Primer día en la empresa: el plan de acogida

El aterrizaje frustrado de un nuevo empleado sale caro, y el primer día en la empresa es clave para asegurar un exitoso desembarco. Conseguir una buena impresión del nuevo profesional es el objetivo de la empresa, sin duda una vía para motivarle, fidelizarle y acelerar su productividad. Desgranamos las claves para asegurar una buena acogida del empleado desde su primera jornada de trabajo.

Todos tuvimos un primer día en la empresa, en realidad, cada vez es más común acumular muchos primeros días. Son jornadas normalmente tensas, llenas de expectativas que pueden convertirse en frustraciones y prejuicios sobre el funcionamiento de la empresa que luego son difíciles de modificar.

“No sabía ni dónde sentarme”, “nadie me ha explicado mi trabajo, porque estaba el jefe de viaje”, “no he podido hacer nada, porque no tenía acceso al sistema”… Frases resumen de una primera jornada de trabajo que todos hemos oído, pero las empresas son cada día más conscientes de la importancia de cuidar esa primera impresión. Es lo que se llama onboarding, unas técnicas que en el trascurso de esta década han ido ganando implantación en la gran empresa, ya que disminuyen la rotación del personal, mejoran la productividad y reducen el coste de sustitución de un empleado, que se calcula triplica el sueldo del trabajador sustituido.

Pero -como decimos- todo comienza por organizar adecuadamente el primer día en la empresa. Resumimos a continuación los principales puntos a los que se debe prestar atención, siguiendo el Kit de incorporación de personal publicado por LinkedIn.

Una labor de equipo

Recursos Humanos es el departamento responsable de diseñar, organizar, supervisar y valorar el proceso de acogida del empleado, pero no puede ni debe hacerlo solo. La función del jefe directo es vital, va a ser su responsable más cercano, por lo que debe tutorizarle durante todo el proceso, de hecho será la persona que le recibirá ese primer día, en compañía del representante de personal.

Pero además hace falta la concurrencia de otros departamentos de la empresa. Administración será el área encargada de la domiciliación de la nómina; Servicios Generales se ocupará de que su puesto de trabajo esté en las condiciones idóneas; y Sistemas, de la operativa de los equipos, claves de acceso a los soportes internos y el buen funcionamiento de las comunicaciones.

Antes del primer día

Ha sido necesario un cambio de mentalidad en la empresa para entender que la incorporación es un proceso de bienvenida y adaptación, no un examen. Hace pocos años incluso se valoraba la destreza del profesional para resolver las carencias que la empresa ofrecía en estas primeras semanas, pero hoy la acogida se asimila a un proceso similar al de abrir las puertas de casa a un amigo.

Y del mismo modo que al amigo le ofrecemos toda la información que facilite la preparación de la visita y el desplazamiento a la vivienda, debemos proceder igual con el nuevo empleado. En los días previos a su incorporación se debe enviar un correo explicando de forma somera:

• El programa del primer día.
• La documentación que debe llevar, por ejemplo el DNI y el número de cuenta bancaria.
• El protocolo de vestimenta. Es un tema importante si queremos que se sienta a gusto: desde el minuto uno debe saber con antelación si en la empresa se viste de modo formal, casual o incluso deportivo.
• Se le invita a formar parte de las redes sociales de la empresa.
• Se indican los accesos más cómodos hasta el centro de trabajo por transporte urbano o en vehículo privado.
• Se facilita el nombre y teléfono de la persona de contacto para solucionar cualquier imprevisto.

Plan de acción del primer día

El objetivo es facilitar la integración del empleado en el equipo y el modelo de trabajo de la empresa, lo que no se suele conseguir sentándole a trabajar desde el primer momento sin unas orientaciones mínimas. Las empresas deben definir el modelo de acogida apropiado a su sector y filosofía. Los procesos deben ser flexibles y adaptados a la peculiaridad de la persona y el puesto: no se va a acoger igual al nuevo jefe de ventas que a un miembro del equipo de sistemas.

Desde LinkedIn se ofrece una plantilla tipo con las diferentes actividades que se pueden programar en esa jornada de trabajo inicial. El modelo puede resultar un tanto estresante y reiterativo, por lo que debe ser tomado solo como una propuesta adaptable:

• 8:00h. Organización de la sesión: saludo del jefe inmediato y firma de contrato que se debe entregar, tanto en formato papel como digital.
• 9:00h. Presentación: primer contacto con su lugar físico de trabajo y bienvenida del equipo directo, se puede organizar alguna técnica de networking para romper el hielo.
• 10:00h. Presentación de la empresa: puede incluir el visionado de un vídeo corporativo, pero lo importante es transmitir cuáles son los objetivos de la empresa.
• 11:00h. Filosofía de empresa: organización de una actividad que le permita entrar en contacto con la cultura y valores de la empresa.
• 11:30h. Recorrido por la oficina.
• 13:00h. Comida. Es importante, ya que tradicionalmente, llegado este momento, se dejaba al nuevo en soledad o al albur de las habilidades sociales de sus compañeros. En la actualidad, desde Recursos Humanos se organiza un almuerzo junto a los miembros más cercanos del equipo y su jefe directo.
• 14:00h. Primer contacto con la directiva. Es un momento importante, tanto para que el nuevo empleado se sienta valorado como para resolver sus dudas y marcar objetivos personales.
• 15:00h. Ventajas y prestaciones. Momento en que vuelve a intervenir el equipo de Recursos Humanos, para explicar las políticas sociales de la compañía y valorar las primeras horas en la empresa.
• 16:00h. Equipo y recursos. El nuevo empleado se familiariza con su entorno personal de trabajo con la asistencia de personal especializado de la empresa en sus herramientas.
• 17:00h. Finalización de la primera jornada.

Es habitual que el día finalice con la entrega del manual de acogida de la empresa, donde contará con toda la información de interés para acompañarle en las siguientes semanas de adaptación. En muchas empresas este manual sigue siendo una publicación en papel, pero la tendencia es adaptarlo a un soporte digital para asegurar su constante adaptación a la evolución de la empresa. Linkedin ofrece una plantilla interactiva de bienvenida que te puede resultar interesante conocer para entender el modelo.

Una práctica complementaria común es que, bien por las redes sociales de la empresa o con una comunicación interna, se envíe a primera hora de la mañana un comunicado de bienvenida. Suele elegirse un tono relajado para su redacción y pedir la colaboración de todo el equipo para integrar al nuevo compañero.

Qué puede hacer el jefe para facilitar la acogida

Ya hemos dicho que el jefe directo es clave en la integración del nuevo empleado, pero a continuación recogemos algunos de los puntos que no debe olvidar en estos primeros momentos:

• Explicar las funciones y responsabilidades del puesto.
• Definir el estilo de trabajo y las expectativas de los cargos superiores.
• Indicar los objetivos de rendimiento.
• Identificar los programas de software de trabajo más habituales y las webs de consulta.
• Explicar el funcionamiento interno de la compañía: petición de salas de reunión, cómo funcionan las vídeoconferencias, protocolo en los viajes, etc.
• Organizar reuniones con el equipo de trabajo, para facilitar el contacto con sus compañeros de forma natural.