Productividad para pymes: las reuniones son proyectos

La productividad de las reuniones tiene un fuerte componente cultural. Durante mis años de experiencia profesional he tenido oportunidad de trabajar día a día con muchas personas de distintos países y he comprobado que la forma de entender las reuniones guarda, como es lógico, una estrecha relación con los valores y costumbres de cada uno de ellos. Esta experiencia también me ha permitido probar diversos enfoques y planteamientos, a la vez que comparar cuáles suelen producir mejores resultados que otros.

Por ejemplo, los norteamericanos son particularmente estrictos con el horario. En ciertos niveles de sus organizaciones, las reuniones pueden tener lugar de forma continuada sin pausas entre ellas, lo que obliga a acabar puntual para no llegar tarde a la siguiente. Por eso no es extraño que una reunión termine en lo más interesante de una discusión simplemente porque se ha acabado el tiempo.

No pretendo hacer aquí un análisis comparativo de los buenos y malos hábitos productivos de las distintas culturas, sino simplemente recopilar cuáles de ellos funcionan y pueden ser buenas prácticas que se pueden imitar.

Porque las reuniones son, al igual que el correo electrónico o el teléfono, una herramienta más de trabajo. Aunque a menudo no lo parezca. Por eso, y partiendo de la base de que la mejor reunión suele ser la que no tiene lugar, vamos a ver algunos principios fundamentales para que las reuniones sean lo que deben ser, es decir, una herramienta de productividad al servicio de la empresa, y no uno de los más temidos ladrones de tiempo:

1. Considera cada reunión un proyecto. Esto te obligará a definir qué resultado quieres conseguir y de qué presupuesto quieres y puedes disponer para ella. Además, estas limitaciones te permitirán detectar con mayor facilidad situaciones en las que, a lo mejor, reunirse no es la mejor opción posible. Por ejemplo, si el resultado que persigues es informar a tu equipo sobre algo, probablemente sea mejor idea, y más barata, usar otro canal.
2. Define cuál es el propósito. Una vez que tienes claro qué resultado quieres conseguir, lo siguiente es identificar el propósito, es decir, para qué quieres conseguirlo o, en otras palabras, para qué es la reunión. Ese “para qué” debería estar directamente relacionado con tus clientes, con tus productos o servicios, con la estrategia de tu empresa… Un buen número de reuniones son para tratar temas internos, muchos de los cuales no justifican realmente tal inversión de recursos. ¿Has oído hablar del trabajo colaborativo?
3. Asegúrate de que vas a rentabilizar la inversión. Una reunión es un proyecto con un coste, más elevado cuantas más personas participan en ella y cuanto mayor es la duración de la misma. Por ello, antes de convocar una reunión deberías hacer números para saber cuánto te va a costar ese proyecto, ya que solo así podrás evaluar si la inversión va a ser rentable o no. En este sentido te sería muy útil disponer de los costes por hora trabajada de las personas de tu empresa, incluyendo los tuyos. Una vez dispongas de esa información, pregúntate si el propósito del proyecto justifica la inversión.
4. Minimiza el gasto. El siguiente paso es decidir quién tiene que participar en la reunión. Antes de invitar a nadie, ten en cuenta que la asistencia de esa persona no es gratis y sopesa el coste que supone su participación en comparación con el valor que puede aportar al proyecto. ¿Es clave que esa persona participe en el proyecto? ¿Es necesario que asista a la totalidad de la reunión o podría participar en un momento puntual?
5. Optimiza los recursos. Cuando tengas claro quién debe participar en el proyecto, es el momento de optimizar la inversión que haces invitando a cada una de esas personas. Para ello debes tener en cuenta qué esperas de cada una de ellas en concreto y, una vez lo sepas con exactitud, hacérselo saber para que puedan prepararse debidamente con la suficiente antelación y así contribuir a la altura de las expectativas. Esto incluye distribuir una agenda detallada a todos los participantes con antelación suficiente a la celebración de la reunión.
6. Gestiona la atención. Ya hemos quedado en que reunirse es caro. Aun así, en ocasiones es la mejor forma de que las cosas avancen en la dirección adecuada. Lo que no tiene sentido es que las personas que asisten a la reunión estén únicamente “de cuerpo presente”. Es demasiado caro. Pide a los asistentes a la reunión que acudan sin ningún tipo de dispositivo electrónico: smartphones, tabletas, portátiles… A las reuniones se va a escuchar y a participar con atención plena o mejor no se va.
7. Ve al grano. Las reuniones son proyectos cuyo fin es alcanzar una serie de resultados de carácter profesional. En consecuencia, deben empezar y acabar a la hora prevista, sin excepciones y sin esperar a los rezagados. Facilitar una reunión no es sencillo. Debes asegurar que la gente se ciña al contenido de la reunión y al tiempo que se le ha asignado. Cualquier tema que surja que no forme parte del contenido del proyecto debe “aparcarse” para ser retomado en otro momento o utilizando otra vía.
8. Una reunión debe acabar con una lista de acciones. Aunque tu experiencia te diga lo contrario, las reuniones son un medio, no un fin. El objetivo de convocar una reunión no es “pasar el rato”, sino acabar la reunión habiendo tomado una serie de decisiones y acordado diversas acciones, cada una de las cuales debe tener un único propietario. En este sentido, las tradicionales actas de reunión no son más que una pérdida de tiempo y deben sustituirse por una lista de acciones, cada una de las cuales debe especificar quién es la persona responsable de que se haga, cuál es el resultado esperado y cuál la fecha límite para obtenerlo.
9. Una reunión debe empezar con una lista de acciones. Excepto reuniones puntuales sobre temas puntuales, la mayoría de reuniones son de carácter más o menos recurrente. En estos casos es imprescindible comenzar la reunión comprobando en qué medida se han cumplido los resultados acordados en la reunión anterior y, en su caso, entender los motivos por los que no ha sido así y adoptar medidas para resolverlo. Si entre reunión y reunión las cosas no avanzan, deberíamos cuestionarnos si esas reuniones sirven realmente para algo.
10. También en reuniones, menos es más. Por último, es preferible tener micro-reuniones más a menudo que largas reuniones de cuando en cuando. La atención necesaria para asegurar una participación productiva decae exponencialmente con el tiempo. Una reunión bien preparada debería durar entre 30 y 60 minutos. A partir de ahí, el rendimiento de los asistentes va a menos, por lo que es preferible fragmentarla en varias.

Reunirse es una buena práctica, la mejor en determinadas ocasiones, pero por lo general está muy mal implementada. Esto hace que, excepto quien la convoca, la mayoría de las personas deteste ir a reuniones. Por si fuera poco, son extraordinariamente caras, aunque no exista conciencia de ello. Si reduces el número de reuniones al estrictamente necesario y aplicas los consejos anteriores, notarás cómo la productividad de tu empresa aumenta de forma significativa.

Foto @Office Now, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0