Nueve errores que convierten las reuniones en improductivas

«Y para esto, toda la tarde encerrados en el despacho del jefe». Haz un rápido cálculo mental: ¿cuántas horas puedes emplear en improductivas reuniones de trabajo? Seguro que más de las deseables. Sin duda, se trata de una de las herramientas más efectivas, pero sólo si aprendemos a respetar las reglas. Quien convoca es el responsable de organizarlas y dinamizarlas, y para hacerlo es suficiente con respetar un sencillo protocolo.

La sociología laboral defiende que los correos electrónicos, llamadas, reuniones y los propios jefes son los cuatro principales agentes de distracción del puesto de trabajo. Si no quieres que te preceda el sambenito de ‘jefe pesado’, aprende a racionalizar los encuentros con tu equipo, es suficiente con reflexionar, dedicar unos minutos a su preparación y utilizar el sentido común.

Error 1: Reuniones no justificadas

Lo más común es que una reunión se convoque para tomar una decisión importante, resolver un problema o trasladar una información relevante a la organización. Es importante que antes de descolgar el teléfono o mandar un correo tengamos claro si el encuentro está justificado: ¿realmente es imprescindible reunir al equipo?

Hay muchos problemas que se pueden resolver con una pequeña ronda de llamadas, un correo electrónico o herramientas como Doodle, que permiten recabar la opinión de diferentes personas sobre una cuestión concreta de forma rápida y efectiva. Si una vez estudiadas otras posibilidades llegamos a la conclusión de que la reunión es la mejor vía para afrontar la situación, adelante, llega el momento de convocarla… pero con la debida preparación.

Error 2: Actuar de manera improvisada

Salvo excepciones justificadas, la reunión se debe convocar con antelación suficiente para no interrumpir las agendas de los participantes, y no menos importante, para que puedan preparar su intervención.

Error 3: No facilitar información previa

Directamente relacionado con el punto anterior, además de la fecha y hora, en la convocatoria se debe incluir una explicación del motivo de la reunión, especificando el objetivo de la misma. También conviene indicar quiénes van a estar presentes y lo que se espera de cada uno de ellos. En ocasiones se pretende abordar diferentes temas en un mismo encuentro, en estos casos hay que especificar el orden del día priorizando los asuntos.

También se debe fijar la hora estimada de finalización, es la mejor manera de no alargarla de modo peligroso: uno de los mayores problemas de las reuniones en la empresa española es su duración, muchas de ellas por encima de las dos horas, lo que va en contra de todas las recomendaciones para las reuniones ejecutivas. Si se considera imprescindible prolongarla, conviene programar un receso.

Algo que no se suele hacer es facilitar documentación previa. En muchas ocasiones quien convoca tiene información escrita sobre el asunto que se va a tratar, pero se espera a la reunión para ponerla sobre la mesa. Otra equivocación. Cuanta más información tengan los participantes con antelación, más opciones tendrán de reflexionar y más meditadas serán sus aportaciones, lo que es sinónimo de eficacia: en un país que adora la conversación no hay mayor peligro que allanar el terreno a improvisadas exposiciones orales.

Error 4: Falta de puntualidad

Nada más desmotivador que esos minutos de espera para que todo el mundo tome asiento. Si se ha fijado una hora de inicio, hay que respetarla, esto también incluye al jefe. Para incentivar este compromiso con el reloj, se pueden instaurar prácticas como que el último en llegar pague o sirva el café o se encargue de redactar el acta de la reunión.

Error 5: No marcar las reglas del juego

Quien convoca o ejerce la moderación debe informar a todos los asistentes sobre las normas que van a gobernar el encuentro. Entre ellas es importante señalar que se espera una participación equitativa de todo el equipo; no oír divagaciones sobre asuntos colaterales; prohibir las conversaciones paralelas; o evitar los comentarios fuera de lugar, sexistas u ofensivos. Fijar las reglas del juego no significa enrarecer el clima de la reunión; la ironía y los comentarios jocosos procedentes ayudarán a crear un buen clima y a avanzar.

Error 6: No nombrar a un moderador

Ya sea el convocante y otra persona por él nombrada, toda reunión debe contar con un moderador que se encargue de que el encuentro avance hacia los objetivos previstos. Entre sus misiones destacan:

• Tratar de que la reunión no se polarice en bandos enfrentados, lo que puede bloquear el pensamiento global.
• Combatir a los monologuistas. Que levante la mano quien no tiene un compañero que bloquea las reuniones con sus interminables peroratas. No es fácil combatir a estos personajes encantados de escucharse a sí mismos, pero se puede contrarrestar su verborrea exigiéndoles que resuman su idea central o que concreten en tres sus sugerencias. Si no funciona, siempre quedan otros recursos como el lenguaje no verbal (una severa mirada a tiempo puede ahorrar muchos minutos a todos) o invitando a los demás a participar: “¿Qué opináis sobre este tema?”.

Error 7: No fijar las conclusiones

El pensamiento colectivo convierte las reuniones en una efectiva fuente de creatividad, pero de poco sirve si nadie se encarga de concretar. El moderador debe ser capaz de identificar las aportaciones más valiosas de la conversación y el secretario (elegido con antelación a tal efecto) será el encargado de tomar nota, para que no se diluyan en el grueso de la conversación. Si estas ideas fuerza son decisiones que se deben ejecutar, también habrá que tomar nota de la persona o personas encargadas de ejecutarlas y quién las va a controlar.

Error 8: No levantar un acta

Quizá sería mejor hablar de resumen, pero de poco habrá servido la reunión si al día siguiente los participantes no reciben un memorándum con las conclusiones de la reunión, acciones que se han de ejecutar, equipos implicados y tiempos de ejecución.

Error 9: No recabar feedback

Una práctica no necesaria en cada reunión, pero que periódicamente es recomendable, es recabar la opinión de los asistentes. Se trata de hacer entrega a la finalización de la reunión de un breve cuestionario con preguntas cerradas: ¿has comprendido el propósito de la convocatoria?, ¿tenías información para opinar?, define brevemente tu aportación o sugerencias para mejorar la próxima reunión, pueden ser algunas de ellas.

Foto: thetaxhaven