Utiliza micro-tareas para maximizar la productividad de tu pyme

El ritmo de trabajo actual, con constantes interrupciones y en el que lo prioritario, urgente o importante es siempre relativo y cambiante, te impulsa a prestar atención preferente a las tareas breves y sencillas.

Esta tendencia natural, favorecida por las circunstancias, hace que ahora más que nunca te sea muy difícil encontrar el tiempo necesario para esas otras cosas que, siendo tanto o más importantes, te resultan complejas o laboriosas.

La paradoja de la situación es que, en términos generales, la mayor parte del valor que añades a tu trabajo no reside en las cosas sencillas y rápidas sino en las complejas y laboriosas.

Borrar una docena de correos electrónicos “facilones” te aporta una gran satisfacción, porque te produce la sensación de haber hecho muchas cosas y de haber reducido además de forma significativa la carga de trabajo pendiente. Pero esto es falso. No es más que una ilusión provocada por la creencia de que tu productividad depende de la cantidad de cosas que haces.

Debes tener en cuenta que el aspecto cuantitativo es crítico en una cadena de producción, pero a día de hoy, en el trabajo del conocimiento, tu productividad depende, sobre todo, de tus decisiones sobre qué haces y qué dejas sin hacer y también de cómo haces lo que haces.

Esos correos electrónicos que abres, ojeas y vuelves a cerrar, con la confianza ingenua de que la próxima vez que los abras hayan mejorado, probablemente encierran más oportunidades para que aportes verdadero valor a tu trabajo que aquellos otros que simplemente vas a borrar o a archivar.

El problema es que lo que tienes que hacer con ellos no es evidente. Tienes que pensar primero qué es aquello, qué significa, qué resultado tiene que producirse al final, qué secuencia de pasos hay que seguir para ello y, por último, cuál es el primer paso. ¡Uf! ¡Qué pereza!, ¿verdad?

Esta misma situación se repite constantemente con otro tipo de tareas que también te da pereza abordar. Si lo piensas un momento, la causa que origina esa pereza no es tanto la complejidad de lo que tienes que hacer como el hecho de saber que es algo que probablemente te va a llevar tiempo, es decir, que no vas a poder hacer y terminar de una sola vez. En otras palabras, que no es fácilmente “tachable”.

Tu cerebro es adicto a “tachar” y por eso prefiere siempre las tareas que sabe que son fácilmente “tachables” a las que no lo son. Es importante que conozcas este fenómeno, porque se repite una y otra vez sin que seas consciente de ello y condiciona tu comportamiento.

¿Cómo solucionar este problema? Afortunadamente hay varias técnicas para “hackear” tu cerebro y compensar esta y otras tendencias improductivas. Una de ellas, por ejemplo, es convertir las tareas complejas y laboriosas en otras fáciles y rápidas de completar, es decir, hacerlas fácilmente “tachables”.

Por ejemplo, preparar una reunión suele ser algo que requiere más de un paso. Probablemente necesites reservar o acondicionar una sala, pensar y escribir una agenda de temas que se van a tratar, enviar invitaciones, preparar una presentación…

Si en tu lista conviven tareas del tipo “preparar una reunión” con otras como “imprimir oferta”, ¿cuál crees que es más probable que hagas antes? Sin embargo, si en lugar de “preparar una reunión” pones “escribir 5 temas para tratar en la agenda de la reunión”, ¿qué cambiaría?

Tendemos a consolidar múltiples acciones en un único resultado, porque nos produce la sensación de que así tenemos menos cosas que hacer. En realidad, lo que estamos haciendo no es más que “sabotearnos” a nosotros mismos, ya que estamos poniéndonos obstáculos para hacer esas cosas importantes, al convertir muchas cosas “fáciles” en una “difícil”.

Si practicas esta técnica de “trocear” las tareas complejas en todas las micro-tareas que contiene, verás como te resulta muchísimo más fácil completarlas y sacas adelante mucho más trabajo. Al principio te costará un poco, porque estás cambiando un hábito y eso requiere tiempo y constancia.

Pero no lo dudes. Cuando lo consigas, comprobarás que usar micro-tareas te ayuda a maximizar tu productividad y también la de tu pyme.

Foto @woodleywonderworks, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0