que permita y audite su uso compartido, para que varios puedan trabajar a la vez sobre el mismo documento sin liarse con las versiones.
• Integración con aplicaciones ofimáticas, para no perder ni un segundo entrando y saliendo de ninguna plataforma.

Que todo sea posible desde un único lugar, que cada interacción dentro de un equipo sea visible para todos sus miembros o que sepamos de un vistazo lo que sucedió mientras no estábamos es fundamental para trabajar en remoto y mantener la productividad.

El procedimiento anterior no tiene nada que ver con cientos de correos electrónicos entrecruzados, donde en algún punto se pierde un fichero al reenviar o donde sales de la conversación porque alguien olvidó responder a todos.

Plataformas colaborativas

Hay numerosas plataformas colaborativas y de muy variada condición y precio. Algunas incluso son gratuitas. Trello o Slack están bien, aunque para mí ninguna es comparable en funcionalidad con Teams, la solución de trabajo colaborativo de Microsoft, que desde hace ya algún tiempo viene incluida en su paquete de Office 365.

Además, está totalmente integrada con las aplicaciones que más suelen utilizarse: Word, Powerpoint, Excel y almacenamiento en la nube, en este caso, OneDrive.

Si las videorreuniones te agotan, te animo a que propongas el uso alternativo de alguna de estas herramientas en tu próxima interacción. Sin duda, tu jornada será más productiva y mucho menos agotadora.