Herramientas y hábitos productivos para pymes: el teléfono

Como veíamos hace unos días, “aprender” a usar una herramienta de productividad no es únicamente saber qué funcionalidades ofrece y cómo utilizarlas, sino también cuándo y para qué hacerlo.

Si tomamos un ejemplo de “productividad ciclista”, todo el mundo que ha montado alguna vez en bici de montaña o de carretera sabe qué son y cómo funcionan los cambios o marchas. Sin embargo, no son tantas las personas que saben elegir la combinación de plato y piñón más adecuada para cada circunstancia ni realizar los cambios en el momento preciso.

Este “aprendizaje aplicado” es algo que claramente no tiene lugar con las herramientas de productividad. Ignoro por qué es así pero, sean cuales sean los motivos, el coste es muy elevado, tanto para la persona que usa (mal) la herramienta como para quienes interaccionan con ella a través de la misma.

El teléfono, tanto en su tradicional versión fija como en la cada vez más frecuente versión móvil, es una de esas herramientas que usamos bastante bien desde el punto de vista técnico, pero no tanto desde el punto de vista de un “uso productivo”.

Antes de seguir adelante, me parece importante entender que hay distintos tipos de comunicación y que una de las posibles formas de clasificarla es según la forma en que se transmite la información.

Desde esta perspectiva, podemos hablar principalmente de dos tipos, “push” y “pull” (“empujar” y “tirar”), que podríamos traducir como “información que se te hace llegar” e “información a la que puedes llegar”.

Tanto en términos generales como en el caso concreto de una pyme, parece bastante evidente que no tiene sentido que toda la comunicación en una organización se gestione exclusivamente de acuerdo con uno de los dos tipos.

Lo normal es que en una empresa haya información que hay que comunicar de modo “push” para asegurarnos de que llega rápido al destinatario (por ejemplo, una incidencia grave con un cliente clave) y otra que se debería comunicar de modo “pull”, dando opción a la persona destinataria a acceder a la información cuando mejor le venga o lo considere oportuno (por ejemplo, los resultados anuales de la empresa).

Sin embargo, la práctica común en la mayoría de las organizaciones, y en concreto en las pymes, es gestionar casi toda la comunicación en modo “push”, tanto si tiene sentido hacerlo así como si no. Y, por si fuera poco, con frecuencia se comunica de forma redundante, es decir, se envía un correo electrónico y luego se llama diciendo: “Te acabo de enviar un e-mail. ¿Lo has visto?”

Este tipo de prácticas absurdas, asociadas a una mala elección y uso de la herramienta con la única intención de priorizar artificial e interesadamente determinados temas, es además un hábito peligrosamente improductivo.

No olvidemos que cuando todo es urgente, nada es urgente

¿Qué podrías hacer en tu pyme para lograr un uso productivo del teléfono? Sin duda, pensar durante unos segundos, antes de llamar, si esa llamada es realmente la forma óptima de comunicar, puede ayudarte a mejorar en esta área.

Para ello, antes de decidir si debes hacerla ahora o no, piensa en el motivo de la llamada y contesta estas cuatro preguntas:

• ¿Es importante?
• ¿Es urgente?
• ¿Es sencillo o complicado de explicar?
• ¿Es un mensaje breve o extenso?

Una vez tengas claras las respuestas, veamos cómo deberías proceder:

1. Si no es importante, ¿para qué vas a hacer esa llamada? Recuerda que la productividad depende, sobre todo, de elegir bien qué dejas sin hacer.
2. Si es importante pero no es urgente, tampoco deberías hacer esa llamada. Las interrupciones constantes evitan poder concentrarse en la tarea y son uno de los principales motivos de la baja productividad en muchas empresas. Puedes enviar un SMS diciendo a esa persona que tienes que hablar con ella cuando tenga un momento.
3. Si es importante y, aunque no es urgente, se trata de un tema complicado de explicar o extenso, y no puedes reunirte con la otra persona, entonces envíale un correo electrónico convocándola a una conferencia en una fecha y a una hora que os venga bien a los dos.
4. Si es importante pero no es urgente, ni complicado ni extenso, envía un correo electrónico con la información, en lugar de llamar. Aunque mucha gente use estas herramientas de forma equivocada, el teléfono está pensado para comunicación “push” y el correo electrónico para comunicación “pull”.
5. Si el motivo de la llamada es importante y “objetivamente” urgente, entonces haz la llamada.

Por cierto, que tú quieras quitarte algo de encima y “pasárselo” a otro lo antes posible, no lo convierte en urgente.