Los ladrones del tiempo matan nuestra productividad

Creo no equivocarme al asegurar que al genio de la lámpara maravillosa muchos le pediríamos simplemente tiempo. El común de los mortales ha asimilado como cierto que el tiempo no se compra, y así lo hemos convertido en uno de los sustantivos incontables más deseados.

Pero hay muchos tipos de tiempo. Hay tiempo compartido, por lo general uno de los más gratificantes, junto al tiempo de descanso, al de fiesta y algún otro que no citaré por pudor. También se disfruta especialmente del tiempo de ocio, del de lectura o del que permanecemos en la sala de cine. Menos quorum habría si hablamos del tiempo de trabajo o del compartido con la familia -depende del día, pero sólo se valoran en su justa medida cuando los perdemos-, y tan despreciables como inevitables serían esos tiempos de despedida, enfermedad o preocupación. Sin embargo, el que más me preocupa en este momento es el tiempo muerto.

Matar un bien tan apreciado como escaso es un error imperdonable, y que conste que no hablo del tiempo de descanso ni del tiempo de inspiración, con el que algunos se empeñan en equipararlo. El tiempo muerto es ese que ni aprovecha ni gratifica. Un auténtico desperdicio, aún más cuando no conseguimos que nos abandone esa sensación de que por muchas horas que tenga el día nunca serán las suficientes.

Hay una máxima que dice ocho horas para trabajar, ocho para vivir y ocho más para descansar. Sin embargo, son pocos los que siquiera se acercan a ese equilibrio, en buena medida por el trabajo, el que más dentelladas de tiempo arranca a los demás para nunca tener las necesarias. Pero ahora quizá debamos pensar en que más provechoso que más provechoso que prolongar la jornada laboral puede ser trabajar mejor. Llega el momento de valorar cuánto tiempo muerto nos permitimos en el puesto de trabajo.

¿Cuántos ladrones del tiempo te visitan?

No te pongas a la defensiva, todos nos consideramos profesionales eficientes. Pero ahí están esos duendes que no sé quién acertó en llamar «ladrones del tiempo», que convierten horas en nuestro puesto de trabajo en improductivas. Algunos nos ofrecen entretenimiento, otros son evidentes muestras de falta de organización, pero todos nos arrebatan porciones de vida. Sin duda, la mejor defensa es identificarlos, ahora piensa cuántas de estas prácticas están en tu quehacer diario:

1. Las reuniones. Quizá un mal endémico de la organización empresarial española: con el jefe, con un compañero, con el equipo o con el cliente, antes de concertar la próxima valora seriamente si no se puede sustituir por un correo electrónico, una conversación por teléfono o Skype. Y las que sean imprescindibles, hay que gestionarlas, en este post hablamos con más detalle sobre cómo hacerlo de forma eficiente e impedir que se prolonguen durante más tiempo del necesario.

2. La gestión del no. ¿Has pensado alguna vez el tiempo que ahorrarías si simplemente denegaras con educación muchas de las peticiones que te llegan y no aportan nada? En este caso no tiene fácil solución, ya que en ocasiones debemos aceptar asistir a actos o eventos por pura cortesía, pero debemos aprender a medir cuáles merecen la pena. Por otro lado, en el trabajo hay verdaderos especialistas en despejar sus tareas, repartiendo marrones a diestro y siniestro; si se considera que no es competencia propia, hay que aprender a decir no. En tercer lugar están los favores, otro asunto muy delicado, salvando las naturales excepciones, pobre de ti como corra la voz de que siempre estás dispuesto.

3. Falta de organización. No se trata tanto de estar obsesionado con la gestión de tareas como de actuar con coherencia. Una buena práctica es funcionar con listados de tareas diarias, semanales y mensuales. Ayudan a tener una visión periférica de las tareas que se deben abordar y a distribuir los tiempos de ejecución. Los más digitales siempre pueden buscar el apoyo de un gestor de tareas.

4. Indecisión. Un verdadero problema para algunos profesionales. Hay decisiones que sí merecen un desvelo nocturno, pero son las menos. En la mayoría de los casos conviene actuar de un modo racional: analizar las posibilidades, medir ventajas y desventajas y actuar. Arrastrar una tarea de un día a otro porque no se ha tomado la decisión es una de las prácticas más dañinas y que más tiempo nos consume.

5. Incapacidad para delegar. Otro de los pecados capitales de muchos mandos es pensar que, como ellos, nadie resuelve. La asunción de responsabilidades conlleva la delegación de tareas, y un jefe que sabe delegar multiplica el éxito de su equipo.

6. El correo electrónico. En todos los listados que he revisado ocupa un lugar destacado. Para evitar estar consultando permanentemente la bandeja de entrada, conviene establecer los tiempos en que se atiende, dos por la mañana y dos por la tarde pueden ser suficientes en la mayoría de los casos. Los más impacientes pueden consultarla cuando se cambia de actividad, lo importante es que no disturbe las tareas que requieren concentración, ya que se estima que una vez perdida, se precisan unos quince minutos para recuperarla.

7. El teléfono. Aunque los millennials lo practican poco, algunas personas cogen el teléfono antes de pensar si es necesario. Sin duda es una de las herramientas primordiales en muchos trabajos, pero conviene no abusar y circunscribir la conversación al objeto que la motivó; está bien hacer relaciones sociales, pero puede ser una falta de respeto robar más tiempo del que aconsejan la buena educación.

8. La navegación, la búsqueda de información y la propia lectura en la Red tienen algo de adictivo, hecho del que debemos ser conscientes para hacer un uso racional.

9. Las redes sociales. Y lo dice un usuario activo… Si por tus obligaciones no puedes olvidar tus cuentas de Twitter, Facebook, Linkedin o Instagram durante la jornada laboral, asigna a su gestión un tiempo razonable. Una consulta a primera hora y otra al finalizar el día pueden ser suficientes, y si no puedes contenerte, aprovecha en los descansos para curiosear.

10. Mezclar los asuntos personales con los laborales. En algún momento todos aprovechamos la jornada laboral para atender algún asunto de tipo personal; el problema se da cuando algo que debe ser una excepción lo convertimos en rutina, peligro que se incrementa entre los trabajadores por cuenta propia con obligaciones familiares. Hay que aprender a distinguir entre ambas esferas con claridad, eso o el caos.

Hay muchos más ladrones del tiempo, puedes animarte a contarnos cuáles te persiguen. O quizá consideres esa tarea como un tiempo muerto. No te lo reprocho, el objetivo último de este post es contribuir a que todos identifiquemos a esos ladrones del tiempo que prolongan nuestra jornada laboral sin aportar: es más provechoso disfrutar de esos otros tiempos que nos llenan de vida.

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